Guía de facturación CFDI

Preparar el hotel en México para emitir facturas CFDI 4.0 válidas ante el SAT

Índice

Para qué sirve y quién la usa Los datos fiscales El certificado (CSD) Prueba o real Emitir una factura Quien paga después: el pago diferido La factura global Cancelar, corregir, devolver El cierre del mes Si algo no cuadra

Para qué sirve y quién la usaLa factura electrónica mexicana, desde Vezpa

En México una factura válida es un CFDI 4.0: un archivo firmado con el certificado fiscal del hotel y «timbrado» por un proveedor autorizado por el SAT (un PAC). Vezpa se conecta a un PAC por ti: no necesitas abrir cuenta en ningún otro sitio.

La página se abre desde «Dirección» → «Contabilidad» → «Facturación CFDI» y solo existe para alojamientos registrados en México. La ven el director y el asistente.

Primero se configura el hotel, una sola vez; después el CFDI se emite desde la reserva. Los huéspedes extranjeros y quien no pide factura no tienen un CFDI propio: van a la factura global.

Los datos fiscalesComo aparecen en la constancia de situación fiscal

  1. RFC: 12 caracteres para persona moral, 13 para persona física.
  2. Razón social: exactamente como en la constancia del SAT, sin el régimen societario (sin «S.A. de C.V.»).
  3. Régimen fiscal: elige el tuyo de la lista.
  4. Código postal de expedición: los 5 dígitos del lugar desde el que emites.
  5. Serie: opcional, por ejemplo H.
  6. IVA del hospedaje: 16 %, u 8 % si el hotel está en la región fronteriza con el estímulo fiscal.

Pulsa «Guardar». La tasa de IVA es la misma que Vezpa usa para el hospedaje en todo el alojamiento.

El certificado (CSD)Dos archivos y una contraseña

El CSD (Certificado de Sello Digital) es el certificado con el que el SAT autoriza al hotel a emitir facturas. Lo descargas del SAT con la aplicación Certifica. No es la e.firma: también tiene un .cer y un .key, pero no sirve para facturar.

  1. Elige el archivo .cer y el archivo .key.
  2. Escribe la contraseña de la llave.
  3. Pulsa «Cargar certificado».
Vezpa revisa que contraseña, par de archivos, RFC y vigencia sean correctos y luego pasa el certificado al servicio de timbrado. No lo guarda.

Un CSD dura cuatro años. Cuando faltan 30 días la página lo avisa: solicita uno nuevo al SAT y cárgalo aquí.

Prueba o realLas facturas valen solo cuando tú lo decides

Al principio el hotel está en prueba: las facturas no tienen validez fiscal y sirven para ver cómo salen. Con datos y certificado listos, el recuadro de arriba dice «Listo para emitir CFDI» y se activa «Pasar a facturas reales»: desde ahí las facturas son válidas ante el SAT.

«Volver a prueba» hace lo contrario, por ejemplo para probar un cambio.

Emitir una facturaDesde la reserva, en un minuto

  1. Abre la reserva y, en el menú de arriba, elige «Facturación».
  2. Cliente: escribe el RFC. Si ya lo facturaste, nombre, régimen, código postal y uso se llenan solos.
  3. Conceptos: Vezpa propone la estancia, con el IVA desglosado del total y el ISH (impuesto sobre hospedaje) como impuesto local, más los cargos. Puedes corregir descripciones e importes o quitar un concepto.
  4. Forma de pago: propuesta a partir de los cobros registrados; revísala.
  5. Pulsa «Emitir CFDI».

Los importes se escriben con IVA, como los pagó el huésped: el CFDI muestra la base, el IVA y el ISH, y el total cuadra al centavo. Si está el correo del cliente, el XML y el PDF le llegan enseguida; si no, «Enviar por correo» desde la ficha de la factura.

Todas las facturas están en «Facturas emitidas»: desde «Dirección» → «Contabilidad» o desde la página «Facturación CFDI», con búsqueda por RFC, nombre, UUID o folio.

El método de pago es PUE (pago en una sola exhibición): emite cuando la reserva está liquidada. Si no lo está, la página lo avisa. Para una empresa que paga después está el pago diferido, aquí abajo.

Quien paga después: el pago diferidoFactura ahora, complementos en cada cobro

Cuando una empresa paga a 30 o 60 días, la factura se emite enseguida con «Pago diferido (PPD)»: el interruptor aparece en la ficha cuando la reserva no está liquidada. El CFDI sale con método PPD y forma 99 «Por definir».

Después no tienes que hacer nada: cada cobro que registras en la reserva se convierte solo en un complemento de pago (CFDI tipo P) relacionado con la factura, con el número de parcialidad y el saldo que queda. Vezpa los emite en media hora; el SAT los pide a más tardar el día 5 del mes siguiente. En la ficha de la factura ves «Por cobrar» y los complementos ya emitidos.

Un pago mayor que el saldo solo cubre el saldo. Los cobros registrados antes de la factura PPD también reciben su complemento.

La factura globalEl público en general, sin pensarlo

Quien no pide factura (y los huéspedes extranjeros) no tiene un CFDI propio, pero el SAT quiere de todos modos una factura por esos cobros: la factura global «público en general». Vezpa la emite sola, en cuanto cierra el periodo, con todos los pagos cobrados en el periodo de las reservas sin CFDI propio.

  • Periodicidad: diaria, quincenal o mensual, en los datos fiscales («Periodicidad de la factura global»). Mensual sirve a la mayoría de los hoteles; pregunta a tu contador.
  • Un concepto por reserva, con su referencia; el IVA y el ISH se reparten sobre el pago como en la cuenta.
  • Cada pago entra una sola vez. En el recuadro «Factura global» ves el periodo en curso: cuántas reservas y cuánto.
Si un huésped pide la factura después de que sus pagos entraron en una global, Vezpa no la emite: declararía dos veces el mismo cobro. Primero hay que cancelar esa factura global; los huéspedes sin CFDI propio entran después en la global que la sustituye. Las ventas de mostrador sin reserva todavía no entran en la global.

La global empieza el día en que el hotel queda listo, y de nuevo el día en que pasas a facturas reales: nada retroactivo.

Cancelar, corregir, devolverTres caminos, desde la ficha de la factura

  • «Corregir y volver a emitir»: para un dato equivocado (RFC, nombre, código postal, importe). El formulario parte de los datos de la factura; al emitir, el nuevo CFDI nace relacionado con el anterior y el anterior se cancela solo.
  • «Nota de crédito»: para una devolución o un descuento después de la factura. Escribe el importe a devolver, con IVA: nace un CFDI de egreso relacionado, y la factura sigue vigente.
  • «Cancelar CFDI»: cuando la factura no debía existir. Elige el motivo: errores sin sustituirla, o la estancia no se llevó a cabo.
Por encima de ciertos montos el SAT pide al cliente que acepte la cancelación. La ficha lo indica («se espera la aceptación del cliente») y Vezpa revisa sola la respuesta cada dos horas; si el cliente la rechaza o no responde, la factura sigue vigente.

El cierre del mesTodo lo que necesita tu contador, en un archivo

En «Facturas emitidas» el botón «Exportar el mes» prepara un ZIP con el XML de cada CFDI timbrado en el mes (facturas, notas de crédito, complementos, globales) y un resumen CSV: fecha, tipo, folio, UUID, cliente, método y forma de pago, subtotal, IVA, ISH, total y estado. Se abre en Excel con los acentos bien.

El mes es el del hotel, no el de Italia: un CFDI timbrado a las 22 h del último día se queda en ese mes. Los cancelados están, marcados como Cancelado, para que el contador los vea y no los cuente.

Si algo no cuadraLos síntomas y la causa de cada uno

  • No veo «Contabilidad». Tu rol no es director ni asistente, o el alojamiento no está registrado en México.
  • «La contraseña no abre la llave privada». Es la contraseña del archivo .key del CSD, no la del portal del SAT.
  • «El .cer y el .key no son del mismo par». Elegiste archivos de dos certificados distintos, a menudo un CSD y una e.firma.
  • «Este certificado es de un RFC distinto». El CSD no es del RFC guardado en los datos fiscales: revisa el RFC o el certificado.
  • «Pasar a facturas reales» está apagado. Faltan los datos fiscales o el certificado: el recuadro de arriba muestra cuál. Si dice que solo falta la activación por parte de Vezpa, no tienes que hacer nada: ya estamos avisados.
  • «Los RFC genéricos no se facturan uno por uno». XAXX010101000 y XEXX010101000 (público en general y extranjeros) van a la factura global, no a un CFDI por reserva.
  • El CFDI fue rechazado. Debajo del mensaje está el texto del SAT: casi siempre el nombre, el código postal o el régimen del cliente no coinciden con su constancia. Corrígelos y emite de nuevo.
  • La factura dice «Resultado incierto». El servicio no respondió a tiempo: pulsa «Reintentar» en la factura. Vezpa revisa primero si ya se timbró, así que no nace una segunda.
  • «Emitir CFDI» está apagado y hay un aviso rojo sobre la factura global. Los pagos de esa reserva ya están declarados en una global: ver «La factura global».
  • «El cliente rechazó la cancelación». La factura sigue vigente: habla con el cliente, o devuelve con una nota de crédito.
  • «El servicio de timbrado no responde». Un problema temporal: inténtalo en unos minutos, los datos ya guardados se mantienen.

¿Necesitas ayuda?

Escríbenos desde la app con el sistema de soporte de la Configuración.