Guida Automazioni Email

Le email che partono da sole: quali sono già pronte, quando partono e da quando valgono

Indice

Che cos’è un’automazione Le sei automazioni già pronte Quando parte l’email I testi, lingua per lingua I campi che si sostituiscono Accendere, e da quando vale Chi può cambiarle, e su quale proprietà Se qualcosa non torna

Che cos’è un’automazioneUn’email che parte da sola quando succede una cosa

Un’automazione è un’email che Vezpa manda senza che tu faccia niente, appena si verifica la condizione che hai scelto: due giorni prima dell’arrivo, appena l’ospite finisce il check-in online, il giorno dopo la partenza. Si raggiunge dall’app nella sezione Configurazione, alla voce «Automazioni».

A chi arriva

Il campo «A chi inviare l’email» ha due valori e non ne ha altri: «All’ospite», che riceve il messaggio nella sua lingua, e «A me (host)», che è una notifica interna all’indirizzo della struttura.

Sono per proprietà, non per struttura

Ogni automazione appartiene a una proprietà. Se il tuo account ne gestisce più di una, ogni scheda dell’elenco dice sotto il riepilogo a quale appartiene, e la proprietà si sceglie dal menù in cima quando crei l’automazione: in modifica resta bloccata, perché spostare un’automazione da una proprietà all’altra cambierebbe di quali prenotazioni si occupa.

Un invio che non riesce non tocca la prenotazione: viene registrato nel registro degli invii con il motivo (nessun testo nelle lingue disponibili, nessun recapito, link non disponibile) e la prenotazione resta come era.

Le sei automazioni già pronteCi sono da subito, con un testo dentro e l’interruttore spento

Per ogni proprietà Vezpa prepara sei automazioni. Non nascono vuote: il testo d’esempio è già scritto in ogni lingua del tuo Booking Engine. Quello che nasce spento è l’interruttore: finché non lo accendi tu non parte niente.

«Conferma prenotazione»
Appena la prenotazione viene inserita
Conta dalla data di inserimento e vale per le prenotazioni scritte a mano e per quelle dei portali. Non parte per quelle del Booking Engine, che mandano già la loro conferma con l’esito del pagamento.
«Pre-arrivo self check-in»
Due giorni prima del check-in
Il messaggio di pre-arrivo, con il link al check-in online.
«Regole casa / codici porta»
Appena l’ospite completa il check-in online
Regole della casa e codici di accesso, mandati solo a chi si è registrato.
«Avviso: dati ospite pronti»
Nello stesso momento, ma a te
Notifica interna all’indirizzo della struttura: i dati dell’ospite sono stati compilati.
«Promemoria tassa di soggiorno»
Un giorno prima del check-out
Invita al pagamento della tassa. Se la tassa risulta già saldata l’email non parte.
«Ringraziamento / recensione»
Un giorno dopo il check-out
Saluta l’ospite e chiedi una recensione.
Sulle sei pronte il pulsante «Usa testo d’esempio» rimette il testo di partenza nella lingua che stai scrivendo. Sulle automazioni che crei tu quel pulsante non c’è: un testo d’esempio esiste solo per un messaggio di cui sappiamo lo scopo.

Le automazioni tue

Con «Nuova automazione» ne aggiungi altre, scegliendo nome, innesco, destinatario e testi. Quando l’elenco è vuoto la pagina lo dice: «Nessuna automazione. Tocca + per crearne una.»

Quando parte l’emailTre inneschi che contano il tempo, tre che seguono un fatto

Nella sezione «Quando» si sceglie l’innesco. Sono sei in tutto, divisi in due famiglie.

Gli inneschi che contano il tempo

Partono da una data e si spostano di un intervallo, «prima» o «dopo», misurato in «giorni», «ore» o «minuti»:

  • «Relativo al check-in» — la data di arrivo
  • «Relativo al check-out» — la data di partenza
  • «Relativo alla data prenotazione» — il momento in cui la prenotazione è stata inserita

Con l’intervallo in giorni compare anche «Ora di invio», nell’ora locale della proprietà: per esempio il giorno del check-out alle 10:00. Con ore o minuti quel campo non compare, perché il conteggio parte dalla mezzanotte del giorno di riferimento.

Gli inneschi a tempo vengono controllati ogni trenta minuti. L’intervallo ha un tetto: al massimo 60 giorni, ore o minuti.

Gli inneschi che seguono un fatto

Partono nel momento in cui il fatto accade, e non hanno né intervallo né ora di invio:

  • «All’evento: check-in online completato»
  • «All’evento: pagamento completato»
  • «All’evento: prenotazione cancellata»
Un pagamento fallito non è un innesco. Nell’elenco non c’è, e non per dimenticanza: nessuna parte del sistema segnala un pagamento non riuscito, quindi un’automazione messa lì resterebbe muta per sempre. Per sollecitare chi non ha pagato si usa la ripetizione, qui sotto.

Ripetere il sollecito, e quando si ferma

Con «Ripeti il sollecito» lo stesso messaggio riparte a intervalli finché la condizione che hai scelto non è soddisfatta. Le condizioni sono quattro: «Tassa di soggiorno pagata», «Saldo prenotazione pagato», «Anticipo pagato», «Check-in online completato». Una di queste è obbligatoria per attivare la ripetizione: senza, l’attivazione viene rifiutata.

I tetti: «Ripeti ogni» al massimo 30 (giorni oppure ore) e «Numero massimo di invii» al massimo 10. E in ogni caso, come dice l’app, «Il sollecito si ferma comunque dopo il check-out o quando la prenotazione è cancellata.»

La condizione di stop vale anche senza ripetizione: se la imposti su un messaggio che parte una volta sola, quel messaggio non parte a chi ha già fatto quella cosa. È il motivo per cui il promemoria della tassa non arriva a chi ha già pagato.
Lo stesso messaggio parte una volta sola per prenotazione e per occorrenza: un doppio controllo ravvicinato, o un evento segnalato due volte, non produce due email.

I testi, lingua per linguaUna scheda per ogni lingua del Booking Engine

Per ogni automazione scrivi «Oggetto» e «Corpo» in ciascuna delle lingue attive nel tuo Booking Engine: le schede della lingua sono esattamente quelle. Se aggiungi una lingua al Booking Engine, la scheda nuova compare qui.

Quale lingua riceve l’ospite

Vezpa prova nell’ordine, e si ferma al primo testo compilato che trova:

  1. la lingua del portale con cui l’ospite ha prenotato, se è fra quelle abilitate
  2. la lingua predefinita della proprietà
  3. l’inglese
  4. l’italiano
Quindi una lingua non compilata non blocca l’invio: un ospite tedesco, se il testo tedesco manca, riceve comunque il messaggio in inglese o in italiano. L’invio viene saltato solo se nessuna di quelle quattro lingue ha un testo. Se ti interessa che ciascuno legga la propria lingua, quelle schede vanno compilate.

I campi che si sostituisconoSegnaposto fra graffe, sostituiti all’invio

Dentro il testo puoi mettere dei segnaposto che all’invio diventano i dati veri della prenotazione. Si scrivono fra graffe singole, tutto in minuscolo. Non serve impararli: il pulsante «Inserisci campo» li elenca con il nome del dato che inseriscono.

{ospite_nome} {ospiti_num} {check_in} {check_out} {notti} {camera_nome} {struttura_nome} {indirizzo} {link_self_checkin} {link_pagamento_tassa} {importo_tassa} {importo_tassa_totale} {saldo_residuo} {link_prenotazione} {whatsapp_struttura}

Che cosa inserisce ciascuno

  • {ospite_nome} — nome del capo-alloggio
  • {ospiti_num} — numero totale di ospiti
  • {check_in} / {check_out} — le date, scritte nella lingua dell’email
  • {notti} — numero di notti del soggiorno
  • {camera_nome} — nome della tipologia di alloggio
  • {struttura_nome} — nome della proprietà
  • {indirizzo} — indirizzo della proprietà
  • {link_self_checkin} — link al check-in online dell’ospite
  • {link_pagamento_tassa} — link per pagare la tassa di soggiorno
  • {importo_tassa} — la tassa di soggiorno ancora da pagare
  • {importo_tassa_totale} — la tassa di soggiorno totale del soggiorno
  • {saldo_residuo} — quanto resta da saldare della prenotazione
  • {link_prenotazione} — link alla pagina della prenotazione
  • {whatsapp_struttura} — numero WhatsApp della proprietà, se l’hai messo

Gli importi escono nella valuta della proprietà, con i separatori della lingua dell’email.

{importo_tassa} è la tassa di soggiorno che resta da pagare, non il totale. Per l’importo complessivo del soggiorno usa {importo_tassa_totale}: sono due numeri diversi, e su una tassa pagata in parte la differenza si vede.
Un campo che non esiste non si salva. Se scrivi {nome_ospite} al posto di {ospite_nome}, sotto l’anteprima compare un avviso rosso con i campi non riconosciuti e il «Salva» viene rifiutato nominando il primo. Non è quindi un modo per lasciare una graffa nel testo: un testo con una graffa che non è un campo non passa.

L’anteprima è un esempio, non una prova

Il riquadro «Anteprima» mostra il testo con dati finti (un nome di fantasia, date vicine a oggi) e serve a controllare la forma del messaggio. La calcola l’app, non il server: non è l’email vera, e qualche campo vi compare fra parentesi quadre invece che con un valore. Per vedere gli invii veri si guarda il registro degli invii.

Per le prenotazioni dei portali con la chat (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO) un’automazione all’ospite può arrivare dentro la conversazione del portale invece che per email. Un testo con un link, come {link_self_checkin}, prova prima l’email vera dell’ospite; se non c’è, va in chat, dove i link di Vezpa (vezpa.it e il tuo dominio personalizzato attivo) restano sempre, su Airbnb e su Booking.com. Su Expedia e VRBO i link vengono tolti.

Su Booking.com c’è un passo da fare una volta sola, nell’extranet: Struttura → Preferenze messaggi → Impostazioni di sicurezza → «Aggiungi un link» → vezpa.it, e anche il tuo dominio se la proprietà ne usa uno (il link del check-in parte da lì). Finché non lo fai, l’ospite riceve il testo del messaggio ma al posto del link legge [Link was removed]: è Booking.com a sostituire i link che non hai approvato. Su Airbnb non c’è niente da fare.

Un messaggio con un link non parte mai mutilato: se l’unica strada è una chat che toglierebbe il link (Expedia, VRBO), l’invio viene saltato e annotato nel registro degli invii con il motivo.

Accendere, e da quando valePrima «Salva», poi l’interruttore

Un’automazione non manda niente finché l’interruttore «Attiva» è spento. Il percorso è questo:

  1. apri l’automazione dall’elenco, o creane una con «Nuova automazione»
  2. nella sezione «Quando» scegli innesco, intervallo e, se serve, «Ora di invio»
  3. scrivi «Oggetto» e «Corpo» almeno nella lingua predefinita della proprietà: senza quel testo l’attivazione viene rifiutata
  4. nella sezione «Tipologie» decidi a quali alloggi vale
  5. premi «Salva»
  6. accendi «Attiva»
I due gesti sono separati e l’ordine conta: su un’automazione appena creata l’interruttore resta spento e non toccabile finché non hai salvato. Le modifiche ai testi e alle tipologie non si salvano da sole: senza «Salva» vanno perse.

A quali alloggi vale

La sezione «Tipologie» raggruppa per tipologia di alloggio, non per singola camera. Ogni gruppo che crei con «Nuovo gruppo» tiene le sue tipologie e i suoi testi, così puoi scrivere un messaggio diverso per le suite e per le camere doppie. Il gruppo «Altre tipologie» copre tutto quello che non hai assegnato, finché lasci acceso «Invia anche alle altre tipologie». Una tipologia che non sta in nessun gruppo e non è coperta da quell’interruttore non riceve niente.

Da quando vale: nessun recupero del passato

Accendere un’automazione non manda niente per quello che è già passato. Il criterio non è la data della prenotazione: è la data calcolata dell’invio. Il messaggio parte solo se quella data cade dopo il momento in cui hai acceso l’interruttore.

  • una prenotazione inserita mesi fa, con check-in la settimana prossima, riceve il pre-arrivo: la sua data di invio è nel futuro
  • una prenotazione inserita ieri, con check-in domattina, non riceve un pre-arrivo impostato a due giorni prima: quella data è già passata
Spegnere l’interruttore azzera il momento di accensione: riaccendendo si riparte da lì, e quello che è passato nel frattempo resta indietro. Anche cambiare intervallo, unità, direzione o ora di invio su un’automazione accesa rimette il conto a quel momento, perché sposta la data di invio di ogni prenotazione.

Modificare e spegnere

Puoi spegnere un’automazione in qualsiasi momento con l’interruttore, dall’elenco o dal suo dettaglio: quell’interruttore agisce subito, senza passare da «Salva».

Chi può cambiarle, e su quale proprietàLe email escono a nome della struttura

Creare, modificare, attivare o eliminare un’automazione richiede il permesso di configurare la struttura: lo hanno il direttore e l’assistente. Per gli altri ruoli la pagina resta in sola lettura: niente pulsante per crearne una, niente interruttori, niente «Salva».

Il registro degli invii

Il registro di ogni automazione elenca gli invii con esito, lingua usata, indirizzo e motivo dell’eventuale errore. È riservato a chi può configurare la struttura, e per una ragione precisa: mostra gli indirizzi email degli ospiti. Osservatore e governante non vi accedono.

I limiti dei campi numerici

Tre campi hanno un tetto: l’intervallo dell’innesco al massimo 60, «Ripeti ogni» al massimo 30, «Numero massimo di invii» al massimo 10. Un campo lasciato vuoto torna all’ultimo valore valido invece di salvare zero.

Se qualcosa non tornaI motivi per cui un’email non parte

  • L’automazione è accesa ma non è partito niente. Guarda la data calcolata: se cadeva prima dell’accensione, non parte. E controlla di aver premuto «Salva» dopo aver scritto i testi.
  • Una tipologia non riceve. Nella sezione «Tipologie» quella tipologia deve stare in un gruppo con il testo compilato, oppure il gruppo «Altre tipologie» deve avere acceso «Invia anche alle altre tipologie».
  • Il salvataggio viene rifiutato. Quasi sempre c’è un segnaposto scritto a mano che non esiste: l’avviso rosso sotto l’anteprima lo nomina.
  • L’ospite ha ricevuto l’email nella lingua sbagliata. Manca il testo nella sua lingua: si ripiega su quella della proprietà, poi inglese, poi italiano.
  • Il registro dice che l’invio è stato saltato. Il motivo è scritto accanto: nessun recapito per quell’ospite, nessun testo in nessuna delle lingue di ripiego, un link che sarebbe uscito vuoto, un link che la chat del portale avrebbe tolto (vedi Email o chat del portale, e i link), oppure una condizione di stop già soddisfatta.
  • Sulle strutture demo non parte nulla, per scelta: un account di prova non scrive agli ospiti.

Serve aiuto?

Se hai dubbi sulle automazioni, apri un ticket dall’app Vezpa: il sistema di supporto è nella sezione Configurazione.