Guide des codes promo

Un code promo est un mot, par exemple CARSO26, que vous donnez à une entreprise, à un ami ou dans une promotion. Le client le saisit sur votre site de réservation et voit son prix : il réserve seul, sans commission d'OTA.

La page s'ouvre depuis «Tarifs» → «Codes promo». Toute personne qui peut modifier les tarifs peut l'utiliser ; l'alerte de code épuisé est envoyée au rôle Directeur.

1. Appuyez sur «Nouveau code».
2. Code : de 3 à 32 lettres ou chiffres. Les majuscules et les espaces ne comptent pas : «carso 26» et «CARSO26» sont le même code.
3. Note interne : pour vous rappeler à qui vous l'avez donné. Le client ne la voit pas.
4. Choisissez le type de réduction (ci-dessous).
5. Si vous le souhaitez, limitez les dates du séjour, le minimum de nuits et le nombre d'utilisations.
6. Appuyez sur «Enregistrer».

Avec plusieurs sites de réservation dans le même compte, chaque code appartient à un seul d'entre eux et a son propre décompte.

• Pourcentage : par exemple −15 % sur le prix du jour. Il suit la saison : quand le prix monte, le prix réduit monte aussi.
• Montant par nuit : par exemple −100 par nuit pour chaque chambre. Sur 2 chambres pendant 3 nuits, cela fait −600.
• Prix fixe par nuit : par exemple la double avec petit-déjeuner à 900, toute l'année. Le prix est tout compris, personnes incluses, et se saisit pour chaque couple type de chambre + formule : là où vous le laissez vide, le code ne s'applique pas.

La réduction s'applique au prix du séjour : chambre, formule et personnes. La taxe de séjour, les extras et les frais automatiques restent en dehors.

Avec le pourcentage et le montant, vous choisissez à quels types de chambre et à quelles formules le code s'applique : «Tous» et «Toutes», ou seulement ceux que vous sélectionnez. Sur le site, les autres chambres gardent leur prix normal.

Chaque code a des utilisations illimitées ou un nombre, par exemple 10. Chaque réservation faite avec le code en utilise une, même avec plusieurs chambres.

Quand les utilisations arrivent à zéro, le code cesse de fonctionner et le directeur reçoit une notification. En la touchant, vous ouvrez cette page, où le code apparaît comme «Épuisé».

1. Dans le menu du code, choisissez «Renouveler».
2. Indiquez combien d'utilisations vous ajoutez (vide = illimité).
3. Le code est de nouveau actif ; le décompte des utilisations passées reste.

Depuis le même menu, vous pouvez désactiver un code sans le supprimer, ou le supprimer : les réservations déjà faites gardent le code et la réduction.

Le formulaire de recherche a un champ «Code promo», tout comme la page de confirmation, avec un bouton «Appliquer», pour ceux qui s'en souviennent à la dernière étape. Avec un code valide, les chambres concernées affichent le prix réduit, le prix normal barré et la mention «Code appliqué».

Si le code est correct mais s'applique à d'autres chambres ou formules, le client lit lesquelles, par exemple «Ce code ne s'applique pas à l'hébergement choisi. Il s'applique à : Suite.» Pour un code erroné, épuisé ou expiré, le client lit toujours le même message, «Code non valide», et voit les prix normaux : ainsi personne ne peut savoir si un code existe et s'est seulement épuisé. Après trop de tentatives erronées d'affilée, tout code est considéré comme non valide pendant quelques minutes.

Si vous changez les dates, la formule ou la chambre d'une réservation faite avec un code, la réduction est recalculée avec les règles du code sur les nouvelles nuits, sans consommer une autre utilisation. Les nuits hors des dates du code, ou une formule exclue, reviennent au prix normal.

Dans la fiche de la réservation, la ligne «Code : CARSO26 (−136,00)» indique quel code a été utilisé et combien il a déduit.

La réduction apparaît dans les comptes : facture, facture électronique, ticket et impression du compte présentent la chambre au prix d'origine avec, en dessous, la ligne «Remise code CARSO26» en négatif, au même taux de TVA ; le total est celui payé. La page de confirmation sur votre site et la page après le paiement en ligne montrent aussi le prix d'origine et la réduction.

Avant de confirmer un changement, l'aperçu montre les prix déjà réduits et la ligne «Code promo CARSO26, déjà dans les prix» avec la réduction après le changement. Si le choix fait perdre la réduction (un autre type de chambre ou une formule exclue), la ligne indique «Le code CARSO26 ne s'applique pas à ce choix».