Guida fatturazione CFDI

In Messico una fattura valida è un CFDI 4.0: un file firmato con il certificato fiscale dell'hotel e «timbrato» da un fornitore autorizzato dal SAT (un PAC). Vezpa si collega a un PAC per te: non devi aprire account presso nessuno.

La pagina si apre da «Direzione» → «Contabilità» → «Fatturazione CFDI» e c'è solo per le strutture registrate in Messico. La vedono direttore e assistente.

1. RFC: 12 caratteri per una persona moral, 13 per una persona física.
2. Ragione sociale: esattamente come sulla constancia del SAT, senza il regime societario (niente «S.A. de C.V.»).
3. Regime fiscale: scegli il tuo dall'elenco.
4. Codice postale di emissione: le 5 cifre del luogo da cui emetti (lugar de expedición).
5. Serie: facoltativa, per esempio H.
6. IVA sull'alloggio: 16 %, oppure 8 % se l'hotel è nella zona di confine con l'estímulo fiscal.

Premi «Salva». L'aliquota IVA è la stessa che Vezpa usa per l'alloggio in tutta la struttura.

Il CSD (Certificado de Sello Digital) è il certificato con cui il SAT autorizza l'hotel a emettere fatture. Lo scarichi dal SAT con l'applicazione Certifica. Non è la e.firma: anche quella ha un .cer e un .key, ma non serve a fatturare.

1. Scegli il file .cer e il file .key.
2. Scrivi la password della chiave.
3. Premi «Carica certificato».

Un CSD dura quattro anni. Quando mancano 30 giorni alla scadenza la pagina lo segnala: richiedine uno nuovo al SAT e caricalo qui.

All'inizio l'hotel è in prova: le fatture non hanno valore fiscale e servono a vedere come escono. Quando dati e certificato sono a posto il riquadro in alto dice «Pronto a emettere CFDI» e si attiva «Passa alle fatture reali»: da lì le fatture sono valide per il SAT.

«Torna in prova» fa il contrario, per esempio per provare una modifica.

1. Apri la prenotazione e, dal menu in alto, scegli «Fatturazione».
2. Cliente: scrivi l'RFC. Se l'hai già fatturato, nome, regime, codice postale e uso si compilano da soli.
3. Righe: Vezpa propone il soggiorno, con l'IVA scorporata dal totale e l'ISH (la tassa di soggiorno) come imposta locale, più gli addebiti. Puoi correggere descrizioni e importi o togliere una riga.
4. Forma di pagamento: proposta dagli incassi registrati; controllala.
5. Premi «Emetti CFDI».

Gli importi si scrivono IVA compresa, come li ha pagati l'ospite: il CFDI riporta la base, l'IVA e l'ISH, e il totale torna al centesimo. Se l'email del cliente c'è, XML e PDF gli arrivano subito; altrimenti «Invia per email» dalla scheda della fattura.

Tutte le fatture stanno in «Fatture emesse»: da «Direzione» → «Contabilità» oppure dalla pagina «Fatturazione CFDI», con ricerca per RFC, nome, UUID o folio.

Quando un'azienda paga a 30 o 60 giorni, la fattura si emette subito con «Pagamento differito (PPD)»: l'interruttore compare nel foglio quando la prenotazione non è saldata. Il CFDI esce con il metodo PPD e la forma 99 «Por definir».

Poi non devi fare niente: ogni incasso che registri sulla prenotazione diventa da solo un complemento di pagamento (CFDI di tipo P) collegato alla fattura, con il numero della parcialità e il saldo che resta. Vezpa li emette entro mezz'ora; il SAT li vuole entro il giorno 5 del mese dopo. Nella scheda della fattura vedi «Da incassare» e i complementi già emessi.

Chi non chiede fattura (e gli ospiti stranieri) non ha un CFDI proprio, ma il SAT vuole comunque una fattura per quegli incassi: la fattura globale «público en general». Vezpa la emette da sola, appena il periodo si chiude, con tutti i pagamenti incassati nel periodo per le prenotazioni senza CFDI proprio.

• Frequenza: giornaliera, quindicinale o mensile, nei dati fiscali («Frequenza della fattura globale»). Mensile va bene per la maggior parte degli hotel; chiedi al tuo contador.
• Una riga per prenotazione, con il suo riferimento; IVA e ISH sono divisi sul pagamento come nel conto.
• Ogni pagamento entra una volta sola. Nel riquadro «Fattura globale» vedi il periodo in corso: quante prenotazioni e quanto.

La globale parte dal giorno in cui l'hotel è pronto, e di nuovo dal giorno in cui passi alle fatture reali: niente arretrati.

• «Correggi e riemetti»: per un dato sbagliato (RFC, nome, codice postale, importo). Il modulo riparte dai dati della fattura; quando emetti, il nuovo CFDI nasce collegato al vecchio e il vecchio si annulla da solo.
• «Nota di credito»: per un rimborso o uno sconto dopo la fattura. Scrivi l'importo da restituire, IVA compresa: nasce un CFDI di egreso collegato, e la fattura resta valida.
• «Annulla CFDI»: quando la fattura non doveva esistere. Scegli il motivo: errori senza sostituirla, oppure il soggiorno non è avvenuto.

In «Fatture emesse» il pulsante «Esporta il mese» prepara uno ZIP con l'XML di ogni CFDI timbrato nel mese (fatture, note di credito, complementi, globali) e un riepilogo CSV: data, tipo, folio, UUID, cliente, metodo e forma di pagamento, subtotale, IVA, ISH, totale e stato. Si apre in Excel con gli accenti a posto.

Il mese è quello dell'hotel, non dell'Italia: un CFDI timbrato alle 22 dell'ultimo giorno resta in quel mese. Gli annullati ci sono, segnati come Cancelado, perché il contador li veda e non li conti.

• Non vedo «Contabilità». Il tuo ruolo non è direttore né assistente, oppure la struttura non è registrata in Messico.
• «La password non apre la chiave privata». La password è quella del file .key del CSD, non quella del portale del SAT.
• «Il .cer e il .key non sono della stessa coppia». Hai scelto file di due certificati diversi, spesso un CSD e una e.firma.
• «Questo certificato è di un RFC diverso». Il CSD non è dell'RFC salvato nei dati fiscali: controlla l'RFC o il certificato.
• «Passa alle fatture reali» è spento. Mancano i dati fiscali o il certificato: il riquadro in alto mostra quale. Se invece dice che manca solo l'attivazione da parte di Vezpa, non devi fare niente: siamo già avvisati.
• «Gli RFC generici non si fatturano uno per uno». XAXX010101000 e XEXX010101000 (pubblico in generale e stranieri) finiscono nella fattura globale, non in un CFDI per prenotazione.
• Il CFDI è stato rifiutato. Sotto il messaggio c'è il testo del SAT: quasi sempre nome, codice postale o regime del cliente non coincidono con la sua constancia. Correggili ed emetti di nuovo.
• La fattura è «Esito incerto». Il servizio non ha risposto in tempo: premi «Riprova» sulla fattura. Vezpa prima controlla se è già stata timbrata, quindi non ne nasce una seconda.
• «Emetti CFDI» è spento e c'è un avviso rosso sulla fattura globale. I pagamenti di quella prenotazione sono già dichiarati in una globale: vedi «La fattura globale».
• «Il cliente ha rifiutato l'annullamento». La fattura resta valida: parlane con il cliente, oppure rimborsa con una nota di credito.
• «Il servizio di timbratura non risponde». Un problema temporaneo: riprova tra qualche minuto, i dati già salvati restano.