Guía del registro de huéspedes

Aquí registras los datos de un huésped de una reserva: datos personales, documento de identidad, contactos, tasa turística y, para quien ha reservado, los datos de facturación. Llegas desde la ficha de la reserva: toca el nombre de un huésped en la lista, o toca «Añadir huésped», que crea la fila y abre esta pantalla de inmediato.

El huésped principal de la reserva tiene un par de bloques que los demás no tienen: los datos de facturación son solo suyos, y su documento de identidad se pide siempre. En cualquier otro huésped aparece una estrella en la barra superior, «Hacer principal», que lo promueve a huésped principal.

Quién decide qué campos ves

No tú, y tampoco nosotros: lo decide el país del alojamiento. Vezpa guarda una ficha para cada uno de los 32 países que puedes elegir, con los campos que las autoridades de ese país piden por ley y con cuáles son obligatorios y cuáles no. La pantalla se dibuja a partir de esa ficha. No hay nada que configurar, y los campos siguen al país del alojamiento incluso cuando el huésped viene del otro lado del mundo.

Qué cambia con el país, concretamente:

• si el bloque «Dirección de residencia» existe y con cuántas casillas (existe en 17 países de 32);
• si «Tipo de documento» y «Número de documento» son obligatorios, y a quién se le piden;
• si aparece «Expedido por», y si quiere un lugar o un país;
• si aparece el desplegable «Sexo» (en 8 países);
• si aparecen «Número de visado» y «Motivo de la estancia» (hoy solo en la República Checa);
• si aparece la sección «TASA TURÍSTICA» (en 23 países);
• si aparece la sección «FIRMA», es decir, solo donde la ley prevé la firma del huésped (en 4 países: Alemania, Austria, Francia y España);
• qué forma toma el bloque «Datos para la factura».

El orden de los bloques

Bajando desde arriba: el escaneo del documento, la asignación (habitación y fechas), los datos personales, el documento de identidad, el visado, los contactos, los datos de facturación, la dirección de residencia, la tasa turística, las notas, la firma y por último el botón que registra. Los bloques atados al país simplemente no aparecen donde no hacen falta, y el resto se cierra.

Escanear el documento

El primer bloque de la página es «DOCUMENTO», y lleva el botón «Escanear documento». No abre la cámara directamente: abre una elección entre «Tomar foto» y «Elegir de la galería». En un ordenador no hay cámara y solo queda la galería. Después del primer escaneo el botón dice «Escanear de nuevo».

La lectura se hace sobre la MRZ, la franja de caracteres de ancho fijo: en un documento de identidad está en el reverso, en un pasaporte en la página de la foto. El texto impreso del anverso no se lee, así que fotografiar el lado equivocado no deja nada que leer.

Qué rellena el escaneo, cuando sale bien: apellido, nombre, sexo, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, ciudadanía, tipo de documento y número de documento. Vuelve a leer siempre los campos antes de guardar: un documento gastado o una foto torcida puede equivocar una letra.

Se te dice el resultado, y hay tres distintos:

• Datos extraídos automáticamente — la lectura ha funcionado.
• No se ha podido leer nada — el servicio ha respondido y en el lado que fotografiaste no había nada legible. Este es el caso en que tiene sentido dar la vuelta al documento.
• La lectura automática no está disponible ahora — el servicio no ha respondido. Aquí dar la vuelta al documento no ayuda: rellena los campos a mano.

Leer el chip con NFC

Encima del botón de escaneo, en los teléfonos que tienen el lector, aparece «Leer con NFC». El botón existe solo en teléfonos y tabletas: en un ordenador no aparece en absoluto.

El camino pasa por dos pantallas, y la primera es otra vez una cámara. Tocar el botón abre «Enfocar la MRZ»: enfoca las líneas de caracteres de ancho fijo de la parte baja del documento, bien iluminadas y nítidas. La app captura por su cuenta, una y otra vez, hasta que consigue leerlas, y «Capturar» fuerza una toma de inmediato. Esos caracteres no rellenan el formulario: son la llave que abre el chip, y sin ellos el chip no se puede leer.

Si la cámara no lo consigue, «Introducir manualmente», arriba a la derecha, abre tres casillas — «Número de documento», «Fecha de nacimiento (AAMMDD)» y «Fecha de caducidad (AAMMDD)» — y después «Continuar». Las dos fechas quieren seis cifras en orden año-mes-día: el 3 de marzo de 1985 se escribe 850303. Es el único sitio de la app donde escribes una fecha de caducidad de un documento, y está ahí solo para abrir el chip: no se guarda en el huésped y no entra en ningún mensaje.

Después se lee el chip. Desliza el documento despacio a lo largo del dispositivo hasta que el chip se enganche. En un iPhone el sensor está arriba, en el borde superior; en Android está en la parte de atrás, en el centro o cerca de las cámaras. En cuanto oigas un sonido o notes una vibración, párate y mantén todo quieto hasta que la lectura acabe: si el documento se mueve, la lectura se corta y hay que repetirla.

Si el documento no tiene un chip legible la app te lo dice: la hoja se cierra con «Introducir manualmente» y los datos del huésped entran en el formulario a mano, como siempre.

Documento de identidad alemán. Su chip solo pueden leerlo las autoridades: cuando la cámara reconoce un documento de identidad alemán, la app ni siquiera intenta leerlo y te lo dice enseguida. Fotografía el reverso de la tarjeta, donde están las líneas con los caracteres <<<, o introduce los datos a mano. El pasaporte alemán, en cambio, se lee con normalidad.

Empezar por el apellido

El campo «Apellido» busca entre los huéspedes que ya se han alojado contigo: escribe al menos tres letras y la app ofrece los perfiles que coinciden. Elegir uno rellena toda la ficha, documento de identidad incluido. Es el camino más rápido para un huésped que vuelve, y el campo sigue siendo libre: un apellido nuevo simplemente lo escribes.

Los tres campos que solo aceptan una entrada de la lista

«Lugar de nacimiento», «Ciudadanía» y «Residencia» no son casillas libres: el valor hay que elegirlo del menú que aparece mientras escribes. El texto escrito y nunca confirmado se borra al salir del campo, con un mensaje que lo dice. No es un capricho: solo la entrada que eliges lleva la referencia que identifica el lugar sin ambigüedad, y es esa la que acaba en los mensajes a las autoridades.

• En alojamientos italianos, lugar de nacimiento y residencia ofrecen municipios italianos con su provincia, además de los países extranjeros.
• En alojamientos de cualquier otro país ofrecen ciudades del mundo, cada una con su país entre paréntesis.
• Al lado de cada sugerencia, y al lado del valor ya elegido, está la bandera del país. Está porque algunas siglas de provincia italiana chocan con siglas de país: AT es tanto Asti como Austria.

«Lugar de nacimiento» es obligatorio solo donde el país lo pide — hoy Italia, Francia y Bélgica: en los demás puedes dejarlo vacío y guardar no se detiene. «Ciudadanía», en cambio, se pide siempre, en todos los países: identifica el estado del huésped y todos los mensajes a las autoridades la necesitan.

Cuando eliges una ciudadanía, si el campo del teléfono está todavía vacío se rellena el prefijo internacional de ese país. Si el teléfono ya está escrito, se deja como está.

Mayúsculas en nombre y apellido

En alojamientos donde el módulo Questura está activo — hoy solo Italia — el teclado escribe «Apellido» y «Nombre» en mayúsculas: es la convención del formato de Alloggiati Web. En cualquier otro alojamiento el teclado pone en mayúscula la primera letra de cada palabra, porque las mayúsculas completas en otros idiomas estropean los nombres con diacríticos. En ambos casos, las mayúsculas que Alloggiati Web necesita las garantiza el servidor al enviar el archivo: lo que escribes aquí no cambia lo que llega a la policía italiana.

Habitación, fechas y tipo de huésped

El desplegable «Habitación» dice a qué habitación de la reserva pertenece este huésped; debajo están «Fecha de llegada» y «Fecha de salida», que pueden ser más estrechas que las de la reserva si el huésped llega más tarde o se va antes. En alojamientos italianos aparece también «Tipo de huésped», que para el huésped principal dice «HUÉSPED INDIVIDUAL» cuando está solo y «CABEZA DE FAMILIA» o «CABEZA DE GRUPO» cuando no.

El documento de identidad

La sección «DOCUMENTO» pide «Tipo de documento» y «Número de documento», y en algunos países «Expedido por». Aparece siempre para el huésped principal; para los demás aparece donde el país declara que quiere el tipo o el número — y son 23 países de 32. En Italia solo se pide el documento del huésped principal, porque es el que lleva el formato de la Questura.

«Tipo de documento» se rellena de dos maneras distintas: en alojamientos italianos es un campo con una lista que busca entre los tipos de documento de la Questura; en los demás es un desplegable con los documentos que ese país prevé (por ejemplo Personalausweis y Reisepass en Alemania y Austria, DNI, Pasaporte, NIE y permiso de residencia en España).

Visado y motivo de la estancia

Debajo del documento, en la República Checa, aparece «Motivo de la estancia» — un desplegable, con las entradas ya traducidas en la ficha del país — y debajo «Número de visado». Fue la autoridad checa la que pidió que el anfitrión pudiera rellenarlos, y en la misma petición dijo que no pueden ser obligatorios: muchos huéspedes extranjeros no tienen visado, y un motivo de la estancia dejado vacío se registra como otro.

Rellénalos cuando el huésped te dé la respuesta, déjalos vacíos cuando no la haya: una casilla vacía es un dato que falta, una casilla rellenada al azar es un dato falso. El número de visado no se fuerza a mayúsculas, porque es un identificador emitido por un estado y hay que copiarlo tal cual. Los dos valen para cualquier huésped, no solo para el principal.

Las fotos del documento

Si en «Configuración» › «Cumplimiento fiscal y legal» › «Check-in online» activaste la «Foto del documento de identidad», el huésped que hace el check-in online fotografía el anverso y el reverso del documento, y aquí aparece el recuadro «Foto del documento de identidad» con las miniaturas «Anverso» y «Reverso». Toca una miniatura para ampliarla, la papelera para borrarla. El recuadro solo está si el huésped subió al menos una foto, y solo lo ven los roles que gestionan las reservas.

Dónde aparecen depende de la pantalla. En un ordenador o una tableta ancha, las fotos están en un panel a la derecha del formulario: la foto que tocas se amplía dentro del panel y los campos quedan libres al lado, así copias los datos mirando el documento. En el teléfono, las miniaturas son el primer bloque de la página: la foto que tocas se abre en un recuadro arriba y el formulario se desplaza debajo; «Pantalla completa» la muestra en toda la pantalla, y un toque te devuelve al recuadro. En ambos casos «Anverso» y «Reverso» pasan de una cara a otra, los dedos o la rueda del ratón amplían, y la X cierra la foto y deja toda la página al formulario.

Las fotos se guardan cifradas y se borran solas 7 días después de la salida. Cómo se activa, y por qué conviene hacerlo solo cuando de verdad hace falta, se explica en la guía del Alojamiento.

Los datos de facturación

Debajo de los contactos, el bloque «Datos para la factura» nace cerrado y afecta solo al huésped principal: se abre con «Añadir datos de facturación» y se vuelve a cerrar con «Quitar», que también vacía los campos. Tiene dos formas, y otra vez elige el país del alojamiento.

Alojamientos italianos. Los campos son los habituales: «NIF / CIF», «NIF/IVA», «Código Destinatario SDI (7 caracteres)» y el correo certificado. El código fiscal y el número de IVA se comprueban en la forma solo cuando el cliente es italiano: 16 caracteres el primero, 11 cifras el segundo.

Cualquier otro alojamiento. SDI y correo certificado no aparecen, porque son conceptos italianos. En su lugar hay un interruptor «Particular» / «Empresa»: bajo Particular no aparece ningún identificador fiscal, bajo Empresa tienes «Razón social / Nombre», el número del registro mercantil y el identificador de IVA.

Las etiquetas llevan el nombre real que cada identificador tiene en el país correcto, y los dos países no son el mismo:

• el identificador de IVA toma el nombre del país del alojamiento, porque es la palabra que se imprime en la factura: un alojamiento checo escribe DIČ aunque el valor sea alemán;
• el registro mercantil toma el nombre del país del cliente, y solo aparece si ese país tiene uno: una empresa alemana no tiene IČO, y de hecho nunca se le pide.

Cuando el cliente es una empresa checa, al lado del campo del registro mercantil aparece «Cargar desde ARES», que rellena la razón social, el identificador de IVA y la dirección de facturación — calle, número, código postal, municipio y región — desde el registro público checo. Sigue al cliente, no al alojamiento: un anfitrión austriaco que factura a una empresa checa también lo ve.

Debajo está la dirección de facturación, que empieza por «País del cliente». Ese campo decide las dos reglas de arriba, así que conviene elegirlo de la lista que aparece mientras escribes: así la app conoce el código del país y puede mostrarte las etiquetas correctas.

La dirección de residencia

El bloque «Dirección de residencia» no se pide igual en todas partes: lo que ves lo decide el país del alojamiento, y en 15 países de 32 el bloque no aparece en absoluto — allí la residencia se da con la ciudad sola, en los datos personales.

No son las casillas de la dirección de facturación: son un dato aparte, y este es el que acaba en los mensajes a las autoridades. Si el huésped pide la factura a otra dirección — la sede de su empresa, por ejemplo —, escribe esa arriba, en «Dirección de facturación», y deja aquí donde vive de verdad.

Solo hay una regla que recordar: rellena los campos que ves. Los obligatorios te lo dicen ellos solos — deja uno vacío y guardar se detiene, dice cuál es y te lleva al campo que hay que completar; los demás puedes dejarlos en blanco.

La tasa turística

La sección «TASA TURÍSTICA» aparece en los países que tienen una tasa turística (23 de 32), y lleva el interruptor «Exento de tasa». Encendido, saca a este huésped por completo de la cuenta de la tasa de la reserva. En los países cuya ley o sistema pide el motivo (Chequia, Hungría, Eslovenia), con el interruptor activado aparece también el menú «Motivo de exención», con los motivos y códigos oficiales de ese país; el motivo sale en el registro de huéspedes.

Las exenciones que se pueden calcular solas no se registran aquí: los tramos de edad y el tope de noches ya son automáticos. La edad se calcula día a día desde la fecha de nacimiento, así que un cumpleaños durante la estancia mueve el tramo desde el día correcto, incluso cruzando el cambio de año. El interruptor es para los casos que ningún cálculo puede adivinar. Cuáles son lo deciden las ordenanzas municipales o la ley del país, no Vezpa: la app no guarda ninguna lista de ellos y no te pide un motivo.

Cuando la exención está apagada, puede aparecer también un desplegable «Reducción», con las reducciones del municipio de la habitación. Solo aparece en habitaciones conectadas a PayTourist, y solo si ese municipio tiene alguna registrada. Fíjate en lo que hace: la reducción no cambia el total de la tasa dentro de Vezpa; se envía a PayTourist junto con el huésped, y es allí donde surte efecto.

Notas y firma

El bloque «NOTAS» guarda un «Recordatorio» libre sobre el huésped y el interruptor «Recordar cumpleaños». Más abajo, solo donde la ley prevé la firma del huésped (Alemania, Austria, Francia y España), aparece «Firma del huésped», que es opcional: se abre un panel blanco, el huésped firma con el dedo o con un lápiz, y la firma se sube como imagen. Una vez capturada, el botón se pone verde y dice «Firma capturada».

La firma es para el alojamiento como prueba, y va al PDF del parte de entrada: ningún sistema gubernamental conectado la recibe. En los demás países con parte de entrada la sección no aparece: el PDF se imprime igualmente, con la línea para firmar en papel.

Registrar al huésped

La acción que registra está en dos sitios, y es la misma acción: al final de la página el botón naranja «Registrar huésped» (o «Registrar huésped principal») con el número de noches, y arriba, al lado de la flecha de volver, la palabra sola «REGISTRAR». Son dos porque el formulario es largo: quien rellena los primeros campos no debería tener que bajar hasta el final para guardar. Mientras el registro está en marcha, los dos se apagan juntos, para que el huésped no se registre dos veces.

En una ventana muy estrecha el botón de arriba se reduce al icono solo, y si no hay sitio ni para eso desaparece: queda el de abajo, que está siempre.

Al tocar, se ejecutan cuatro comprobaciones, en este orden: los campos obligatorios de la pantalla, los tres campos que quieren una entrada elegida de la lista, las reglas del país (documento, dirección, sexo, fechas) y por último una comprobación en el servidor. Si algo está mal el formulario se queda abierto: el problema se escribe debajo de cada casilla afectada, la página baja hasta la primera y le da el foco, y un aviso al final de la pantalla resume todo lo que falta. Cuando todo está en orden el huésped se registra y la pantalla se cierra.

En un huésped que no es el principal, debajo del botón naranja, está también «Eliminar huésped». En el huésped principal no aparece: la reserva no puede quedarse sin uno.

La hoja que se abre — «Eliminar huésped» — pregunta qué se quita de la cuenta, con las mismas opciones que al añadir: «Adulto», o «Niño» con un selector de edad. Las edades que se ofrecen son solo las realmente declaradas en esa habitación — quitas un niño que está —, y el importe que vuelve cambia con la edad que eliges: un bebé y un joven no valen el mismo recargo.

En una reserva sin edades declaradas — las más antiguas, o las que llegaron de un portal que envía un niño por habitación sin la edad —, la hoja ofrece en su lugar los tres tramos, cada uno con su franja de años al lado: «Bebé», «Joven» y «Adulto». Añade «Sin cambios» cuando ninguno de los tres está ya a cero. En habitaciones con el modelo de precios Derivado la hoja ofrece los porcentajes configurados: allí la edad no entra en la elección.

El chip da la ciudad pero no el país

Algunos documentos dan el lugar de nacimiento como una ciudad sola — BERLIN, TOLEDO —, sin decir en qué país está. Después de una lectura NFC, Vezpa intenta deducirlo por su cuenta a partir del país del alojamiento, de la ciudadanía y del estado que expidió el documento.

Cuando la ciudad existe en varios países y ninguna de esas pistas lo resuelve — Toledo existe en España, Estados Unidos, Brasil y Filipinas —, la app te lo pregunta, con la lista de países posibles. Si cancelas, el lugar de nacimiento queda por completar a mano y el campo te lo recuerda con el mensaje «Completa el lugar de nacimiento».

«Expedido por»: dos países, dos preguntas distintas

Es una casilla, pero no pide lo mismo en todas partes.

• En Italia el formato de Alloggiati Web lo exige y quiere un lugar o una autoridad (un municipio en la forma MUNICIPIO - PROVINCIA, o un estado extranjero). Es obligatorio para el huésped principal.
• En Bulgaria y Portugal lo exige la ficha del país y quiere el país que expidió el documento. Allí la casilla se muestra pero no bloquea el guardado.
• En cualquier otro país la casilla no aparece en absoluto.

La lista que se ofrece es la misma en los dos casos y mezcla países con autoridades expedidoras italianas: hoy es la única que la comprobación del servidor acepta.

La ciudad de residencia de los huéspedes extranjeros

El campo «Residencia» se dibuja siempre, en todos los países. Lo que cambia es si es obligatorio, y tres reglas distintas pueden activarlo:

• en Italia lo exige la Questura;
• Croacia lo declara campo obligatorio del check-in electrónico, también para huéspedes residentes en el extranjero;
• en Polonia, Suecia, los Países Bajos y Dinamarca es obligatorio por otro motivo: allí el bloque de la dirección no existe, pero el municipio de residencia hay que declararlo igual, así que este campo es el único sitio donde ponerlo.

En cualquier otro país puede quedarse vacío.

Cuando llegas aquí desde una notificación

Si un mensaje a una autoridad se ha quedado atascado en uno de los campos de este huésped, la notificación te trae directamente aquí y arriba del formulario aparece un panel naranja, con el sistema que se ha detenido y el motivo. Donde el servidor puede sugerir el valor correcto, el panel lleva también el botón que lo aplica. El panel se cierra con la X y no te impide guardar.

Un huésped en una reserva sin habitación

En el desplegable «Habitación», la entrada de una reserva que no tiene habitación está escrita en rojo y negrita y dice «Habitación no asignada» en lugar del nombre. El texto dice lo que dice el color, así que se lee incluso sin distinguir el rojo.

Puedes registrar al huésped igualmente: el registro no depende de que la habitación esté asignada. El rojo es un recordatorio de que en esa reserva queda una habitación por asignar, y la asignas desde la ficha de la reserva, con «Asignar habitación».

Cuando el servidor corrige o avisa

La comprobación en el servidor puede corregir un valor — un municipio que ya no existe, sustituido por el que lo absorbió, por ejemplo — o decirte qué ha descartado. En los dos casos te lo muestra antes de seguir, y ves la corrección escrita en el campo. Si no se mostrara, una corrección del servidor sería indistinguible de un valor perdido.

Si el servidor no responde en absoluto, guardar no se bloquea: se te dice que la comprobación no se ha ejecutado y decides si sigues. Puedes estar sin conexión con el documento en la mano, y en ese caso registrar es mejor que no registrar.

Quién puede estar en esta pantalla

El registro de huéspedes sigue el permiso de escribir en las reservas. El botón «Cargar desde ARES» pide algo más — acceso a datos fiscales —, así que la recepción ve el campo del registro mercantil y lo rellena a mano, pero el botón no le aparece.

• He escrito la ciudad y ha desaparecido al salir del campo. Lugar de nacimiento, ciudadanía y residencia solo aceptan una entrada elegida del menú: vuelve a abrir el campo, escribe dos letras y toca la fila correcta.
• He escaneado el documento y no se ha rellenado nada. Mira el mensaje: si dice que no se ha podido leer nada, has fotografiado el lado sin la franja de caracteres — en un documento de identidad es el reverso. Si dice que la lectura no está disponible, no se puede llegar al servicio y los campos entran a mano.
• No encuentro el botón de NFC. Solo existe en teléfonos y tabletas con lector NFC. En un ordenador no hay.
• No veo la sección del documento en un huésped. Esa es la de los campos, no el bloque de escaneo que lleva el mismo nombre arriba de la página y está siempre. Fuera de Italia los campos se piden a todos los huéspedes solo donde el país lo prevé; donde no, aparecen solo para el huésped principal.
• No veo la casilla «Expedido por». Aparece en Italia, Bulgaria y Portugal. En los demás países el documento se declara sin ella.
• No veo el bloque de la dirección. Existe en 17 países de 32. Donde no, la residencia se da con la ciudad sola en los datos personales.
• No veo el desplegable del sexo. Aparece en los 8 países donde una autoridad o el libro de huéspedes lo pide. Un valor ya leído del documento se queda guardado incluso donde el desplegable no se muestra.
• No veo la sección de la firma. Aparece solo en Alemania, Austria, Francia y España, donde la ley pide la firma del huésped. En los demás países no hace falta: si existe el parte de entrada, lo imprimes y lo haces firmar en papel.
• No veo el desplegable «Reducción». Solo aparece en habitaciones conectadas a PayTourist, y solo si el municipio tiene reducciones registradas.
• He puesto una reducción y el total de la tasa no ha cambiado. Es lo previsto: la reducción viaja a PayTourist y no toca la cuenta dentro de Vezpa. Para sacar a un huésped de la cuenta, usa «Exento de tasa».
• No encuentro dónde poner la fecha de caducidad del documento. El formulario del huésped no la pide: recoge el tipo, el número y, donde está previsto, quién lo expidió. La única casilla que la pide es «Fecha de caducidad (AAMMDD)», en el recurso manual de la lectura NFC, y está ahí solo para abrir el chip: no se guarda en el huésped.
• No veo el botón de ARES. Solo aparece si el cliente de la factura es checo, y solo para quien tiene acceso a datos fiscales. El campo se puede rellenar a mano igualmente.
• El botón de arriba ha desaparecido. En ventanas muy estrechas se reduce al icono y luego cede su sitio: usa el del final de la página.
• He tocado Registrar y no pasa nada. Baja por la página: el campo que falta lleva el mensaje debajo de su casilla, y la página ya se ha movido hasta allí. Si no has visto ningún mensaje, el registro ya estaba en marcha.
• No encuentro «Eliminar huésped». No está en el huésped principal de la reserva. En cualquier otro huésped está al final, debajo del botón naranja.