Gestionale per B&B e case vacanza in Toscana

Paolo Vezzola

Fondatore · Vezpa PMS · Profilo →

In Toscana il problema non è trovare ospiti — arrivano da soli, da mezzo mondo. Il problema è tenere insieme Booking, Airbnb, la tassa di soggiorno di un comune diverso per ogni borgo e gli adempimenti italiani, senza perderci le serate. Un gestionale serve esattamente a questo.

Perché gestire una struttura in Toscana è diverso

La Toscana è un mosaico turistico come pochi altri in Italia. Firenze tira tutto l'anno con il turismo d'arte e congressuale; Siena, San Gimignano e la Val d'Orcia vivono di soggiorni brevi mordi-e-fuggi; la costa (Versilia, Maremma, Elba) ha una stagionalità estiva fortissima; il Chianti e le campagne vivono di agriturismi e case coloniche affittate a settimana. Significa che la stessa regione contiene clienti molto diversi: chi prenota un weekend last-minute a Firenze e chi blocca una villa per due settimane ad agosto.

Questa varietà si traduce in un carico gestionale concreto: tariffe che cambiano per stagione e per evento (basta una mostra agli Uffizi o il Palio di Siena per far schizzare la domanda), una forte presenza di affitti brevi e case vacanza accanto ai B&B classici, e soprattutto tante regole comunali diverse sulla tassa di soggiorno. Chi gestisce a mano si ritrova a saltare da un'extranet all'altra mentre cerca di non sbagliare l'imposta su un ospite tedesco con due bambini.

La tassa di soggiorno nei comuni toscani

In Toscana l'imposta di soggiorno è diffusissima: l'hanno adottata praticamente tutti i comuni a vocazione turistica, e ognuno con il proprio regolamento. Firenze applica tariffe differenziate per categoria di struttura (le strutture più lussuose pagano di più per notte) ed è tra le città italiane con il gettito più alto; Siena e San Gimignano hanno tariffe pensate per il turismo culturale di breve durata; i comuni costieri e termali (Montecatini, Chianciano) hanno regole proprie. In linea generale:

• L'imposta è per persona e per notte, fino a un numero massimo di notti consecutive che varia per comune (spesso intorno a 5-7 notti).
• La tariffa cambia per tipo e categoria di struttura: un hotel a 4 stelle nel centro di Firenze paga una cifra diversa da un B&B in collina.
• Le esenzioni variano per comune: i bambini sotto una certa età, i residenti, chi soggiorna per cure mediche o gite scolastiche sono generalmente esenti, ma la soglia d'età e i casi specifici cambiano da regolamento a regolamento.

Alloggiati Web e ISTAT Toscana, automatici

Oltre alla tassa di soggiorno, in Toscana valgono i due adempimenti nazionali che pesano su ogni gestore. Il primo è Alloggiati Web: ogni ospite va comunicato alla Questura entro 24 ore dall'arrivo (le 24 ore qui sono il termine di legge, non il nostro tempo di risposta). Il secondo è la rilevazione ISTAT del movimento turistico: in Toscana viene gestita attraverso il sistema regionale, e le presenze vanno trasmesse periodicamente. Per chi gestisce a mano significa ribattere gli stessi dati ospite tre volte: nel proprio registro, in Alloggiati Web e nel portale statistico.

Vezpa chiude entrambi in automatico. I dati che l'ospite inserisce al check-in online — prima ancora di arrivare — vengono inviati ad Alloggiati Web entro i termini, e le presenze confluiscono nella trasmissione ISTAT della Regione Toscana (18 regioni supportate). Tu non apri né il portale della Polizia né quello statistico.

Il CIN e gli affitti brevi in Toscana

Con la grande presenza di case vacanza e appartamenti turistici, in Toscana il CIN (Codice Identificativo Nazionale) riguarda moltissimi gestori. Dal 2025 il codice è obbligatorio per le locazioni turistiche e va esposto negli annunci e all'esterno della struttura. Se affitti uno o più appartamenti, il CIN si affianca alla tassa di soggiorno e ad Alloggiati Web tra gli obblighi da rispettare. Abbiamo raccolto tutto nella guida al CIN obbligatorio.

Cosa fa Vezpa per la tua struttura toscana

Vezpa mette tutte le prenotazioni — Booking, Airbnb, il tuo sito, quelle dirette — su un calendario unico. Quando arriva una prenotazione, chiude la disponibilità su tutti gli altri canali: niente più overbooking tra Airbnb e Booking nei weekend di alta stagione. Cambi un prezzo una volta sola e va su tutti i portali. Il check-in online raccoglie documenti e dati prima dell'arrivo; Alloggiati Web, ISTAT e tassa di soggiorno partono da soli; la fattura elettronica via SDI è integrata. Sul tuo sito metti un booking engine con pagamento Stripe per le prenotazioni dirette: sulle prenotazioni che arrivano dai portali non c'è nessuna percentuale sulle prenotazioni OTA — lo 0% resta tuo — e sul booking engine diretto c'è solo lo 0,2%. Tutto si gestisce dall'app mobile (iOS e Android) e da desktop (Windows e macOS).

Domande frequenti

Vezpa gestisce la tassa di soggiorno del mio comune toscano?

Sì. Configuri una volta sola le tariffe e le esenzioni del tuo Comune (Firenze, Siena, San Gimignano o qualsiasi altro), e da quel momento l'imposta viene calcolata in automatico su ogni prenotazione, per persona e per notte, applicando i limiti di notti e le esenzioni. Le tariffe restano sempre verificabili sulla delibera comunale.

Funziona sia per un B&B in centro a Firenze sia per una casa vacanza nel Chianti?

Sì. Vezpa gestisce indifferentemente camere di un B&B, affittacamere e appartamenti/case vacanza. Se hai più unità puoi assegnare un gestore diverso a ciascuna e vedere tutto da un unico pannello.

Quanto costa?

I prezzi sono pubblici: tre piani a €39, €59 e €89 al mese, in base al numero di camere e appartamenti. Tutto incluso — channel manager, booking engine, Alloggiati Web, ISTAT, tassa di soggiorno, app mobile. Provi gratis 14 giorni, senza carta di credito.

E il supporto?

Risponde entro 12 ore, via WhatsApp o email, con un team italiano che conosce Alloggiati Web e ISTAT perché li gestisce ogni giorno. Niente call obbligatorie.