Guía Automatizaciones de correo

Los correos que se envían solos: cuáles están ya, cuándo salen y qué cubren

Contenido

Qué es una automatización Las seis que ya están Cuándo sale el correo Los textos, idioma por idioma Los campos que se sustituyen Activarla, y qué cubre Quién puede cambiarlas, y en qué alojamiento Si algo no cuadra

Qué es una automatizaciónUn correo que sale solo cuando pasa algo

Una automatización es un correo que Vezpa envía sin que tú hagas nada, en cuanto se cumple la condición que has elegido: dos días antes de la llegada, en el momento en que el huésped termina el check-in online, el día después de la salida. En la app llegas a ellas desde la sección Configuración, en «Automatizaciones».

Quién lo recibe

El campo «A quién enviar el correo» tiene dos valores y no más: «Huésped», que recibe el mensaje en su idioma, y «Tú (anfitrión)», que es un aviso interno a la dirección del alojamiento.

Pertenecen a un alojamiento, no a la cuenta

Cada automatización pertenece a un alojamiento. Si tu cuenta lleva más de uno, cada tarjeta de la lista nombra debajo del resumen el alojamiento al que pertenece, y el alojamiento lo eliges en el menú de arriba al crearla: al editarla se queda bloqueado, porque mover una automatización de un alojamiento a otro cambiaría de qué reservas se ocupa.

Un envío que falla no toca la reserva: queda registrado en el historial de envíos con su motivo (ningún texto en ninguno de los idiomas de respaldo, ninguna forma de llegar al huésped, un enlace que habría salido vacío) y la reserva se queda como estaba.

Las seis que ya estánExisten desde el primer día, con un texto dentro y el interruptor apagado

Para cada alojamiento Vezpa prepara seis automatizaciones. No nacen vacías: el texto de ejemplo está ya escrito en cada idioma de tu Booking Engine. Lo que nace apagado es el interruptor: hasta que lo enciendes, no sale nada.

«Confirmación de reserva»
En cuanto se registra la reserva
Cuenta desde el momento en que la reserva se registró y vale para las reservas escritas a mano y para las de los portales. No sale para las del Booking Engine, que ya envían su propia confirmación con el resultado del pago.
«Previa llegada - self check-in»
Dos días antes del check-in
El mensaje previo a la llegada, con el enlace al check-in online.
«Normas del alojamiento / códigos de acceso»
En cuanto el huésped completa el check-in online
Normas y códigos de acceso, enviados solo a los huéspedes que se han registrado.
«Aviso: datos del huésped listos»
En el mismo momento, pero a ti
Un aviso interno a la dirección del alojamiento: los datos del huésped están rellenados.
«Recordatorio tasa turística»
Un día antes del check-out
Invita al huésped a pagar la tasa. Si la tasa ya cuenta como pagada, el correo no sale.
«Agradecimiento / solicitud de reseña»
Un día después del check-out
Despide al huésped y pide una reseña.
En esas seis el botón «Usar texto de ejemplo» vuelve a poner el texto de partida en el idioma en el que estás escribiendo. En las automatizaciones que creas tú ese botón no está: un texto de ejemplo existe solo para un mensaje cuyo propósito conocemos.

Tus propias automatizaciones

Con «Nueva automatización» añades más, eligiendo un nombre, un disparador, un destinatario y los textos. Cuando la lista está vacía la página lo dice: «Sin automatizaciones. Toca + para crear una.»

Cuándo sale el correoTres disparadores cuentan el tiempo, tres siguen un hecho

El disparador se elige en la sección «Cuándo». Son seis, en dos familias.

Los disparadores que cuentan el tiempo

Parten de una fecha y se mueven un intervalo, «antes» o «después», medido en «días», «horas» o «minutos»:

  • «Relativo al check-in» — la fecha de llegada
  • «Relativo al check-out» — la fecha de salida
  • «Relativo a la fecha de reserva» — el momento en que la reserva se registró

Con el intervalo en días aparece también «Hora de envío», en la hora local del alojamiento: por ejemplo a las 10:00 del día del check-out. Con horas o minutos ese campo no aparece, porque la cuenta empieza a medianoche del día de referencia.

Los disparadores de tiempo se comprueban cada treinta minutos. El intervalo tiene un techo: como máximo 60 días, horas o minutos.

Los disparadores que siguen un hecho

Se disparan en el momento en que el hecho ocurre, y no tienen ni intervalo ni hora de envío:

  • «En el evento: check-in online completado»
  • «En el evento: pago completado»
  • «En el evento: reserva cancelada»
Un pago fallido no es un disparador. No está en la lista, y no por descuido: nada en el sistema señala un pago que no se completó, así que una automatización puesta ahí se quedaría callada para siempre. Para perseguir a un huésped que no ha pagado, usa la repetición que se describe abajo.

Repetir el recordatorio, y dónde se detiene

Con «Repetir el recordatorio» el mismo mensaje vuelve a salir a intervalos hasta que se cumple la condición que has elegido. Hay cuatro condiciones: «Tasa turística pagada», «Saldo de la reserva pagado», «Anticipo pagado», «Check-in online completado». Una de ellas es obligatoria para activar la repetición: sin ella, la activación se rechaza.

Los techos: «Repetir cada» como máximo 30 (días u horas) y «Número máximo de envíos» como máximo 10. Y en cualquier caso, como lo dice la app: «El recordatorio se detiene igualmente después del check-out o cuando la reserva se cancela.»

La condición de parada cuenta incluso sin repetición: ponla en un mensaje que sale una sola vez, y ese mensaje no llegará a un huésped que ya ha hecho esa cosa. Es la razón por la que el recordatorio de la tasa no llega a quien ya ha pagado.
El mismo mensaje sale una sola vez por reserva y por ocurrencia: dos comprobaciones seguidas, o un evento señalado dos veces, no producen dos correos.

Los textos, idioma por idiomaUna pestaña para cada idioma del Booking Engine

Para cada automatización escribes «Asunto» y «Cuerpo» en cada uno de los idiomas activos en tu Booking Engine: las pestañas de idioma son exactamente esas. Añade un idioma al Booking Engine y la pestaña nueva aparece aquí.

Qué idioma recibe el huésped

Vezpa lo intenta por orden, y se para en el primer texto que encuentra rellenado:

  1. el idioma del portal por el que el huésped ha reservado, si es uno de los habilitados
  2. el idioma por defecto del alojamiento
  3. inglés
  4. italiano
Así que un idioma dejado vacío no detiene el envío: un huésped alemán sin texto en alemán recibe el mensaje igualmente, en inglés o en italiano. El envío se salta solo cuando ninguno de esos cuatro idiomas tiene texto. Si te importa que cada uno lea en su idioma, esas pestañas hay que rellenarlas.

Los campos que se sustituyenMarcadores entre llaves, rellenados al enviar

Dentro del texto puedes poner marcadores que se convierten en los datos reales de la reserva cuando el correo sale. Se escriben entre llaves simples, todo en minúsculas. No hace falta aprendérselos: el botón «Insertar campo» los lista junto con el nombre del dato que cada uno inserta.

{ospite_nome} {ospiti_num} {check_in} {check_out} {notti} {camera_nome} {struttura_nome} {indirizzo} {link_self_checkin} {link_pagamento_tassa} {importo_tassa} {importo_tassa_totale} {saldo_residuo} {link_prenotazione} {whatsapp_struttura}
Los nombres de los marcadores son los mismos en todos los idiomas: son nombres de campo, no palabras que se traduzcan. Escríbelos exactamente como aparecen arriba.

Qué inserta cada uno

  • {ospite_nome} — el nombre del huésped principal
  • {ospiti_num} — el número total de huéspedes
  • {check_in} / {check_out} — las fechas, escritas en el idioma del correo
  • {notti} — el número de noches de la estancia
  • {camera_nome} — el nombre del tipo de alojamiento
  • {struttura_nome} — el nombre del alojamiento
  • {indirizzo} — la dirección del alojamiento
  • {link_self_checkin} — el enlace al check-in online del huésped
  • {link_pagamento_tassa} — el enlace para pagar la tasa turística
  • {importo_tassa} — la tasa turística que queda por pagar
  • {importo_tassa_totale} — la tasa turística total de la estancia
  • {saldo_residuo} — lo que queda por liquidar en la reserva
  • {link_prenotazione} — el enlace a la página de la reserva
  • {whatsapp_struttura} — el número de WhatsApp del alojamiento, si has puesto uno

Los importes salen en la moneda del alojamiento, con los separadores del idioma del correo.

{importo_tassa} es la tasa turística que queda por pagar, no el total. Para el importe completo de la estancia usa {importo_tassa_totale}: son dos números distintos, y en una tasa pagada en parte la diferencia se ve.
Un campo que no existe no se puede guardar. Escribe {nome_ospite} en lugar de {ospite_nome} y un aviso rojo bajo la vista previa lista los campos no reconocidos, mientras «Guardar» se rechaza y nombra el primero. Así que no es una manera de dejar una llave en el texto: un texto con una llave que no es un campo no pasa.

La vista previa es un ejemplo, no una prueba

El cuadro «Vista previa» muestra el texto con datos inventados (un nombre inventado, fechas cercanas a hoy) y está para comprobar la forma del mensaje. La calcula la app, no el servidor: no es el correo de verdad, y algunos campos salen entre corchetes en lugar de con un valor. Para ver los envíos reales, mira el historial de envíos.

En las reservas de los portales con chat (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO) una automatización al huésped puede llegar dentro de la conversación del portal en lugar de por correo. Un texto con un enlace, como {link_self_checkin}, intenta primero el correo real del huésped; si no lo hay, va al chat, donde los enlaces de Vezpa (vezpa.it y tu dominio personalizado activo) se mantienen siempre, en Airbnb y en Booking.com. En Expedia y VRBO los enlaces se eliminan.

En Booking.com hay un paso que hacer una sola vez, en la extranet: Alojamiento → Preferencias de mensajería → Ajustes de seguridad → «Añadir un enlace» → vezpa.it, y también tu propio dominio si el alojamiento usa uno (de ahí parte el enlace del check-in). Hasta que lo hagas, el huésped recibe el texto del mensaje pero en lugar del enlace lee [Link was removed]: es Booking.com quien sustituye los enlaces que no has aprobado. En Airbnb no hay nada que hacer.

Un mensaje con un enlace nunca sale mutilado: si el único camino es un chat que eliminaría el enlace (Expedia, VRBO), el envío se salta y queda anotado en el historial con el motivo.

Activarla, y qué cubrePrimero «Guardar», luego el interruptor

Una automatización no envía nada mientras el interruptor «Activa» esté apagado. El camino es este:

  1. abre la automatización desde la lista, o crea una con «Nueva automatización»
  2. en la sección «Cuándo» elige el disparador, el intervalo y, donde aplique, «Hora de envío»
  3. escribe «Asunto» y «Cuerpo» al menos en el idioma por defecto del alojamiento: sin ese texto la activación se rechaza
  4. en la sección «Tipos» decide a qué alojamientos se aplica
  5. toca «Guardar»
  6. enciende «Activa»
Los dos gestos están separados y el orden importa: en una automatización recién creada el interruptor se queda apagado e intocable hasta que has guardado. Los cambios en los textos y en los tipos no se guardan solos: sin «Guardar» se pierden.

A qué alojamientos se aplica

La sección «Tipos» agrupa por tipo de alojamiento, no por habitación individual. Cada grupo que añades con «Nuevo grupo» tiene sus propios tipos y sus propios textos, así que puedes escribir un mensaje para las suites y otro para las habitaciones dobles. El grupo «Otros tipos» cubre todo lo que no has asignado, siempre que «Enviar también a los otros tipos» se quede encendido. Un tipo que no está en ningún grupo y no lo cubre ese interruptor no recibe nada.

Qué cubre: no se recupera el pasado

Encender una automatización no envía nada por lo que ya ha pasado. La prueba no es la fecha de la reserva: es la fecha de envío calculada. El mensaje sale solo si esa fecha cae después del momento en que encendiste el interruptor.

  • una reserva registrada hace meses, con check-in la semana que viene, sí recibe el previo a la llegada: su fecha de envío está en el futuro
  • una reserva registrada ayer, con check-in mañana por la mañana, no recibe un previo a la llegada puesto dos días antes: esa fecha ya ha pasado
Apagar el interruptor borra el momento en que se encendió: volver a encenderlo empieza desde ahí, y lo que pasó entre medias se queda atrás. Cambiar el intervalo, la unidad, la dirección o la hora de envío en una automatización encendida también reinicia esa marca, porque mueve la fecha de envío de todas las reservas.

Editar y apagar

Puedes apagar una automatización en cualquier momento, desde la lista o desde su propia página: ese interruptor actúa al instante, sin pasar por «Guardar».

Quién puede cambiarlas, y en qué alojamientoEstos correos salen en nombre del alojamiento

Crear, editar, activar o borrar una automatización necesita el permiso de configurar el alojamiento: el Director y el Asistente lo tienen. Para los demás roles la página se queda solo de lectura: ningún botón para crear, ningún interruptor, ningún «Guardar».

El historial de envíos

El historial de cada automatización lista los envíos con su resultado, el idioma usado, la dirección y el motivo de cualquier error. Está reservado a quien puede configurar el alojamiento, por un motivo preciso: muestra las direcciones de correo de los huéspedes. El Observador y la Gobernanta no llegan a él.

Los techos de los campos numéricos

Tres campos tienen techo: el intervalo del disparador como máximo 60, «Repetir cada» como máximo 30, «Número máximo de envíos» como máximo 10. Un campo dejado vacío vuelve al último valor válido en lugar de guardar cero.

Si algo no cuadraLos motivos por los que un correo no sale

  • La automatización está encendida pero no ha salido nada. Mira la fecha calculada: si cayó antes de que encendieras el interruptor, no sale nada. Y comprueba que tocaste «Guardar» después de escribir los textos.
  • Un tipo no recibe nada. En la sección «Tipos» ese tipo tiene que estar en un grupo cuyo texto esté rellenado, o el grupo «Otros tipos» tiene que tener «Enviar también a los otros tipos» encendido.
  • Guardar se rechaza. Casi siempre hay un marcador escrito a mano que no existe: el aviso rojo bajo la vista previa lo nombra.
  • El huésped recibió el correo en el idioma equivocado. Falta el texto en su idioma: cae al idioma del alojamiento, luego al inglés, luego al italiano.
  • El historial dice que el envío se saltó. El motivo está al lado: ninguna forma de llegar a ese huésped, ningún texto en ninguno de los idiomas de respaldo, un enlace que habría salido vacío, un enlace que el chat del portal habría eliminado (ver Correo o chat del portal, y los enlaces), o una condición de parada ya cumplida.
  • En los alojamientos de demostración no sale nada, a propósito: una cuenta de prueba no escribe a los huéspedes.

¿Necesitas ayuda?

Si tienes alguna duda sobre las automatizaciones, abre un ticket desde la app Vezpa: el sistema de soporte está en la sección Configuración.