Leitfaden Gästeregister
Wer bei Ihnen über einen Zeitraum geschlafen hat, und das Buch, das Sie vorlegen müssen
Wozu dieser Bildschirm dientDie Gäste eines Zeitraums, und das Buch, das Sie vorlegen müssen
Das «Gästeregister» zeigt die Menschen, die über einen von Ihnen gewählten Zeitraum in Ihrer Unterkunft geschlafen haben, und von hier exportieren Sie das Buch, das dieser Zeitraum verlangt. Es ist eine Pflicht, die jedes Land betrifft, nicht nur Italien: der Eintrag ist da, welches Land Ihre Unterkunft auch hat.
Wie Sie hierher kommen
Die Registerkarte heißt «Konfiguration»: dieselbe, die die Angaben Ihrer Unterkunft, die Zimmer und die Module enthält. Darin versammelt die Gruppe «Steuer & Rechtliches» die Rechnungsstellung, die behördlichen Anbindungen und dieses Register. Die Schaltfläche am Ende der Gruppe öffnet die Seite.
Hoteldirektor und Assistent sehen sie: es ist dieselbe Berechtigung, die die Steuerdaten regelt. Die anderen Rollen finden den Eintrag nicht, und der Server lehnt die Anfrage ohnehin ab.
Was Sie hier tunDen Zeitraum wählen, die Liste lesen, das Buch exportieren
Der Zeitraum
- Tippen Sie «Startdatum» an und wählen Sie den ersten Tag. Die Schaltfläche trägt schon das Datum, das sie benutzt.
- Tippen Sie «Enddatum» an und wählen Sie den letzten.
- Drücken Sie «Laden»: die Liste kommt, mit allen, die innerhalb dieses Zeitraums einen Aufenthalt hatten, auch von einer Nacht.
Die zwei Daten beginnen beim ersten und letzten Tag des laufenden Monats. Sie können sie frei verschieben, über Monate oder Jahre; der Zeitraum darf aber 366 Tage nicht überschreiten, und jenseits dieser Schwelle wird das Laden mit dem ausgeschriebenen Grund abgelehnt. Für eine längere Spanne laden und exportieren Sie ein Jahr nach dem anderen.
Die Liste lesen
Jede Zeile trägt den Namen der Person und darunter Anreise und Abreise, Staatsangehörigkeit und Zimmer. Oben erhalten Sie die Anzahl der Gäste des Zeitraums und, wenn es welche gibt, die Anzahl der unvollständigen Zeilen.
| Was Sie sehen | Was es bedeutet |
|---|---|
| «Laufend» anstelle der Abreise | Der Gast ist noch im Haus. Es sind keine fehlenden Daten und kein erfundenes Datum. |
| Rotes Zeichen, «Unvollständige Daten» | Dem Gast fehlen Personenangaben. Ein gesetzliches Buch mit Lücken ist ein Problem, das vor einer Kontrolle behoben wird, nicht während. |
| Datenschutzzeichen, «Daten anonymisiert» | Für diesen Gast wurde eine Löschung der personenbezogenen Daten schon ausgeführt. Es gibt nichts zu vervollständigen: die Zeile bleibt als Nachweis des Aufenthalts, ohne die Person. |
| «Anonymisierter Gast» oder «Name nicht angegeben» anstelle des Namens | Das erste ist ein auf Verlangen gelöschter Gast, das zweite ein Gast, dessen Name nie erfasst wurde. Nur das zweite liegt bei Ihnen. |
Die Liste auf dem Bildschirm ist für den schnellen Blick gebaut. Das Buch, das Sie exportieren, trägt dagegen jede für jeden Gast erfasste Angabe — Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Art und Nummer des Dokuments, Anreise, Abreise, Zimmer — und die genauen Spalten hängen vom gewählten Buch ab.
Exportieren
Mit geladener Liste tippen Sie «Exportieren» an. Es öffnet sich ein Blatt, das zwei Dinge fragt und ein drittes nennt.
- Oben der Zeitraum, der in die Datei geht. Es ist immer der der Liste vor Ihnen, auch wenn Sie die Daten oben inzwischen schon verschoben haben: Ihre letzte Gelegenheit zu merken, dass Sie den falschen Zeitraum gewählt haben.
- «Register wählen», unter denen, die das Land Ihrer Unterkunft vorsieht.
- «Format wählen»: PDF, Excel oder CSV.
| Format | Wofür es da ist |
|---|---|
| Das gesetzte Buch, vorlagefertig, in der Sprache, die Sie in der App benutzen. | |
| Excel | Dieselben Daten in einer Tabelle: Summen, Filter, Sortierung. |
| CSV | Eine einfache Tabelle, die jedes Tabellenprogramm öffnet. |
Die Datei trägt Buch und Zeitraum im Namen — zum Beispiel cz_evidencni_20260701_20260731.pdf —, sodass der Empfänger versteht, was darin ist, ohne sie zu öffnen.
Besondere FälleDas richtige Buch, ein leerer Zeitraum, eine abgelehnte Löschung
Welches Buch Ihnen angeboten wird
Die Bücher hängen vom Land der Unterkunft ab, nicht von dem der Gäste. Es sind immer mindestens zwei: ein allgemeines Register und eine Kurtaxen-Übersicht. Zwölf Länder erhalten zusätzlich ein eigenes Buch, mit Spalten, die auf das System ausgerichtet sind, das jenes Land schon benutzt.
| Land | Eigenes Buch |
|---|---|
| Tschechien | Evidenční kniha (alle Gäste) · Domovní kniha (nur ausländische Gäste) |
| Italien | Spalten ausgerichtet auf Alloggiati Web / ISTAT + Registerdaten (Zimmer, Kurtaxe) |
| Deutschland | Spalten ausgerichtet auf den Meldeschein + Registerdaten (Zimmer) |
| Österreich | Spalten ausgerichtet auf das Meldeamt (Gästemeldung) + Registerdaten (Zimmer) |
| Frankreich | Spalten ausgerichtet auf die fiche de police + Registerdaten (Zimmer) |
| Belgien | Spalten ausgerichtet auf das Gästeregister + Registerdaten (Zimmer) |
| Spanien | Spalten ausgerichtet auf SES Hospedajes + Registerdaten (Zimmer) |
| Portugal | Spalten ausgerichtet auf SIBA + Registerdaten (Zimmer) |
| Kroatien | Spalten ausgerichtet auf eVisitor + Registerdaten (Zimmer) |
| Slowenien | Spalten ausgerichtet auf eTurizem + Registerdaten (Zimmer) |
| Ungarn | Spalten ausgerichtet auf NTAK + Registerdaten (Name des Gastes) |
| Bulgarien | Spalten ausgerichtet auf ESTI |
| Alle anderen Länder | Nur das allgemeine Register und die Steuerübersicht |
Außerhalb Tschechiens sagt das eigene Buch, dass seine Spalten auf das genannte System ausgerichtet sind: prüfen Sie immer, ob Ihre örtlichen Regeln mehr verlangen.
Die Kurtaxen-Übersicht
Wo die Abgabe Ihres Landes dokumentiert ist, nennt die Übersicht sie mit ihrem örtlichen Namen — zum Beispiel poplatek z pobytu, taxe de séjour, Kurtaxe — und in den anderen Ländern bleibt die allgemeine Übersicht. In jedem Fall reiht das Dokument Ihre Daten auf und nichts weiter: Beträge, Befreiungen und Fristen setzt die örtliche Behörde, und die Übersicht wendet die Regeln Ihrer Gemeinde nicht an Ihrer Stelle an.
Ein Zeitraum ohne Gäste
Der Export bleibt auch dann verfügbar, wenn die Liste leer ist, und das ist eine Entscheidung: wer von einer Kontrolle nach dem Register eines Monats ohne Gäste gefragt wird, braucht ein Dokument zum Vorlegen, keine ausgegraute Schaltfläche. In allen drei Formaten erklärt das Buch das Fehlen von Gästen für den Zeitraum ausdrücklich, statt einen Zähler auf null zu drucken.
Wenn eine Löschung abgelehnt wird
Das Register lebt neben dem Recht auf Löschung personenbezogener Daten. Stoßen die beiden zusammen, gewinnt die Aufbewahrungspflicht, und die Verordnung selbst lässt es zu: einen Gast löschen zu wollen, der noch innerhalb der von Ihrem Land auferlegten Frist liegt, bringt eine Ablehnung mit ausgeschriebenem Grund, keinen Fehler.
| Land der Unterkunft | Vorgeschriebene Aufbewahrung |
|---|---|
| Österreich | 7 Jahre |
| Tschechien | 6 Jahre |
| Spanien | 3 Jahre |
| Alle anderen Länder | Keine geprüfte Frist: Vezpa blockiert nicht, prüfen Sie Ihre örtlichen Regeln |
Die Frist wird von der Abreise des Gastes gezählt, und die Ablehnung greift auch, wenn nur einer der mit dieser Person verknüpften Datensätze noch abgedeckt ist. Ist die Frist vorbei, geht die Löschung durch, und die Zeile bleibt im Register mit anonymisierten Daten: der Nachweis, dass der Aufenthalt stattgefunden hat, ohne die Person.
Wenn etwas nicht stimmtDie häufigsten Zweifel, mit der kurzen Antwort
- Ich finde den Eintrag in der App nicht. Er ist in «Konfiguration», Gruppe «Steuer & Rechtliches», am Ende. Hoteldirektor und Assistent sehen ihn.
- Ich habe die Daten geändert und die Liste blieb gleich. Daten laden nicht von selbst neu: drücken Sie «Laden».
- Das Laden wurde abgelehnt. Lesen Sie die Meldung: entweder ist der Zeitraum verdreht, oder er überschreitet 366 Tage, oder Ihre Rolle hat keinen Zugang zu den Steuerdaten.
- Ein Gast hat kein Abreisedatum. Er ist noch im Haus: «Laufend» steht an seiner Stelle.
- Es gibt rote Zeilen. Das sind Gäste mit unvollständigen Personenangaben: vervollständigen Sie sie vor dem Export. Die Anzahl oben sagt, wie viele.
- Ein Gast hat keine Daten und ich kann sie nicht vervollständigen. Trägt die Zeile das Datenschutzzeichen, wurden seine Daten auf Verlangen gelöscht: das ist das richtige Ergebnis, keine verlorenen Daten.
- Ich finde das Buch meines Landes nicht. Zwölf Länder haben ein eigenes Buch; für die anderen gibt es das allgemeine Register und die Steuerübersicht, die zum Vorlegen gültig bleiben.
- Ich habe exportiert und finde die Datei nicht. Sie geht nicht über die Downloads: ist sie gebaut, öffnet sich das Teilen-Menü, und die Datei geht dorthin, wohin Sie sie senden.
- Der exportierte Zeitraum war nicht der gewünschte. Das Export-Blatt schreibt ihn oben hin, bevor es beginnt: es ist der Zeitraum der geladenen Liste, nicht der auf den Datumsschaltflächen.
- Die Daten eines Gastes zu löschen wird abgelehnt. Das Gesetz Ihres Landes verlangt, das Register aufzubewahren: die Meldung sagt, wie viele Jahre. Versuchen Sie es nach der Frist erneut.
Brauchen Sie Hilfe?
Schreiben Sie uns aus der App, über den Support in der Konfiguration.