Guide til e-postautomatiseringer

Konfigurer automatiske e-poster for hver fase av oppholdet: før ankomst, innsjekk, turistavgift, takk og mye mer

Innhold

1. Hva er en e-postautomatisering 2. De 6 malene 3. Utløsere — når e-posten sendes 4. Flerspråklige tekster 5. Sammenslåingsfelt 6. Aktivering 7. Tillatelser, eiendommer og grenser

1. Hva er en e-postautomatiseringKonfigurerbare automatiske e-poster for hvert overnattingssted

E-postautomatiseringer lar deg sende automatiske e-poster til gjester (og deg selv) i de forskjellige fasene av oppholdet uten manuell handling. Hver automatisering utløses av en utløser (en hendelse eller et tidspunkt) og sender teksten du har skrevet på gjestens språk.

Hva brukes de til

  • Gjest: mottar nyttig informasjon på rett tidspunkt (ankomstinstruksjoner, tilgangskode, avgiftspåminnelse, takk).
  • Vert: mottar automatiske varsler når gjesten fullfører online innsjekk eller når det kreves tiltak.

Omfang per rom

Hver automatisering kan tildeles spesifikke romtyper på overnattingsstedet: du kan bruke forskjellige tekster for de forskjellige enhetene eller deaktivere en automatisering for et rom under vedlikehold.

Automatiseringer forstyrrer aldri bookingflyten: hvis sending mislykkes på grunn av manglende e-postadresse eller midlertidig feil, forblir bookingen uendret og feilen registreres i sendingsloggen.

2. De 6 maleneKlare modeller for umiddelbar aktivering

Vezpa oppretter automatisk 6 forhåndsinnstilte automatiseringer for overnattingsstedet ditt. De opprettes med tomme tekster og deaktivert bryter: skriv bare teksten på språkene du bruker og aktiver. Knappen "Bruk eksempeltekst" forhåndsutfyller en starttekst på hvert språk som du fritt kan redigere.

Før ankomst
2 dager før innsjekk
Påminnelse med tidspunkter, veibeskrivelse og praktisk ankomstinformasjon.
Husregler / Tilgangskoder
Etter fullføring av online innsjekk
Sender dørkoде, Wi-Fi, husregler og endelige tilgangsinstruksjoner.
Vertsvarsling — gjestdata klar
Etter fullføring av online innsjekk
Varsler sjefen om at gjesten har fullført registreringen og dataene er tilgjengelige.
Turistavgiftpåminnelse
1 dag før utsjekk
Minner gjesten på saldoen for turistavgiften med beløp og betalingslenke.
Takk / Anmodning om anmeldelse
1 dag etter utsjekk
Tar farvel med gjesten og inviterer dem til å legge igjen en anmeldelse på Booking, Airbnb eller Google.
Påminnelse om ufullstendig betaling
Ved mislykket eller ufullstendig betaling
Informerer gjesten om at betalingen mislyktes og gir en lenke for å prøve igjen.
Malene dekker de vanligste brukstilfellene. Du kan også opprette tilpassede automatiseringer via "+"-knappen i automatiseringslisten og fritt velge utløsere og tekster.

3. Utløsere — når e-posten sendesTidsbaserte eller hendelsesbaserte

Hver automatisering har en utløser som bestemmer når e-posten sendes. Det er to familier av utløsere:

Tidsbaserte utløsere

E-posten sendes basert på en referansedato med et konfigurerbart forskyvning i dager, timer eller minutter, før eller etter:

  • Relativt til innsjekk — f.eks. «2 dager før innsjekk» (for forankomst)
  • Relativt til utsjekk — f.eks. «1 dag før utsjekk» (for avgiftspåminnelse) eller «1 dag etter utsjekk» (for takk)
  • Relativt til bookingen — f.eks. «1 time etter booking» (for personlig bekreftelse)

Tidsbaserte utløsere evalueres hvert 30. minutt av planleggeren. Tidspunktet beregnes i overnattingsstedets tidssone.

Når intervallet er i dager, velger du også sendetidspunktet i eiendommens lokale tid: for eksempel på avreisedagen kl. 10:00. Ved timer eller minutter vises ikke tidspunktet, fordi tellingen starter ved midnatt på referansedagen.

Hendelsesbaserte utløsere

E-posten sendes i det øyeblikket en bestemt hendelse inntreffer i systemet:

  • Online innsjekk fullført — gjesten har fullført selvbetjeningsregistreringen
  • Betaling vellykket — Stripe-betalingen var vellykket
  • Betaling mislyktes — betalingsforsøket var ikke vellykket
  • Avbestilling — bookingen er avbestilt
Idempotens garantert: hver e-post sendes høyst én gang per booking og forekomst, selv ved flere tette sweeps eller dupliserte hendelser.
Ingen tilbakefylling: automatiseringer sendes ikke for bookinger opprettet før automatiseringen ble aktivert. Bare nye bookinger (etter aktivering) tas i betraktning.

4. Flerspråklige teksterÉn tekst per Booking Engine-språk

For hver automatisering kan du skrive en separat tekst på hvert av de aktive språkene i din Booking Engine. Når e-posten sendes, registrerer systemet automatisk gjestens språk og sender den tilsvarende teksten.

Slik fungerer språkvalg

  • Prioritet 1: portalspråk brukt av gjesten til å booke (f.eks. hvis gjesten brukte Booking Engine på engelsk, mottas e-posten på engelsk)
  • Prioritet 2: standardspråk for underenheten (konfigurert i avsnittet Konfigurasjon)
  • Reserve: italiensk

Eksempeltekst

Knappen "Bruk eksempeltekst", tilgjengelig for hvert språk i byggeren, fyller ut en starttekst med flettefeltene allerede satt inn. Du kan redigere den fritt og beholde plassholderne du trenger.

Det er ikke obligatorisk å fylle inn alle språk. Hvis teksten for et språk mangler, sendes ikke e-posten til gjester med det språket (ingen tom sending og ingen italiensk som standard).

5. SammenslåingsfeltDynamiske plassholdere i teksten

Du kan sette inn plassholdere i teksten som automatisk erstattes med de faktiske bookingdataene på sendetidspunktet. Plassholdere bruker syntaks med enkel klammeparentes: Du trenger ikke å huske dem: i byggeren lister knappen «Sett inn felt» dem sammen med navnet på dataene de setter inn.

{ospite_nome} {ospiti_num} {check_in} {check_out} {notti} {camera_nome} {struttura_nome} {indirizzo} {link_self_checkin} {link_pagamento_tassa} {importo_tassa} {importo_tassa_totale} {saldo_residuo} {link_prenotazione} {whatsapp_struttura}

Beskrivelse av plassholderne

  • {ospite_nome} — navnet på hovedgjesten
  • {ospiti_num} — totalt antall gjester
  • {check_in} / {check_out} — datoer formatert på e-postens språk
  • {notti} — antall netter i oppholdet
  • {camera_nome} — navnet på rom-/enhetstypen
  • {struttura_nome} — navnet på eiendommen din
  • {indirizzo} — eiendommens adresse
  • {link_self_checkin} — direkte lenke til gjestens innsjekking på nett
  • {link_pagamento_tassa} — lenke til betaling av turistskatten
  • {importo_tassa} — beløpet av turistskatten som fortsatt gjenstår å betale (restbeløpet), i eiendommens valuta
  • {importo_tassa_totale} — det samlede turistskattebeløpet for hele oppholdet
  • {saldo_residuo} — bestillingens gjenstående saldo
  • {link_prenotazione} — lenke til visningssiden for bestillingen
  • {whatsapp_struttura} — eiendommens WhatsApp-nummer (hvis konfigurert)
Ukjente plassholdere (ikke på denne listen) etterlates i teksten nøyaktig som skrevet, uten feil. Dette lar deg skrive tekster som «Wi-Fi: {wifi_nokkel}» uten problemer — men den plassholderen blir ikke erstattet.
Ikke bruk syntaksen med doble klammeparenteser (som i webmaler): automatiseringstekster er ikke Django-maler, så doble klammeparenteser forårsaker gjengivelsesfeil.
{importo_tassa} er turistskatten som fortsatt gjenstår å betale (restbeløpet), ikke totalen, og formateres med eiendommens valuta og skilletegn. Bruk {importo_tassa_totale} for hele beløpet.

For bestillinger fra portaler med chat (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO) kan en automatisering til gjesten komme fram i portalens samtale i stedet for på e-post. En tekst med en lenke, for eksempel {link_self_checkin}, prøver først gjestens ekte e-post; finnes den ikke, går den til chatten, der Vezpas lenker (vezpa.it og ditt aktive egne domene) blir stående alltid, på Airbnb og på Booking.com. På Expedia og VRBO fjernes lenker.

På Booking.com er det ett steg du må gjøre én gang, i ekstranettet: Overnattingssted → Meldingsinnstillinger → Sikkerhetsinnstillinger → «Legg til en lenke» → vezpa.it, og også ditt eget domene hvis overnattingsstedet bruker et (innsjekkingslenken starter derfra). Til du gjør det, får gjesten teksten i meldingen, men leser [Link was removed] i stedet for lenken: Booking.com erstatter lenkene du ikke har godkjent. På Airbnb er det ingenting å gjøre.

En melding med en lenke sendes aldri lemlestet: hvis eneste vei er en chat som ville fjerne lenken (Expedia, VRBO), blir sendingen hoppet over og notert i sendeloggen med årsaken.

6. AktiveringBryter, rom og direkteforhåndsvisning

En automatisering sender ingenting før den er aktivert. For å aktivere den:

  1. Åpne automatiseringen fra listen i avsnittet Automatiseringer i appen
  2. Skriv (eller fyll inn med eksempeltekst) teksten på standardspråket for overnattingsstedet ditt — dette er påkrevd for å aktivere
  3. Legg til tekster på de andre språkene du vil støtte
  4. I avsnittet Rom i byggeren velger du romtypene automatiseringen skal gjelde for (alle er valgt som standard)
  5. Aktiver bryteren "Aktiver automatisering"
Direkteforhåndsvisningen i byggeren viser hvordan e-posten vil se ut med sammenslåingsfelt erstattet av eksempelverdier. Bruk forhåndsvisningen for å sjekke formateringen før aktivering.

Deaktivering og redigering

Du kan deaktivere en automatisering når som helst ved å slå av bryteren. Endringer i tekst eller tildelte rom lagres umiddelbart og gjelder for de neste e-postene i køen.

Husk: automatiseringer sendes aldri for demo-overnattingssteder eller for gjester uten registrert e-postadresse.

7. Tillatelser, eiendommer og grenser Hvem kan endre, på hvilken eiendom og med hvilke tak

Flere eiendommer og skrivebeskyttet

Hvis kontoen din har mer enn én eiendom, viser hvert kort i listen i Automatiseringer under sammendraget hvilken eiendom det hører til, og når du oppretter en velger du eiendommen i nedtrekksmenyen. Eiendommen velges bare ved opprettelse: ved redigering er den låst. Hvis rollen din ikke kan konfigurere eiendommen, kan siden fortsatt leses, men den er skrivebeskyttet: ingen plussknapp, ingen brytere, ingen Lagre.

Hvem kan endre automatiseringer

Å opprette, endre, slå på eller slette en automatisering krever tillatelse til å konfigurere eiendommen: lederen og assistenten har den. Sendeloggen er også forbeholdt dem, fordi den viser gjestenes e-postadresser; observatør og husøkonom har ikke tilgang.

Forhåndsvisning og feltgrenser

Forhåndsvisningen viser teksten med eksempeldata på ditt språk, datoer nær i dag og beløp i eiendommens valuta. Skriver du et felt som ikke finnes, vises under forhåndsvisningen en rød melding med feltene som ikke gjenkjennes: rett dem før du slår på. Merk: {importo_tassa} er skatten som fortsatt gjenstår å betale, mens {importo_tassa_totale} er hele beløpet. Tallfeltene har en grense: høyst 10 påminnelser, gjentakelsesintervall høyst 30 og forskyvning høyst 60; et tomt felt går tilbake til siste gyldige verdi i stedet for å lagre null.

Trenger du hjelp?

Hvis du har spørsmål om konfigurering av automatiseringer, åpner du en støttebillett direkte fra Vezpa-appen — teamet vårt svarer så snart som mulig.