Guida Registro Ospiti

Il «Registro ospiti» mostra le persone che hanno dormito nella tua proprietà in un arco di tempo che scegli tu, e da qui esporti il libro che quel periodo richiede. È un adempimento che riguarda tutti i Paesi, non solo l'Italia: la voce c'è qualunque sia il Paese della tua struttura.

Come ci si arriva

La linguetta si chiama «Configurazione»: è la stessa che contiene i dati della proprietà, gli alloggi e i moduli. Dentro, il gruppo «Adempimenti fiscali e legali» raccoglie fatturazione, connettori governativi e questo registro. Il pulsante in fondo al gruppo apre la pagina.

La vedono direttore e assistente: è lo stesso permesso che governa i dati fiscali. Gli altri ruoli non trovano la voce, e il server rifiuta comunque la richiesta.

Il periodo

1. Tocca «Data inizio» e scegli il primo giorno. Il pulsante porta già scritta la data che sta usando.
2. Tocca «Data fine» e scegli l'ultimo.
3. Premi «Carica»: arriva l'elenco di chi ha avuto un soggiorno, anche di una sola notte, dentro quel periodo.

Le due date nascono sul primo e l'ultimo giorno del mese in corso. Puoi spostarle liberamente, anche a cavallo di mesi o di anni; il periodo però non può superare 366 giorni, e oltre quella soglia il caricamento viene rifiutato con il motivo scritto. Per un arco più lungo, carica ed esporta un anno alla volta.

Leggere l'elenco

Ogni riga porta il nome della persona e, sotto, arrivo e partenza, la cittadinanza e l'alloggio. In cima compare il conteggio degli ospiti del periodo e, se ce ne sono, quello delle righe incomplete.

L'elenco a schermo è pensato per una consultazione rapida. Il libro che esporti porta invece tutti i dati registrati per ciascun ospite — cognome, nome, data di nascita, cittadinanza, tipo e numero del documento, arrivo, partenza, alloggio — e le colonne esatte dipendono dal libro scelto.

Esportare

Con l'elenco caricato, tocca «Esporta». Si apre un foglio che chiede due cose e ne dichiara una terza.

• In cima, il periodo che sta per uscire nel file. È sempre quello dell'elenco che hai davanti, anche se nel frattempo hai già ritoccato le date sopra: è l'ultima occasione per accorgerti di aver scelto il periodo sbagliato.
• «Scegli il libro», fra quelli che il Paese della tua proprietà prevede.
• «Scegli il formato»: PDF, Excel o CSV.

Il file porta nel nome il libro e il periodo — per esempio cz_evidencni_20260701_20260731.pdf — così chi lo riceve capisce che cosa contiene senza aprirlo.

Quale libro ti viene offerto

I libri dipendono dal Paese della proprietà, non da quello degli ospiti. Ce ne sono sempre almeno due: un registro generico e un riepilogo dell'imposta di soggiorno. Dodici Paesi hanno in più un libro dedicato, con le colonne allineate al sistema che quel Paese già usa.

Fuori dalla Repubblica Ceca, il libro dedicato dice che le sue colonne sono allineate al sistema nominato: verifica sempre se la normativa locale della tua zona chiede qualcosa in più.

Il riepilogo dell'imposta di soggiorno

Dove l'imposta del tuo Paese è documentata, il riepilogo la chiama col suo nome locale — per esempio poplatek z pobytu, taxe de séjour, Kurtaxe — e negli altri Paesi resta il riepilogo generico. In tutti i casi il documento mette in fila i tuoi dati e basta: importi, esenzioni e scadenze li stabilisce l'ente locale, e il riepilogo non applica le regole del tuo Comune al posto tuo.

Un periodo senza nessun ospite

L'esportazione resta disponibile anche quando l'elenco è vuoto, ed è una scelta: a chi un'ispezione chiede il registro di un mese senza ospiti serve un documento da esibire, non un pulsante spento. In tutti e tre i formati il libro attesta esplicitamente l'assenza di ospiti nel periodo, invece di stampare un contatore a zero.

Quando una cancellazione dei dati viene rifiutata

Il registro convive con il diritto alla cancellazione dei dati personali. Quando le due cose sono in conflitto vince l'obbligo di conservare, ed è il regolamento stesso a prevederlo: chiedere la cancellazione di un ospite ancora dentro la finestra imposta al tuo Paese ti fa arrivare un rifiuto con il motivo scritto, non un errore.

La finestra si conta dalla partenza dell'ospite, e il rifiuto scatta anche quando è una sola delle schede collegate a quella persona a essere ancora coperta. Passata la finestra la cancellazione va a buon fine, e nel registro la riga resta con i dati anonimizzati: prova che quel soggiorno c'è stato, senza la persona.

• Non trovo la voce nell'app. Sta in «Configurazione», gruppo «Adempimenti fiscali e legali», in fondo. La vedono direttore e assistente.
• Ho cambiato le date e l'elenco è rimasto quello di prima. Le date non ricaricano da sole: premi «Carica».
• Il caricamento è stato rifiutato. Guarda il messaggio: o il periodo è rovesciato, o supera i 366 giorni, oppure il tuo ruolo non ha accesso ai dati fiscali.
• Un ospite non ha la data di partenza. È ancora in casa: al suo posto c'è «In corso».
• Ci sono righe rosse. Sono gli ospiti con dati anagrafici incompleti: completali prima di esportare, il conteggio in cima dice quante sono.
• Un ospite è senza dati e non riesco a completarlo. Se porta l'icona della privacy, i suoi dati sono stati cancellati su richiesta: è il risultato giusto, non un dato perso.
• Non trovo il libro del mio Paese. Dodici Paesi hanno un libro dedicato; per gli altri ci sono il registro generico e il riepilogo dell'imposta, che restano validi da esibire.
• Ho esportato e non trovo il file. Non passa dai download: dopo la generazione si apre il menu di condivisione, e il file va dove lo mandi tu.
• Il periodo che ho esportato non era quello che volevo. Il foglio di esportazione lo scrive in cima prima di partire: è il periodo dell'elenco caricato, non quello dei pulsanti delle date.
• La cancellazione dei dati di un ospite viene rifiutata. La legge del tuo Paese impone di conservare il registro: il messaggio dice per quanti anni. Riprova dopo la scadenza.