Lyklabox og aðgangskóðar: sjálfsinnritun án áhættu

Paolo Vezzola

Stofnandi · Vezpa PMS · Prófíll →

Lyklabox með talnalás er algengasta lausnin þegar þú getur ekki verið á staðnum við hverja komu: gesturinn lendir í Keflavík seint um kvöld, keyrir austur fyrir fjall, slær inn fjóra tölustafi og tekur lyklana. Erfiði hlutinn er ekki boxið heldur kóðinn: hverjum þú sendir hann, hvenær og hvað þú hefur athugað áður. Þessi leiðbeining tekur saman hvað íslenskar reglur segja um gestaskráningu og hagnýta aðferð til að senda kóða án áhættu og án handavinnu.

Hvað reglurnar segja

Samkvæmt lögum nr. 85/2007 um veitingastaði, gististaði og skemmtanahald og reglugerð nr. 1277/2016 þarf gististaður að halda gestaskrá. Reglurnar banna hvorki lyklabox né talnalása, en þær gera heldur ekki undantekningu þótt engin móttaka sé á staðnum: upplýsingunum þarf eftir sem áður að safna frá hverjum gesti. Í reynd þýðir það að sjálfsinnritun virkar þegar upplýsingunum er safnað á netinu fyrir komu. Ef gesturinn kemur áður en þú hefur fengið þær ertu búin/n að afhenda lyklana en gestaskráin er ófullnægjandi. Einmitt þess vegna ætti ekki að senda kóðann fyrr en upplýsingarnar hafa verið yfirfarnar.

Mundu líka persónuverndina. Mynd af vegabréfi eða skilríkjum eru persónuupplýsingar sem eiga ekki heima í pósthólfinu eða myndasafni símans. Biddu aðeins um það sem þú þarft, geymdu það á öruggan hátt og eyddu því þegar þess er ekki lengur þörf.

Aðferðin: fyrst yfirferð, svo kóði

1. Innritun á netinu nokkrum dögum fyrir komu: gesturinn fyllir út upplýsingarnar og, ef þú biður um það, mynd af skilríkjum.
2. Yfirferð gestgjafans: þú berð saman upplýsingar og skilríki og tekur stutt myndsímtal ef þörf er á.
3. Samþykki: fyrst núna má gesturinn fá kóðann.
4. Sending á komudegi: kóðinn kemur að morgni þess dags sem gesturinn innritar sig, ekki vikum fyrr.
5. Regluleg kóðaskipti, og skilaboð til þeirra sem hafa þegar fengið gamla kóðann en eru ekki farnir.

Handvirkt er aðferðin viðkvæm: það nægja ein skilaboð send of snemma, til rangs gests eða með gömlum kóða. Það er einmitt sá hluti sem borgar sig að gera sjálfvirkan.

Val og staðsetning lyklabox

Vélrænt talnabox er ódýrast og öruggast: engar rafhlöður sem tæmast í frosti og engin nettenging sem dettur út. Veldu box sem þolir íslenskt veður, slagveður og salt, og settu það þar sem tölurnar sjást líka í myrkri. Í desember er bjart í örfáa tíma og gesturinn leitar að boxinu með vasaljósi. Lýstu nákvæmlega hvar boxið er og sendu mynd með. Hafðu aukasett af lyklum og símanúmer sem gesturinn getur hringt í ef kóðinn virkar ekki, og skiptu reglulega um kóða.

Svona gerir Vezpa það

Frá október 2026 heldur Vezpa utan um aðgangstæki: lyklabox og talnalása gistieininganna. Viðmót appsins er á ensku, svo heiti valmynda eru hér á ensku.

1. Þú skráir tækin

Undir Configuration, hjá gistieiningunum, finnurðu «Access devices». Fyrir hvert tæki gefurðu upp heiti (til dæmis «Box 6»), lýsingu, kóða og tengdar einingar. Eitt lyklabox getur þjónað mörgum íbúðum og ein íbúð getur haft fleiri en eitt tæki, til dæmis boxið og útidyrnar. Kóðinn er vistaður dulkóðaður. Í dag eru tækin af gerðinni «offline», það er með föstum kóða sem þú skrifar sjálf/ur: nettengdir snjalllásar eru ekki enn tengdir.

2. Gesturinn innritar sig á netinu

Innritunartengillinn er varinn með PIN-kóða sem fylgir tenglinum. Þú getur beðið um mynd af skilríkjum, valfrjálst eða sem skyldu. Myndirnar eru geymdar dulkóðaðar og þeim er eytt sjö dögum eftir brottför.

3. Þú samþykkir innritunina

Reiturinn «Keys» á bókunarspjaldinu sýnir hvar málið stendur. Þegar gesturinn hefur lokið innritun á netinu birtist hnappurinn «Approve check-in». Það er ekki komuskráningin: þú getur samþykkt mörgum dögum fyrr. Ef þú skráir hins vegar gestinn sem kominn af bókunarspjaldinu telst það líka samþykki.

4. Kóðinn fer af stað sjálfur

Sjálfvirknin «Access codes» sendir skilaboðin með reitnum {codice_accesso}:

• aðeins fyrir bókanir þar sem innritunin hefur verið samþykkt; fyrir samþykki er reiturinn tómur, jafnvel þótt þú setjir hann í önnur skilaboð;
• á komudegi á þeim tíma sem þú velur (sjálfgefið kl. 8:00); ef þú samþykkir síðar sama dag fara skilaboðin strax;
• aðeins einu sinni fyrir hverja bókun; með fleiri tækjum les gesturinn til dæmis «Box 6: 1123, Útidyr: 9876»;
• á tungumáli gestsins, íslensku þar með talinni; ef gesturinn bókaði í gegnum vef með áframsendingarnetfangi koma skilaboðin í spjall vefsins.

Eins og hinar tilbúnu sjálfvirknireglurnar er hún óvirk í byrjun en textinn er þegar skrifaður: þú kveikir á henni þegar tækin hafa verið skráð.

5. Þú skiptir um kóða án þess að missa af neinum

Kóðinn er ekki afritaður á bókanirnar heldur lesinn úr tækinu þegar skilaboðin eru send. Sá sem fær skilaboðin eftir skiptin fær því nýja kóðann. Þegar þú vistar nýjan kóða segir Vezpa þér hve margir gestir, sem eiga dvöl sem er ekki lokið, hafa þegar fengið gamla kóðann, svo þú vitir hverja þarf að láta vita.

Innritun á netinu og sjálfvirkni eru innifalin í öllum áskriftum, frá Smart á 5.590 kr. á mánuði. Reglur um útleigu eru í leiðbeiningunum um skammtímaleigu.

Algengar spurningar

Er leyfilegt að nota lyklabox á Íslandi?

Engin lög banna lyklabox eða talnalása. Gististaðurinn þarf þó að halda gestaskrá samkvæmt lögum nr. 85/2007 og reglugerð nr. 1277/2016, líka án móttöku. Í fjöleignarhúsi þarf yfirleitt samþykki húsfélagsins.

Hvenær ætti að senda kóðann að lyklaboxinu?

Á komudegi og aðeins eftir að þú hefur farið yfir upplýsingar gestsins. Ef þú sendir hann með bókunarstaðfestingunni afhendirðu hann vikum fyrr manneskju sem þú hefur ekki staðfest, kannski áður en þú skiptir um kóða.

Hvað gerist ef ég skipti um kóða í Vezpa?

Næstu sendingar nota nýja kóðann strax, því kóðinn er lesinn úr tækinu þegar skilaboðin eru send. Þegar þú vistar segir Vezpa hve margir gestir með yfirstandandi eða væntanlega dvöl hafa þegar fengið gamla kóðann.

Virkar Vezpa með snjalllásum?

Ekki enn: aðgangstækin eru af gerðinni offline, með föstum kóða sem þú skrifar sjálf/ur, eins og vélræn lyklabox og talnalásar. Kerfið er undirbúið fyrir aðrar gerðir tækja, en nettengdir lásar eru ekki enn tengdir.

Heimildir og fyrirvarar. Lög nr. 85/2007 um veitingastaði, gististaði og skemmtanahald og reglugerð nr. 1277/2016, á vef Alþingis og reglugerd.is. Eiginleikar Vezpa miðast við október 2026.