Anleitung Gastregistrierung

Hier erfassen Sie die Daten eines Gastes einer Buchung: Personalien, Ausweisdokument, Kontakte, Kurtaxe und, für die buchende Person, die Rechnungsdaten. Sie kommen von der Buchungskarte hierher: tippen Sie in der Liste auf den Namen eines Gastes, oder auf «Gast hinzufügen», was die Zeile anlegt und diesen Bildschirm gleich öffnet.

Der Hauptgast der Buchung hat ein paar Blöcke, die die anderen nicht haben: die Rechnungsdaten gehören ihm allein, und sein Ausweisdokument wird immer verlangt. Bei jedem anderen Gast erscheint in der oberen Leiste ein Stern, «Zum Hauptgast machen», der ihn zum Hauptgast befördert.

Wer entscheidet, welche Felder Sie sehen

Nicht Sie, und wir auch nicht: das Land der Unterkunft entscheidet. Vezpa hält für jedes der 32 Länder, die Sie wählen können, ein Blatt mit den Feldern, die die Behörden jenes Landes von Gesetzes wegen verlangen, und mit der Angabe, welche Pflicht sind und welche nicht. Der Bildschirm wird aus diesem Blatt gezeichnet. Es gibt nichts einzustellen, und die Felder folgen dem Land der Unterkunft, auch wenn der Gast vom anderen Ende der Welt kommt.

Was sich mit dem Land konkret ändert:

• ob der Block «Wohnanschrift» existiert und mit wie vielen Feldern (er existiert in 17 Ländern von 32);
• ob «Dokumenttyp» und «Dokumentnummer» Pflicht sind und von wem sie verlangt werden;
• ob «Ausgestellt von» erscheint und ob es einen Ort oder ein Land will;
• ob die Auswahl «Geschlecht» erscheint (in 8 Ländern);
• ob «Visumnummer» und «Aufenthaltszweck» erscheinen (heute nur in Tschechien);
• ob der Abschnitt «KURTAXE» erscheint (in 23 Ländern);
• ob der Abschnitt «UNTERSCHRIFT» erscheint, also nur dort, wo das Gesetz die Unterschrift des Gastes vorsieht (in 4 Ländern: Deutschland, Österreich, Frankreich und Spanien);
• welche Gestalt der Block «Rechnungsdaten» annimmt.

Die Reihenfolge der Blöcke

Von oben nach unten: der Dokumentenscan, die Zuordnung (Zimmer und Daten), die Personalien, das Ausweisdokument, das Visum, die Kontakte, die Rechnungsdaten, die Wohnanschrift, die Kurtaxe, die Notizen, die Unterschrift und schließlich die Schaltfläche, die registriert. Blöcke, die am Land hängen, erscheinen dort einfach nicht, wo sie nicht gebraucht werden, und der Rest schließt die Lücke.

Das Dokument scannen

Der erste Block der Seite ist «DOKUMENT», und er trägt die Schaltfläche «Dokument scannen». Sie öffnet nicht gleich die Kamera: sie öffnet eine Wahl zwischen «Foto aufnehmen» und «Aus Galerie wählen». Auf einem Computer gibt es keine Kamera und nur die Galerie bleibt. Nach dem ersten Scan liest die Schaltfläche «Erneut scannen».

Gelesen wird die MRZ, der Streifen mit den gleich breiten Zeichen: auf einem Personalausweis liegt er auf der Rückseite, in einem Pass auf der Bildseite. Der gedruckte Text auf der Vorderseite wird nicht gelesen, also bleibt beim Fotografieren der falschen Seite nichts zu lesen.

Was der Scan ausfüllt, wenn er gelingt: Nachname, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsbürgerschaft, Dokumenttyp und Dokumentnummer. Lesen Sie die Felder vor dem Speichern immer nach: ein abgenutztes Dokument oder ein schiefes Foto kann einen Buchstaben verfehlen.

Das Ergebnis wird Ihnen gesagt, und es gibt drei verschiedene:

• Daten automatisch übernommen — das Lesen hat funktioniert.
• Es war nichts zu lesen — der Dienst hat geantwortet, und auf der fotografierten Seite war nichts Lesbares. Das ist der Fall, in dem es Sinn hat, das Dokument umzudrehen.
• Das automatische Lesen ist gerade nicht verfügbar — der Dienst hat nicht geantwortet. Hier hilft Umdrehen nicht: füllen Sie die Felder von Hand aus.

Den Chip mit NFC lesen

Über der Scan-Schaltfläche erscheint auf Telefonen, die den Leser haben, «Mit NFC lesen». Die Schaltfläche gibt es nur auf Telefonen und Tablets: auf einem Computer erscheint sie überhaupt nicht.

Der Weg führt über zwei Bildschirme, und der erste ist wieder eine Kamera. Ein Tippen auf die Schaltfläche öffnet «MRZ einrahmen»: rahmen Sie die Zeilen mit den gleich breiten Zeichen am unteren Rand des Dokuments ein, gut beleuchtet und scharf. Die App nimmt von selbst auf, wieder und wieder, bis sie sie lesen kann, und «Aufnehmen» erzwingt sofort eine Aufnahme. Diese Zeichen füllen das Formular nicht aus: sie sind der Schlüssel, der den Chip öffnet, und ohne sie lässt sich der Chip nicht lesen.

Wenn die Kamera es nicht schafft, öffnet «Manuell eingeben» oben rechts drei Felder — «Dokumentnummer», «Geburtsdatum (JJMMTT)» und «Ablaufdatum (JJMMTT)» — und dann «Weiter». Beide Datumsangaben wollen sechs Ziffern in der Reihenfolge Jahr-Monat-Tag: der 3. März 1985 wird 850303 geschrieben. Es ist die einzige Stelle in der App, an der Sie ein Ablaufdatum eines Dokuments eintippen, und sie ist nur dafür da, den Chip zu öffnen: es wird nicht beim Gast gespeichert und geht in keine Meldung ein.

Dann wird der Chip gelesen. Führen Sie das Dokument langsam am Gerät entlang, bis der Chip gefasst wird. Auf einem iPhone sitzt der Sensor oben, an der oberen Kante; auf Android auf der Rückseite, in der Mitte oder nahe den Kameras. Sobald Sie einen Ton hören oder eine Vibration spüren, halten Sie an und alles still, bis das Lesen endet: bewegt sich das Dokument, bricht das Lesen ab und muss wiederholt werden.

Hat das Dokument keinen lesbaren Chip, sagt es die App: das Blatt schließt mit «Manuell eingeben», und die Daten des Gastes gehen wie gewohnt von Hand ins Formular.

Deutscher Personalausweis. Seinen Chip können nur Behörden lesen: Erkennt die Kamera einen deutschen Personalausweis, versucht die App gar nicht erst, ihn zu lesen, und sagt es sofort. Fotografieren Sie die Rückseite des Ausweises mit den Zeilen aus <<<-Zeichen oder geben Sie die Daten manuell ein. Der deutsche Reisepass wird dagegen ganz normal gelesen.

Mit dem Nachnamen anfangen

Das Feld «Nachname» sucht unter den Gästen, die schon bei Ihnen waren: tippen Sie mindestens drei Buchstaben, und die App schlägt die passenden Profile vor. Eines auszuwählen füllt den ganzen Datensatz, Ausweisdokument inbegriffen. Für einen wiederkehrenden Gast ist es der schnellste Weg, und das Feld bleibt frei: einen neuen Nachnamen schreiben Sie einfach.

Die drei Felder, die nur einen Eintrag aus der Liste annehmen

«Geburtsort», «Staatsbürgerschaft» und «Wohnsitz» sind keine freien Felder: der Wert muss aus dem Menü gewählt werden, das beim Tippen erscheint. Geschriebener und nie bestätigter Text wird beim Verlassen des Feldes gelöscht, mit einer Meldung, die es sagt. Es ist keine Laune: nur der gewählte Eintrag trägt die Kennung, die den Ort ohne Zweideutigkeit bestimmt, und sie ist es, die in den Meldungen an die Behörden landet.

• In italienischen Unterkünften bieten Geburtsort und Wohnsitz italienische Orte mit ihrer Provinz an, dazu die fremden Länder.
• In Unterkünften in jedem anderen Land bieten sie Städte der Welt an, jede mit ihrem Land in Klammern.
• Neben jedem Vorschlag, und neben dem schon gewählten Wert, steht die Flagge des Landes. Sie ist da, weil einige italienische Provinzkürzel mit Länderkürzeln zusammenstoßen: AT ist sowohl Asti als auch Österreich.

«Geburtsort» ist Pflicht nur dort, wo das Land ihn verlangt — heute Italien, Frankreich und Belgien: anderswo dürfen Sie ihn leer lassen, und das Speichern hält nicht an. «Staatsbürgerschaft» dagegen wird immer verlangt, in jedem Land: sie bestimmt den Staat des Gastes, und jede Meldung an die Behörden braucht sie.

Wenn Sie eine Staatsbürgerschaft wählen und das Telefonfeld noch leer ist, wird die internationale Vorwahl jenes Landes eingesetzt. Ist das Telefon schon geschrieben, bleibt es unberührt.

Großbuchstaben bei Vor- und Nachnamen

In Unterkünften, in denen das Modul Questura an ist — heute nur Italien — schreibt die Tastatur «Nachname» und «Vorname» in Großbuchstaben: so will es das Format von Alloggiati Web. In jeder anderen Unterkunft schreibt die Tastatur den ersten Buchstaben jedes Wortes groß, weil durchgehende Großbuchstaben anderswo Namen mit diakritischen Zeichen verstümmeln. In beiden Fällen sichert der Server die Großbuchstaben, die Alloggiati Web braucht, beim Senden der Datei zu: was Sie hier tippen, ändert nicht, was zur italienischen Polizei geht.

Zimmer, Daten und Gasttyp

Die Auswahl «Zimmer» sagt, zu welchem Zimmer der Buchung dieser Gast gehört; darunter sitzen «Anreisedatum» und «Abreisedatum», die enger sein können als die der Buchung, wenn der Gast später kommt oder früher geht. In italienischen Unterkünften erscheint auch «Gasttyp», der beim Hauptgast «EINZELGAST» liest, wenn er allein ist, und «FAMILIENOBERHAUPT» oder «GRUPPENLEITER», wenn nicht.

Das Ausweisdokument

Der Abschnitt «DOKUMENT» verlangt «Dokumenttyp» und «Dokumentnummer», und in einigen Ländern «Ausgestellt von». Er erscheint immer beim Hauptgast; bei den anderen Gästen erscheint er dort, wo das Land erklärt, dass es den Typ oder die Nummer will — und das sind 23 Länder von 32. In Italien wird nur das Dokument des Hauptgastes verlangt, weil es dieses ist, das das Format der Questura trägt.

«Dokumenttyp» wird auf zwei verschiedene Weisen ausgefüllt: in italienischen Unterkünften ist es ein Feld mit einer Liste, die die Dokumenttypen der Questura durchsucht; anderswo ist es eine Auswahl mit den Dokumenten, die jenes Land vorsieht (zum Beispiel Personalausweis und Reisepass in Deutschland und Österreich, DNI, Pasaporte, NIE und permiso de residencia in Spanien).

Visum und Aufenthaltszweck

Unter dem Dokument erscheint in Tschechien «Aufenthaltszweck» — eine Auswahl, mit den Einträgen schon im Länderblatt übersetzt — und darunter «Visumnummer». Es war die tschechische Behörde, die verlangt hat, dass der Gastgeber sie ausfüllen kann, und in derselben Anfrage gesagt hat, dass sie nicht Pflicht sein dürfen: viele ausländische Gäste haben kein Visum, und ein leer gelassener Aufenthaltszweck wird als sonstiges erfasst.

Füllen Sie sie aus, wenn der Gast Ihnen die Antwort gibt, lassen Sie sie leer, wenn es keine gibt: ein leeres Feld ist ein fehlendes Datum, ein aufs Geratewohl gefülltes ein falsches. Die Visumnummer wird nicht zu Großbuchstaben gezwungen, weil sie eine von einem Staat ausgestellte Kennung ist und abgeschrieben werden muss, wie sie dasteht. Beide gelten für jeden Gast, nicht nur für den Hauptgast.

Die Fotos des Ausweises

Wenn Sie unter «Konfiguration» › «Steuer & Rechtliches» › «Online-Check-in» das «Foto des Ausweisdokuments» eingeschaltet haben, fotografiert der Gast beim Online-Check-in Vorder- und Rückseite des Ausweises, und hier erscheint der Kasten «Foto des Ausweisdokuments» mit den Vorschaubildern «Vorderseite» und «Rückseite». Tippen Sie auf ein Vorschaubild, um es zu vergrößern, auf den Papierkorb, um es zu löschen. Der Kasten erscheint nur, wenn der Gast mindestens ein Foto hochgeladen hat, und nur die Rollen, die Buchungen verwalten, sehen ihn.

Wo sie erscheinen, hängt vom Bildschirm ab. Auf einem Computer oder einem breiten Tablet stehen die Fotos in einem Bereich rechts neben dem Formular: das angetippte Foto wird in diesem Bereich vergrößert und die Felder bleiben daneben frei, sodass Sie die Daten mit Blick auf das Dokument übernehmen. Auf dem Telefon sind die Miniaturen der erste Block der Seite: das angetippte Foto öffnet sich in einem Feld oben und das Formular läuft darunter weiter; «Vollbild» zeigt es auf dem ganzen Bildschirm, und ein Tippen bringt Sie zum Feld zurück. In beiden Fällen wechseln «Vorderseite» und «Rückseite» zwischen den Seiten, Finger oder Mausrad vergrößern, und das X schließt das Foto und gibt die ganze Seite dem Formular zurück.

Die Fotos werden verschlüsselt gespeichert und 7 Tage nach der Abreise automatisch gelöscht. Wie man die Funktion einschaltet und warum nur dann, wenn man sie wirklich braucht, steht in der Anleitung zur Unterkunft.

Die Rechnungsdaten

Unter den Kontakten startet der Block «Rechnungsdaten» geschlossen und betrifft allein den Hauptgast: er öffnet sich mit «Rechnungsdaten hinzufügen» und schließt wieder mit «Entfernen», was auch die Felder leert. Er hat zwei Gestalten, und wieder wählt das Land der Unterkunft.

Italienische Unterkünfte. Die Felder sind die gewohnten: «Steuernummer», «USt-IdNr.», «SDI-Empfängercode (7 Zeichen)» und die beglaubigte E-Mail. Steuernummer und USt-IdNr. werden nur dann auf die Form geprüft, wenn der Kunde Italiener ist: 16 Zeichen die erste, 11 Ziffern die zweite.

Jede andere Unterkunft. SDI und beglaubigte E-Mail erscheinen nicht, weil sie italienische Begriffe sind. An ihrer Stelle steht ein Schalter «Privatperson» / «Unternehmen»: unter Privatperson erscheint keine Steuerkennung, unter Unternehmen bekommen Sie «Firma / Name», die Handelsregisternummer und die Umsatzsteuer-Kennung.

Die Bezeichnungen tragen den wirklichen Namen, den jede Kennung im richtigen Land hat, und die beiden Länder sind nicht dasselbe:

• die Umsatzsteuer-Kennung nimmt ihren Namen vom Land der Unterkunft, weil es das Wort ist, das auf der Rechnung steht: eine tschechische Unterkunft schreibt DIČ, auch wenn der Wert deutsch ist;
• das Handelsregister nimmt seinen Namen vom Land des Kunden und erscheint nur, wenn jenes Land eines hat: ein deutsches Unternehmen hat kein IČO, und wird in der Tat nie danach gefragt.

Ist der Kunde ein tschechisches Unternehmen, erscheint neben dem Handelsregisterfeld «Von ARES laden», was Firmenname, Umsatzsteuer-Kennung und die Rechnungsadresse — Straße, Nummer, Postleitzahl, Ort und Region — aus dem tschechischen öffentlichen Register füllt. Es folgt dem Kunden, nicht der Unterkunft: ein österreichischer Gastgeber, der einem tschechischen Unternehmen eine Rechnung stellt, sieht es auch.

Darunter sitzt die Rechnungsadresse, die mit «Land des Kunden» beginnt. Dieses Feld entscheidet die beiden Regeln hier oben, also lohnt es sich, es aus der Liste zu wählen, die beim Tippen erscheint: so kennt die App das Länderkürzel und kann Ihnen die richtigen Bezeichnungen zeigen.

Die Wohnanschrift

Der Block «Wohnanschrift» wird nicht überall gleich verlangt: was Sie sehen, entscheidet das Land der Unterkunft, und in 15 Ländern von 32 erscheint der Block überhaupt nicht — dort wird der Wohnsitz mit der Stadt allein angegeben, in den Personalien.

Das sind nicht die Felder der Rechnungsadresse: sie sind ein eigenes Datum, und dieses ist das, das in den Meldungen an die Behörden landet. Wenn der Gast die Rechnung an eine andere Adresse verlangt — den Sitz seines Unternehmens etwa —, schreiben Sie jene oben unter «Rechnungsadresse» und lassen hier stehen, wo er tatsächlich wohnt.

Es gibt nur eine Regel zu behalten: füllen Sie die Felder aus, die Sie sehen. Die Pflichtfelder sagen es von selbst — lassen Sie eines leer, hält das Speichern an, sagt welches und bringt Sie zum Feld, das zu vervollständigen ist; die anderen dürfen Sie leer lassen.

Die Kurtaxe

Der Abschnitt «KURTAXE» erscheint in Ländern, die eine Kurtaxe haben (23 von 32), und trägt den Schalter «Von der Kurtaxe befreit». Eingeschaltet nimmt er diesen Gast ganz aus der Steuerzählung der Buchung heraus. In den Ländern, deren Gesetz oder System den Grund verlangt (Tschechien, Ungarn, Slowenien), erscheint bei eingeschaltetem Schalter auch das Menü «Befreiungsgrund» mit den amtlichen Gründen und Codes dieses Landes; der Grund erscheint im Gästeregister.

Befreiungen, die sich von selbst errechnen lassen, werden hier nicht erfasst: Altersstufen und die Obergrenze der Nächte sind schon automatisch. Das Alter wird Tag für Tag aus dem Geburtsdatum errechnet, sodass ein Geburtstag während des Aufenthalts die Stufe vom richtigen Tag an verschiebt, auch über den Jahreswechsel. Der Schalter ist für die Fälle, die keine Rechnung erraten kann. Welche das sind, entscheiden die Gemeindeordnung oder das Gesetz des Landes, nicht Vezpa: die App führt keine Liste davon und fragt Sie nach keinem Grund.

Ist die Befreiung aus, kann auch eine Auswahl «Ermäßigung» erscheinen, mit den Ermäßigungen der Gemeinde des Zimmers. Sie erscheint nur bei Zimmern, die an PayTourist angeschlossen sind, und nur, wenn jene Gemeinde welche hinterlegt hat. Beachten Sie, was sie tut: die Ermäßigung ändert die Steuersumme in Vezpa nicht; sie wird zusammen mit dem Gast an PayTourist gesendet, und dort wirkt sie.

Notizen und Unterschrift

Der Block «NOTIZEN» hält einen freien «Vermerk» über den Gast und den Schalter «Geburtstag merken». Weiter unten erscheint nur dort, wo das Gesetz die Unterschrift des Gastes vorsieht (Deutschland, Österreich, Frankreich und Spanien), «Unterschrift des Gastes», und sie ist freiwillig: ein weißes Feld öffnet sich, der Gast unterschreibt mit dem Finger oder einem Stift, und die Unterschrift wird als Bild hochgeladen. Einmal erfasst, wird die Schaltfläche grün und liest «Unterschrift erfasst».

Die Unterschrift ist für die Unterkunft als Nachweis, und sie geht in das PDF des Meldeformulars: kein angeschlossenes Behördensystem erhält sie. In den anderen Ländern mit Meldeformular fehlt der Abschnitt: Das PDF wird trotzdem gedruckt, mit der Zeile zum Unterschreiben auf Papier.

Den Gast registrieren

Die Handlung, die registriert, sitzt an zwei Stellen, und es ist dieselbe Handlung: unten auf der Seite die orange Schaltfläche «Gast registrieren» (oder «Hauptgast registrieren») mit der Zahl der Nächte, und oben, neben dem Pfeil zurück, das einzelne Wort «REGISTRIEREN». Es sind zwei, weil das Formular lang ist: wer die ersten Felder ausfüllt, soll nicht bis ganz nach unten scrollen müssen, um zu speichern. Während die Registrierung läuft, werden beide zusammen dunkel, damit der Gast nicht zweimal registriert wird.

In einem sehr schmalen Fenster schrumpft die obere Schaltfläche auf das Symbol allein, und wenn nicht einmal dafür Platz ist, verschwindet sie: die untere, die immer da ist, bleibt.

Beim Tippen laufen vier Prüfungen, in dieser Reihenfolge: die Pflichtfelder des Bildschirms, die drei Felder, die einen aus der Liste gewählten Eintrag wollen, die Regeln des Landes (Dokument, Adresse, Geschlecht, Daten) und schließlich eine Prüfung auf dem Server. Stimmt etwas nicht, bleibt das Formular offen: das Problem steht unter jedem betroffenen Feld, die Seite springt zum ersten und gibt ihm den Fokus, und ein Hinweis am unteren Rand fasst alles zusammen, was fehlt. Ist alles in Ordnung, wird der Gast registriert und der Bildschirm schließt.

Bei einem Gast, der nicht der Hauptgast ist, steht unter der orangen Schaltfläche auch «Gast entfernen». Beim Hauptgast erscheint sie nicht: die Buchung darf nicht ohne einen bleiben.

Das Blatt, das sich öffnet — «Gast entfernen» —, fragt, was von der Rechnung abgeht, mit den gleichen Wahlmöglichkeiten wie beim Hinzufügen: «Erwachsener», oder «Kind» mit einer Altersauswahl. Angeboten werden nur die Alter, die in jenem Zimmer tatsächlich erklärt sind — Sie nehmen ein Kind weg, das da ist —, und der Betrag, der zurückkommt, ändert sich mit dem gewählten Alter: ein Kleinkind und ein Jugendlicher sind nicht denselben Aufschlag wert.

Bei einer Buchung ohne erklärte Alter — den älteren, oder solchen, die von einem Portal kamen, das ein Kind pro Zimmer ohne Alter sendet — bietet das Blatt stattdessen die drei Stufen an, jede mit ihrer Jahresspanne daneben: «Kleinkind», «Jugendlicher» und «Erwachsener». Es fügt «Keine Änderung» hinzu, wenn keine der drei schon auf null steht. Bei Zimmern mit dem Preismodell Abgeleitet bietet das Blatt die eingestellten Prozentsätze an: dort spielt das Alter bei der Wahl keine Rolle.

Der Chip gibt die Stadt, aber nicht das Land

Manche Dokumente geben den Geburtsort als Stadt allein an — BERLIN, TOLEDO —, ohne zu sagen, in welchem Land sie liegt. Nach einem NFC-Lesen versucht Vezpa, es selbst zu erschließen, aus dem Land der Unterkunft, der Staatsbürgerschaft und dem Staat, der das Dokument ausgestellt hat.

Wenn die Stadt in mehreren Ländern existiert und keiner dieser Hinweise es entscheidet — Toledo gibt es in Spanien, den Vereinigten Staaten, Brasilien und auf den Philippinen —, fragt die App Sie, mit der Liste der möglichen Länder. Brechen Sie ab, bleibt der Geburtsort von Hand zu vervollständigen, und das Feld erinnert Sie mit der Meldung «Geburtsort vervollständigen».

«Ausgestellt von»: zwei Länder, zwei verschiedene Fragen

Es ist ein Feld, aber es fragt nicht überall nach demselben.

• In Italien verlangt es das Format von Alloggiati Web, und es will einen Ort oder eine Behörde (einen Ort in der Form ORT - PROVINZ, oder einen fremden Staat). Für den Hauptgast ist es Pflicht.
• In Bulgarien und Portugal verlangt es das Länderblatt, und es will das Land, das das Dokument ausgestellt hat. Dort wird das Feld gezeigt, hält das Speichern aber nicht an.
• In jedem anderen Land erscheint das Feld überhaupt nicht.

Die angebotene Liste ist in beiden Fällen dieselbe und mischt Länder mit italienischen ausstellenden Behörden: sie ist heute die einzige, die die Prüfung auf dem Server annimmt.

Die Wohnstadt ausländischer Gäste

Das Feld «Wohnsitz» wird immer gezeichnet, in jedem Land. Was sich ändert, ist, ob es Pflicht ist, und drei verschiedene Regeln können das einschalten:

• in Italien verlangt es die Questura;
• Kroatien erklärt es zu einem Pflichtfeld des elektronischen Check-ins, auch für im Ausland wohnende Gäste;
• in Polen, Schweden, den Niederlanden und Dänemark ist es aus einem anderen Grund Pflicht: dort gibt es den Adressblock nicht, aber der Wohnort muss dennoch erklärt werden, also ist dieses Feld der einzige Platz dafür.

In jedem anderen Land darf es leer bleiben.

Wenn Sie von einer Benachrichtigung hierher kommen

Ist eine Meldung an eine Behörde an einem Feld dieses Gastes hängen geblieben, bringt die Benachrichtigung Sie direkt hierher, und oben am Formular erscheint eine orange Tafel mit dem System, das angehalten hat, und dem Grund. Wo der Server den richtigen Wert vorschlagen kann, trägt die Tafel auch die Schaltfläche, die ihn einsetzt. Die Tafel schließt mit dem X und hindert Sie nicht am Speichern.

Ein Gast auf einer Buchung ohne Zimmer

In der Auswahl «Zimmer» ist der Eintrag einer Buchung ohne Zimmer in rot und fett geschrieben und liest «Zimmer nicht zugeordnet» anstelle des Namens. Der Text sagt, was die Farbe sagt, sodass er auch ohne Rotunterscheidung lesbar bleibt.

Sie können den Gast dennoch registrieren: die Registrierung hängt nicht davon ab, dass das Zimmer zugeordnet ist. Das Rot ist eine Erinnerung, dass auf jener Buchung noch ein Zimmer zuzuordnen ist, und Sie ordnen es von der Buchungskarte aus zu, mit «Zimmer zuordnen».

Wenn der Server korrigiert oder warnt

Die Prüfung auf dem Server kann einen Wert korrigieren — einen Ort, den es nicht mehr gibt, ersetzt durch den, der ihn aufgenommen hat, zum Beispiel — oder Ihnen sagen, was sie verworfen hat. In beiden Fällen zeigt sie es Ihnen, bevor sie weitergeht, und Sie sehen die Korrektur im Feld geschrieben. Würde sie nicht gezeigt, wäre eine Korrektur des Servers von einem verlorenen Wert nicht zu unterscheiden.

Antwortet der Server überhaupt nicht, wird das Speichern nicht blockiert: Ihnen wird gesagt, dass die Prüfung nicht gelaufen ist, und Sie entscheiden, ob Sie weitermachen. Sie können offline sein, mit dem Dokument in der Hand, und in diesem Fall ist Registrieren besser als nicht registrieren.

Wer auf diesem Bildschirm sein darf

Die Gastregistrierung folgt der Berechtigung, auf Buchungen zu schreiben. Die Schaltfläche «Von ARES laden» verlangt etwas mehr — Zugang zu Steuerdaten —, sodass die Rezeption das Handelsregisterfeld sieht und von Hand füllt, die Schaltfläche für sie aber nicht erscheint.

• Ich habe die Stadt getippt und sie war weg, als ich das Feld verlassen habe. Geburtsort, Staatsbürgerschaft und Wohnsitz nehmen nur einen aus dem Menü gewählten Eintrag an: öffnen Sie das Feld wieder, tippen Sie zwei Buchstaben und tippen Sie auf die richtige Zeile.
• Ich habe das Dokument gescannt und es wurde nichts gefüllt. Schauen Sie auf die Meldung: sagt sie, es war nichts zu lesen, haben Sie die Seite ohne den Zeichenstreifen fotografiert — bei einem Personalausweis ist das die Rückseite. Sagt sie, das Lesen sei nicht verfügbar, ist der Dienst nicht erreichbar und die Felder gehen von Hand ein.
• Ich finde die NFC-Schaltfläche nicht. Sie gibt es nur auf Telefonen und Tablets mit NFC-Leser. Auf einem Computer gibt es keinen.
• Ich sehe bei einem Gast den Dokumentabschnitt nicht. Das ist der mit den Feldern, nicht der Scan-Block, der oben auf der Seite denselben Namen trägt und immer da ist. Außerhalb Italiens werden die Felder nur dort von jedem Gast verlangt, wo das Land es vorsieht; wo nicht, erscheinen sie nur beim Hauptgast.
• Ich sehe das Feld «Ausgestellt von» nicht. Es erscheint in Italien, Bulgarien und Portugal. Anderswo wird das Dokument ohne es erklärt.
• Ich sehe den Adressblock nicht. Er existiert in 17 Ländern von 32. Wo nicht, wird der Wohnsitz mit der Stadt allein in den Personalien angegeben.
• Ich sehe die Auswahl für das Geschlecht nicht. Sie erscheint in den 8 Ländern, in denen eine Behörde oder das Gästebuch danach fragt. Ein schon aus dem Dokument gelesener Wert bleibt gespeichert, auch wo die Auswahl nicht gezeigt wird.
• Ich sehe den Unterschriftsabschnitt nicht. Er erscheint nur in Deutschland, Österreich, Frankreich und Spanien, wo das Gesetz die Unterschrift des Gastes verlangt. In den anderen Ländern ist er nicht nötig: Gibt es ein Meldeformular, drucken Sie es aus und lassen es auf Papier unterschreiben.
• Ich sehe die Auswahl «Ermäßigung» nicht. Sie erscheint nur bei Zimmern, die an PayTourist angeschlossen sind, und nur, wenn die Gemeinde Ermäßigungen hinterlegt hat.
• Ich habe eine Ermäßigung gesetzt und die Steuersumme hat sich nicht geändert. Das ist so vorgesehen: die Ermäßigung reist zu PayTourist und berührt die Zählung in Vezpa nicht. Um einen Gast aus der Zählung zu nehmen, dient «Von der Kurtaxe befreit».
• Ich finde nicht, wo man das Ablaufdatum des Dokuments eingibt. Das Gastformular verlangt es nicht: es sammelt den Typ, die Nummer und, wo vorgesehen, wer es ausgestellt hat. Das einzige Feld, das danach fragt, ist «Ablaufdatum (JJMMTT)», im manuellen Rückfall des NFC-Lesens, und es ist nur dafür da, den Chip zu öffnen: es wird nicht beim Gast gespeichert.
• Ich sehe die ARES-Schaltfläche nicht. Sie erscheint nur, wenn der Rechnungskunde tschechisch ist, und nur für Personen mit Zugang zu Steuerdaten. Das Feld lässt sich trotzdem von Hand füllen.
• Die obere Schaltfläche ist verschwunden. In sehr schmalen Fenstern schrumpft sie auf das Symbol und gibt dann ihren Platz auf: nehmen Sie die unten auf der Seite.
• Ich habe auf Registrieren getippt und nichts passiert. Scrollen Sie die Seite: das fehlende Feld trägt die Meldung unter sich, und die Seite ist schon dorthin gegangen. Haben Sie überhaupt keine Meldung gesehen, lief die Registrierung schon.
• Ich finde «Gast entfernen» nicht. Beim Hauptgast der Buchung ist sie nicht da. Bei jedem anderen Gast sitzt sie unten, unter der orangen Schaltfläche.