Leitfaden Buchhaltung

Die Buchhaltung öffnen Sie auf der Seite «Übersicht» mit der Schaltfläche «Buchhaltung». Oben stehen die Reiter «Übersicht», «Verlauf», «Gewinn- und Verlustrechnung», «Einnahmen», «Ausgaben», «Lieferanten» und «Fälligkeiten». Welche Rolle welche Reiter sieht, steht unter Wer was sieht.

Den Zeitraum wählen Sie mit «Dieser Monat», «Letzter Monat», «Dieses Jahr» und «Letztes Jahr». Die Übersicht hat drei Kacheln; ein Tippen öffnet den Reiter, der sie erklärt:

• «Gewinn»: Einnahmen minus Ausgaben, rot, wenn er negativ ist. Öffnet die Gewinn- und Verlustrechnung.
• «Zu zahlen»: die noch nicht bezahlten Ausgaben und ihre Anzahl. Öffnet die Fälligkeiten.
• «Offene Forderungen im Zeitraum»: was in den gewählten Monaten angefallen und noch nicht bezahlt ist. Öffnet die Einnahmen.

Darunter stehen das Diagramm «Ausgaben nach Kategorie» und die «Nächste Fälligkeiten».

Oben stehen drei Zahlen, Einnahmen, Ausgaben und Gewinn des Jahres, mit der Veränderung zum Vorjahr, wenn es ein Vorjahr zum Vergleich gibt. Das Diagramm zeigt für jeden Zeitraum einen Balken für die Einnahmen und einen für die Ausgaben, darüber die Linie des Gewinns.

«Monat», «Quartal» und «Jahr» ändern die Schrittweite, die Pfeile das Jahr. Wenn Sie eine oder mehrere Kategorien antippen, zeigt das Diagramm nur deren Ausgaben: Der Gewinn bleibt der echte, Einnahmen minus alle Ausgaben. «Gruppiert» zeigt die Ausgaben in einem Balken, «Einzeln» teilt sie nach Kategorie auf.

Eine Tabelle mit den Zeiträumen als Spalten (auf dem Smartphone scrollt sie seitlich) und diesen Zeilen:

• «Einnahmen»: öffnet sich nach Position, also nach Zimmertyp, Kassenabteilung und Wellness;
• «Ausgaben»: öffnet sich nach Kategorie;
• «Gewinn», hervorgehoben;
• «OTA-Provisionen (nicht im Gewinn)», wenn es Provisionsrechnungen gibt (siehe OTA-Provisionen);
• «Gewinn Vorjahr» zum Vergleich.

Über der Tabelle erscheinen Hinweise auf Zahlen, die Sie prüfen sollten: Ausgaben ohne MwSt., Zahlungen über dem Buchungsbetrag (die Position «Überschuss», meist eine nicht erfasste Erstattung), Aufenthalte, die auf mehrere Unternehmen verteilt sind.

• Es zählen nur erhaltene Zahlungen: Anzahlungen und Restzahlungen von Buchungen, bezahlte Verkäufe der Kasse und des Wellness-Bereichs. Eine als Garantie hinterlegte Karte ist keine Einnahme, solange Sie sie nicht belasten.
• Sie zählen im zugehörigen Monat: Die Übernachtung wird Nacht für Nacht aufgeteilt; ein Aufenthalt vom 30. April bis 3. Mai ergibt eine Nacht im April und zwei im Mai.
• Die Kurtaxe bleibt außen vor: Sie erheben sie für die Gemeinde.
• Die Erstattung einer über die Booking Engine stornierten Buchung verringert die Einnahmen.

Der Reiter gruppiert nach Monat und Position; jede Position zeigt den angefallenen Betrag (was für diese Monate zusteht) und den eingenommenen. Die Beträge in diesem Reiter sind immer inkl. MwSt.

Unten steht «Ausgestellte Belege»: Rechnungen, Rechnungskorrekturen, Quittungen und Kassenbons des Zeitraums. Sie dienen zum Nachschlagen und werden nicht zu den Einnahmen addiert, denn eine Zahlung und ihre Rechnung sind dasselbe Geld.

1. Tippen Sie auf + «Ausgabe».
2. Geben Sie den «Betrag» ein und wählen Sie die «Kategorie»: Diese beiden genügen, dann «Speichern».
3. Bei Bedarf öffnen Sie «Weitere Angaben»: Lieferant (fehlt er, tippen Sie seinen Namen ein: Vezpa bietet an, ihn hinzuzufügen), Unternehmen, «Zugehöriger Monat», «Anzahl Monate», Fälligkeit, bezahlt, «MwSt.-Satz (%)» (die Kategorie schlägt ihn vor), «Belegnummer» und Notizen.

Der zugehörige Monat ist der Monat, zu dem die Ausgabe gehört, auch wenn Sie sie später bezahlen. Mit «Anzahl Monate» wird die Ausgabe in gleiche Teile geteilt: Eine Jahresversicherung auf 12 Monate zählt jeden Monat ein Zwölftel.

«XML hochladen» liest eine italienische E-Rechnung FatturaPA, als .xml oder signiert als .p7m: Lieferant, Nummer, Datum, Beträge, MwSt. und Fälligkeit. Eine Gutschrift kommt negativ herein. Die Ausgabe geht an das Unternehmen, an das die Rechnung adressiert ist (die USt-IdNr. des Empfängers); ist es keines Ihrer Unternehmen, wird die Datei abgelehnt. Sie kommt als zu zahlen herein, mit der Standardkategorie des Lieferanten.

In Italien können Lieferantenrechnungen auch von selbst ankommen. Hat auf der Seite «Unternehmen (USt-IdNr.)» die Karte eines Unternehmens die Zeile «Lieferantenrechnungen», wählt der Direktor «über Vezpa»: Jede Rechnung, die über das SDI ankommt, wird eine zu zahlende Ausgabe dieses Unternehmens mit der Kennzeichnung «Erhaltene Rechnung» und lässt sich nicht löschen. War sie schon als Ausgabe erfasst, von Hand oder per XML, verknüpft Vezpa sie damit, statt eine zweite anzulegen. Mit «über den Steuerberater» erhält sie Ihr Steuerberater, und Sie erfassen sie hier mit «XML hochladen». Wie man sie aktiviert, erklärt die Leitfaden E-Rechnung.

Die Liste lässt sich nach Kategorie, Lieferant und Status filtern («Alle», «Zu zahlen», «Bezahlt»). Jede Ausgabe können Sie bearbeiten, löschen, mit «Als bezahlt markieren» oder «Als unbezahlt markieren» kennzeichnen und mit «Duplizieren» in einen anderen Monat kopieren, praktisch für Rechnungen von Strom oder Telefon. Eine Ausgabe ohne Kategorie heißt «Ohne Kategorie»; Ausgaben in einer anderen Währung bleiben außerhalb der Summe.

Für Ausgaben, die gleich wiederkommen (Gehälter, Darlehen, Miete, Gebühren), nutzen Sie «Wiederholen» in der Ausgabe: «Jeden Monat», «Alle 3 Monate» oder «Jedes Jahr», mit «Bis», wenn die Wiederholung ein Ende hat. Das gilt für von Hand eingegebene Ausgaben, nicht für solche aus XML. Vezpa legt die Ausgabe jedes Zeitraums selbst an, am selben Tag des Monats (der 31. wird in kürzeren Monaten zum letzten Tag), als zu zahlen, mit Beträgen, Lieferant, Kategorie und Firma der ersten. In der Liste tragen die Ausgaben einer Wiederholung das Symbol mit den Pfeilen im Kreis. Beenden können Sie sie mit «Wiederholung beenden», von der ersten Ausgabe oder von jeder angelegten aus; auch das Löschen der ersten beendet die Wiederholung, die bereits angelegten Ausgaben bleiben. Ändern Sie Betrag oder Lieferant der ersten Ausgabe, ändern sich die nächsten, nicht die bereits angelegten. «Duplizieren» bleibt für eine einzelne Kopie.

Wenn Sie online mit Stripe kassieren, kommen dessen Gebühren von selbst: jeden Monat eine Ausgabe des Lieferanten Stripe, in der Kategorie «Zahlungsgebühren», bereits bezahlt, mit dem Etikett «Automatisch». Vezpa aktualisiert sie jeden Tag, daher kann sie nicht geändert oder gelöscht werden.

Jeder Lieferant zeigt, wie viel Sie im gewählten Zeitraum ausgegeben haben und wie viel noch zu zahlen ist. Lieferanten entstehen von selbst, aus einer Ausgabe oder einer XML-Datei.

Der Hoteldirektor ändert «Name», «USt-IdNr.» und «Standardkategorie»: Mit einer Standardkategorie übernehmen neue Ausgaben dieses Lieferanten, auch per XML, sie von selbst.

«Zu zahlende Ausgaben»: die unbezahlten Ausgaben, die überschrittenen mit «Überfällig» gekennzeichnet. «Als bezahlt markieren» tippen Sie direkt hier an. Eine noch offene Provisionsrechnung des Kanals trägt das Etikett «Abgleich».

«Erwartete Zahlungseingänge»: Buchungen mit Anreise in den letzten 12 Monaten oder den nächsten 30 Tagen, die noch einen offenen Saldo haben. Ein Tippen öffnet die Buchung.

In diesem Reiter sind die Beträge immer inkl. MwSt.: Es sind die Beträge, die Sie zahlen und erhalten.

Jede Unterkunft beginnt mit zehn Standardkategorien, darunter «Kanalprovisionen». Der Hoteldirektor verwaltet sie mit der Schaltfläche «Kategorien» im Reiter Ausgaben:

• «Umbenennen» und «Standard-MwSt.-Satz (%)», der bei neuen Ausgaben vorgeschlagen wird;
• «Ausblenden» und «Einblenden»: Eine ausgeblendete Kategorie wird für neue Ausgaben nicht mehr angeboten;
• «Kategorie hinzufügen» für eigene Positionen.

Standardkategorien lassen sich nicht löschen; selbst angelegte schon, wenn keine Ausgabe sie verwendet.

Das Symbol % oben wechselt zwischen «Beträge inkl. MwSt.» und «Beträge ohne MwSt.». Es gilt für Verlauf und Gewinn- und Verlustrechnung und in der Übersicht für den Gewinn mit der Aufschlüsselung darunter und für das Diagramm «Ausgaben nach Kategorie».

• Ohne MwSt. sind die Einnahmen netto ihres Steuersatzes: in Italien die Übernachtung netto 10 %, anderswo mit dem Satz der Unterkunft. Ausgaben zählen mit ihrem Nettobetrag.
• Eine Ausgabe mit unbekannter MwSt. oder eine Zahlung ohne Buchung zählt auch ohne MwSt. voll: Ein Hinweis macht darauf aufmerksam.
• «Zu zahlen» und «Offene Forderungen im Zeitraum» sind immer inkl. MwSt., wie der Reiter Einnahmen: Es ist Geld, das wirklich hinausgeht und hereinkommt.

Die Provisionen der Portale werden aus den Buchungen berechnet: Sie stehen bei den Ausgaben, in der Kategorie «Kanalprovisionen», Nacht für Nacht verteilt wie der Aufenthalt.

Die Provisionsrechnung, die Ihnen der Kanal schickt, ist ein «Abgleich»: Sie erfassen sie in derselben Kategorie, von Hand oder per XML, um zu prüfen, was der Kanal einbehalten hat, aber sie wird nicht ein zweites Mal vom Gewinn abgezogen. Solange sie offen ist, erscheint sie unter «Zu zahlen» und bei den Fälligkeiten, denn sie ist eine echte Schuld. In der Gewinn- und Verlustrechnung hat sie eine eigene Zeile, «OTA-Provisionen (nicht im Gewinn)».

Hat das Konto mehrere Unternehmen (siehe den Leitfaden E-Rechnung), erscheint oben die Auswahl «Unternehmen»: «Alle Unternehmen» oder ein einzelnes. Mit nur einem Unternehmen gibt es die Auswahl nicht.

• Eine Einnahme geht an das Unternehmen des Zimmers oder der Abteilung; ein Aufenthalt in Zimmern verschiedener Unternehmen wird Nacht für Nacht aufgeteilt.
• Eine XML-Ausgabe geht an das Unternehmen, auf dessen USt-IdNr. sie ausgestellt ist; eine von Hand erfasste an das unter «Weitere Angaben» gewählte, sonst an das übliche Unternehmen des Lieferanten, sonst an das Hauptunternehmen.
• Jede Auswertung lesen Sie für ein Unternehmen oder für alle zusammen: Die Beträge eines Unternehmens landen nie auf der USt-IdNr. eines anderen.

• Hoteldirektor: alle Reiter, den MwSt.-Schalter, die Kategorien und das Bearbeiten der Lieferanten.
• Assistent: nur «Ausgaben» und «Lieferanten». Er erfasst Ausgaben und lädt XML-Dateien hoch, legt neue Lieferanten aus der Ausgabe an und bearbeitet die Ausgaben, die er selbst von Hand erfasst hat; Einnahmen und Gewinn sieht er nicht, Kategorien und Lieferanten ändert er nicht.
• Die übrigen Rollen haben die Schaltfläche «Buchhaltung» nicht.

Die Statistiken zählen den Umsatz nach Abreisedatum: alles, was der Gast ausgegeben hat, Portalprovisionen inklusive, im Monat seiner Abreise, bezahlt oder nicht. Die Buchhaltung zählt das eingenommene Geld, im Monat, zu dem jede Nacht gehört. Dieselben Monate können daher unterschiedliche Summen ergeben, und das ist richtig so: Die Statistiken sagen, was Sie verkauft haben, die Buchhaltung, was Sie eingenommen und ausgegeben haben.

Unter dem Umsatzdiagramm der Statistiken findet der Hoteldirektor den Hinweis «Warum Statistiken einen anderen Umsatz zeigen».

Das Symbol «Steuerbelege» oben öffnet die Seiten der Belege, die Ihre Unterkunft ausstellt, zum Beispiel E-Rechnungen und Rechnungen: Es erscheint, wenn mindestens eine davon aktiv ist.

Die Buchhaltung stellt keine Belege aus und übermittelt nichts an das Finanzamt: Sie listet sie im Reiter Einnahmen unter «Ausgestellte Belege» auf, ohne sie zu den Einnahmen zu addieren.