Guía Registro de huéspedes

El «Registro de huéspedes» muestra las personas que han dormido en tu alojamiento durante un lapso que eliges tú, y desde aquí exportas el libro que ese lapso requiere. Es una obligación que afecta a todos los países, no solo a Italia: la entrada está ahí sea cual sea el país de tu alojamiento.

Cómo se llega aquí

La pestaña se llama «Configuración»: la misma que contiene los datos de tu alojamiento, las habitaciones y los módulos. Dentro, el grupo «Cumplimiento fiscal y legal» reúne la facturación, las conexiones con las administraciones y este registro. El botón del final del grupo abre la página.

Director y asistente lo ven: es el mismo permiso que gobierna los datos fiscales. Los demás roles no encuentran la entrada, y el servidor rechaza la petición de todas formas.

El periodo

1. Toca «Fecha de inicio» y elige el primer día. El botón lleva ya la fecha que está usando.
2. Toca «Fecha de fin» y elige el último.
3. Pulsa «Cargar»: llega la lista, con todos los que han tenido una estancia, aunque sea de una noche, dentro de ese periodo.

Las dos fechas empiezan en el primer y el último día del mes en curso. Puedes moverlas libremente, entre meses o años; el periodo, en cambio, no puede pasar de 366 días, y más allá de ese umbral la carga se rechaza con el motivo escrito. Para un lapso más largo, carga y exporta un año a la vez.

Leer la lista

Cada fila lleva el nombre de la persona y, debajo, llegada y salida, nacionalidad y habitación. Arriba tienes el recuento de huéspedes del periodo y, cuando hay alguna, el recuento de filas incompletas.

La lista en pantalla está hecha para una mirada rápida. El libro que exportas, en cambio, lleva todos los datos registrados de cada huésped — apellido, nombre, fecha de nacimiento, nacionalidad, tipo y número de documento, llegada, salida, habitación — y las columnas exactas dependen del libro que elijas.

Exportar

Con la lista cargada, toca «Exportar». Se abre una hoja que pregunta dos cosas y declara una tercera.

• Arriba, el periodo que va a entrar en el archivo. Es siempre el de la lista que tienes delante, aunque entretanto ya hayas movido las fechas de arriba: tu última oportunidad de darte cuenta de que has elegido el periodo equivocado.
• «Elige el registro», entre los que prevé el país de tu alojamiento.
• «Elige el formato»: PDF, Excel o CSV.

El archivo lleva el libro y el periodo en el nombre — por ejemplo cz_evidencni_20260701_20260731.pdf — para que quien lo reciba entienda qué hay dentro sin abrirlo.

Qué libro se te ofrece

Los libros dependen del país del alojamiento, no del de los huéspedes. Siempre hay al menos dos: un registro genérico y un resumen de la tasa turística. Doce países tienen además un libro dedicado, con columnas alineadas al sistema que ese país ya usa.

Fuera de la República Checa el libro dedicado dice que sus columnas están alineadas al sistema nombrado: comprueba siempre si tus normas locales piden algo más.

El resumen de la tasa turística

Donde la tasa de tu país está documentada, el resumen la llama por su nombre local — por ejemplo poplatek z pobytu, taxe de séjour, Kurtaxe — y en los demás países se queda el resumen genérico. En todos los casos el documento pone en fila tus datos y nada más: importes, exenciones y plazos los fija la autoridad local, y el resumen no aplica en tu lugar las normas de tu municipio.

Un periodo sin huéspedes

La exportación sigue disponible incluso cuando la lista está vacía, y es una elección: a quien un inspector le pide el registro de un mes sin huéspedes necesita un documento que mostrar, no un botón apagado. En los tres formatos el libro declara la ausencia de huéspedes del periodo de forma explícita, en lugar de imprimir un contador a cero.

Cuando un borrado se rechaza

El registro convive con el derecho al borrado de los datos personales. Cuando los dos chocan, gana el deber de conservar, y el propio reglamento lo permite: pedir borrar un huésped que está todavía dentro de la ventana que impone tu país te da un rechazo con el motivo escrito, no un error.

La ventana se cuenta desde la salida del huésped, y el rechazo salta también cuando solo uno de los registros ligados a esa persona sigue cubierto. Pasada la ventana el borrado se ejecuta, y la fila se queda en el registro con los datos anonimizados: la prueba de que la estancia existió, sin la persona.

• No encuentro la entrada en la app. Está en «Configuración», grupo «Cumplimiento fiscal y legal», al final. La ven el director y el asistente.
• He cambiado las fechas y la lista se ha quedado igual. Las fechas no recargan solas: pulsa «Cargar».
• La carga se ha rechazado. Lee el mensaje: o el periodo está invertido, o pasa de 366 días, o tu rol no tiene acceso a los datos fiscales.
• Un huésped no tiene fecha de salida. Sigue alojado: «En curso» ocupa su lugar.
• Hay filas rojas. Son huéspedes con datos personales incompletos: complétalos antes de exportar. El recuento de arriba dice cuántos.
• Un huésped no tiene datos y no puedo completarlos. Si la fila lleva el icono de privacidad, sus datos se borraron a petición: ese es el resultado correcto, no datos perdidos.
• No encuentro el libro de mi país. Doce países tienen un libro dedicado; para los demás está el registro genérico y el resumen fiscal, que siguen siendo válidos para presentar.
• He exportado y no encuentro el archivo. No pasa por descargas: una vez construido se abre el menú de compartir, y el archivo va a donde tú lo mandes.
• El periodo que he exportado no era el que quería. La hoja de exportación lo escribe arriba antes de empezar: es el periodo de la lista cargada, no el de los botones de fecha.
• Borrar los datos de un huésped se rechaza. La ley de tu país obliga a conservar el registro: el mensaje dice cuántos años. Vuelve a intentarlo pasado el plazo.