Anleitung Onboarding

Nach der Anmeldung führt Sie die App bis zu einer Unterkunft, die verkaufen kann. Eine Leiste oben auf jedem Bildschirm sagt, wo Sie sind: Schritt 1 von 3, dann Schritt 2 von 3, dann Schritt 3 von 3. Die Bestätigung in zwei Schritten kommt danach, außerhalb der Zählung, und sie lässt sich nicht überspringen.

Der letzte Bildschirm ist nicht die Übersicht: sobald die Bestätigung fertig ist, öffnet die App den Tab «Preise», denn gerade angelegte Zimmer werden ohne Preis geboren und ohne Preis verkauft sich nichts. Vorher fragt sie auch, wo Sie verkaufen wollen, und öffnet den Weg, den Sie wählen.

Nichts, was Sie hier tippen, ist endgültig: Unterkunft und Zimmer lassen sich jederzeit über «Konfiguration» korrigieren, die sich aus dem Menü ⋮ der Übersicht öffnet. Die Zimmer wohnen in der Gruppe «Zimmer».

Gleich nach der Anmeldung schicken wir Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail. Das ist keine Formsache: solange die Adresse unbestätigt ist, weigert sich der Server, die Unterkunft anzulegen, und Schritt 2 beginnt nicht.

1. Sehen Sie in Ihr Postfach — Es kommt eine Nachricht mit einem Bestätigungslink.
2. Öffnen Sie den Link — Eine Webseite öffnet sich und bestätigt Ihre Adresse.
3. Gehen Sie zurück in die App — Der Wartebildschirm prüft von selbst alle paar Sekunden nach; um ihm zuvorzukommen, tippen Sie auf «Bestätigt, jetzt prüfen».
4. E-Mail nicht angekommen? — Tippen Sie auf «E-Mail erneut senden». Sie dürfen einmal alle 60 Sekunden fragen: vorher sagt die Taste, dass Sie warten sollen.
5. Adresse vertippt? — Wenn bei der Registrierung die Domain einem bekannten E-Mail-Anbieter ähnelt (zum Beispiel «gmil.com» statt «gmail.com»), erscheint unter dem Feld «Meinten Sie …?»: Tippen Sie darauf, und die Adresse wird korrigiert. An eine falsche Adresse kann die Bestätigung nicht ankommen.

Das Formular öffnet einen Abschnitt auf einmal, und weiter geht es mit «Weiter». Die drei Abschnitte sind «Unterkunftstyp», «Unterkunftsdaten» und «Inhaberdaten».

Unterkunftstyp

• Sprache — die Sprache der App. Sie ist eine eigene Wahl: sie folgt nicht dem Land, und Sie können sie jederzeit ändern.
• «Land» — wo die Unterkunft liegt. Es entscheidet, welche Module sich einschalten, und ist darum die Mühe wert: die Meldung an die Polizei (Alloggiati Web) gibt es nur für Italien, den Meldeschein für Deutschland und Österreich. Hat das Land mehr als eine Zeitzone, erscheint auch eine Auswahl der Zeitzone.
• Der Unterkunftstyp — drei Möglichkeiten, und sie ändern, was Sie danach sehen:
  • «Hotel / B&B mit Zimmertypen» — mehrere gleiche Einheiten, nach Zimmertyp gruppiert: Sie legen den Typ einmal an und sagen, wie viele Einheiten es gibt.
  • «Ferienwohnungsverwalter» — jede Einheit hat ihre eigene Adresse und ihre eigenen Codes und wird einzeln angelegt.
  • «Einzelne Zimmer» — jedes Zimmer ist ein Typ für sich, an derselben Adresse.

Unterkunftsdaten

Hier wohnen der Name und die Adresse, und hier wird auch der Ort auf der Karte gesetzt: nicht weiter hinten.

1. «Unterkunftsname» — Pflicht.
2. «Adresse» — beim Tippen erscheinen Vorschläge: einen wählen und die Koordinaten setzen sich selbst, mit einer kleinen Karte und einem Punkt darunter. Tippen Sie die Adresse von Hand, versuchen wir sie trotzdem aufzulösen, und um den Punkt zu korrigieren ziehen Sie die Karte oder tippen auf «Auf der Karte wählen». Aus dem Browser wird aus dieser Taste «Koordinaten eingeben», weil dort die Karte nicht gezeichnet wird.
3. «Nr.», «Stadt», die Postleitzahl, «Bundesland» — die Hausnummer ist in Italien und Österreich Pflicht; die Stadt wird aus der erscheinenden Liste gewählt; die Bezeichnung der Postleitzahl wechselt mit dem Land; nach der Provinz wird nur in Italien gefragt.

Inhaberdaten

Vom «Unterkunftsname» abgesehen geht es in diesem Abschnitt um die Person, die den Betrieb führt: Vorname, «Nachname», «Telefon» mit seinem Typ und, nur für Italien, «Zertifizierte E-Mail (optional)».

Die internationale Vorwahl wählen Sie über die Flagge neben der Nummer; sie ist Pflicht. So erscheint die Nummer vollständig (z. B. +49 1712345678) auf Belegen, Rechnungen, E-Mails an Gäste und auf der Website.

Den falschen Typ gewählt?

Solange Sie noch einrichten, lässt sich das beheben. Auf dem Bildschirm «Wie möchten Sie Ihre Zimmer hinzufügen?» sagt oben eine Zeile, wie Ihre Einheiten geordnet sind, und daneben steht «Ändern»: von dort wechseln Sie von einzelnen Zimmern zu Zimmertypen und zurück. Wer «Ferienwohnungsverwalter» gewählt hat, sieht diese Zeile gar nicht, und das ist kein Fehler: dort hat jede Einheit eigene Adresse und eigene Codes, also ist die Umstellung in keiner Richtung erlaubt.

Vorsicht: der Wechsel zu einzelnen Zimmern lässt pro Zimmertyp eine Einheit stehen und löscht die anderen. Vezpa zeigt Ihnen vorher die genaue Liste dessen, was verschwindet, und verweigert den Vorgang, wenn eines dieser Zimmer schon Buchungen hat. Ist die Unterkunft veröffentlicht, steht der Wechsel nicht mehr zur Verfügung.

Der dritte Schritt beginnt mit einer Gabelung: «Wie möchten Sie Ihre Zimmer hinzufügen?». Zwei Wege, «Von Booking oder Airbnb importieren» und «Ich lege sie von Hand an», und keiner der beiden schließt den anderen.

Das Formular für ein Zimmer

1. «Typname» (oder «Name des Zimmers», wenn Sie keine Zimmertypen haben) — ein kurzes Kürzel, höchstens 8 Zeichen, groß oder klein geschrieben: es wird genau so gespeichert, wie Sie es tippen. Daran erkennen Sie das Zimmer im Kalender und in den Preisen. Die App schlägt DBL, SGL, TRP für Zimmertypen und APT1, HAUS1 für Einheiten vor. Nicht «Doppelzimmer»: das passt nicht hinein. Drei Nullen hintereinander sind nicht erlaubt, und während Sie tippen prüfen wir, dass der Name nicht schon vergeben ist.
2. «Zimmeranzahl» — wie viele gleiche Einheiten auf einmal angelegt werden. Erscheint nur bei Unterkünften, die nach Zimmertyp geordnet sind. Mit Anzahl 3 wird aus DBL dann DBL1, DBL2, DBL3; lassen Sie es leer, wird eine einzige angelegt. Bis zu 99 auf einmal.
3. «Max. PAX» — die höchste Belegung, also wie viele Gäste dort höchstens schlafen können. Pflicht, und nicht kleiner als 1. So heißt es auf dem Bildschirm, nicht Kapazität: die Kapazität erscheint in der Hilfszeile unter dem Feld. Auf der Seite des Zimmers heißt dieselbe Zelle «Max Pers.».
4. Der Preis — wird hier nicht eingetragen: das Formular fragt nicht danach, und das Zimmer wird ohne Preis angelegt. Sie setzen ihn danach im Tab «Preise», wo Sie auch die Unterschiede zwischen den Verpflegungsarten setzen.
5. «Was im Preis enthalten ist» — Nur Übernachtung, Bed & Breakfast, Halbpension, Vollpension: schalten Sie ein, was Sie verkaufen. Eines ist beim Öffnen des Formulars schon an. Schalten Sie alle aus, halten wir Sie nicht auf: beim Speichern schalten wir «Nur Übernachtung» wieder ein und sagen es Ihnen, denn ein Zimmer, das sich auf keine Weise verkaufen lässt, nützt nichts.
6. Der Ort — erscheint in diesem Formular nur, wenn Sie «Ferienwohnungsverwalter» gewählt haben, weil dort jede Einheit ihre eigene Adresse hat und das Portal sie an der richtigen Stelle veröffentlichen muss: Sie tippen die Adresse der Wohnung, die Koordinaten kommen von selbst, und ohne gültige Koordinaten geht das Speichern nicht durch. Bei jedem anderen Unterkunftstyp ist hier nichts auszufüllen: der Ort wurde schon in Schritt 2 genommen, und die Zimmer erben ihn von der Unterkunft.

Dann gibt es drei Felder, die Sie so lassen und später von der Zimmerseite vervollständigen können: «Handelstyp» (die Unterkunftsart, die die Portale zeigen; ändern Sie sie nicht, schlagen wir eine aus Unterkunftstyp und Belegung vor, ein Blick lohnt sich also), «Abmessungen (qm)» und «Beschreibung», die die Gäste im Booking Engine lesen.

Ergebnis der Anmeldung

Nachdem Sie die Anfrage geschickt haben, läuft die Anmeldung beim Channel Manager von selbst weiter.

Angemeldet heißt nicht im Verkauf — Der Kanal verkauft noch nicht: zwei Schritte fehlen. Autorisieren Sie die Verbindung im Extranet des Portals, tippen dann auf «Channel Mapping öffnen», ordnen Ihre Zimmer zu und tippen auf «Anwenden».

Wenn etwas scheitert — Die App sagt immer, wessen Sache es ist:

• Unser Problem — Das Problem liegt bei uns: zum Portal ist nichts gelangt. Wir sehen es uns schon an und schreiben Ihnen, sobald Sie es wieder versuchen können.
• Etwas zu richten — Das Portal erkennt den eingegebenen Code nicht. Prüfen Sie ihn im Extranet des Portals, geben ihn neu ein und versuchen es erneut.

Letzter Schritt, nur einmal: die Bestätigung in zwei Schritten schützt die Daten Ihrer Gäste und Ihre Zahlungen. Sie brauchen eine Authenticator-App auf dem Telefon: sie erzeugt einen Code aus 6 Ziffern, der beim Anmelden verlangt wird. Aufschieben oder überspringen geht nicht: dieser Bildschirm lässt sich nur verlassen, indem Sie fertig werden oder sich vom Konto abmelden.

1. Installieren Sie eine Authenticator-App auf dem Telefon — Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy. Haben Sie schon eine, gehen Sie zu Schritt 2. Sie sind kostenlos und erzeugen einen Code aus 6 Ziffern, der sich alle 30 Sekunden ändert. Jede App, die 6-stellige Codes erzeugt, genügt.
2. Verbinden Sie Vezpa mit der App — Tippen Sie auf dem Telefon auf AUTHENTICATOR-APP ÖFFNEN: Vezpa fügt sich selbst in die App ein, ohne dass etwas zu scannen ist. Am Computer ist nichts zu installieren: die Authenticator-App gehört auf das Telefon. Öffnen Sie sie, tippen auf + und wählen «QR-Code scannen», dann richten Sie es auf den QR auf dem Bildschirm des Computers. Auf dem Telefon startet der QR verborgen und Sie öffnen ihn mit «QR-Code anzeigen», was nur nötig ist, wenn Sie die App auf einem anderen Gerät einrichten.
3. Geben Sie den Code aus 6 Ziffern ein — Tippen Sie auf Weiter und Code eingeben (am Computer Ich habe den QR-Code gescannt, weiter) und tippen die 6 Ziffern. Öffnen Sie die Authenticator-App auf dem Telefon und suchen den Eintrag «Vezpa»: daneben steht ein Code aus 6 Ziffern, der sich alle 30 Sekunden ändert. Geben Sie den ein, der in diesem Augenblick zu sehen ist; läuft er ab, während Sie tippen, nehmen Sie den nächsten.

Geht das Scannen nicht, finden Sie unter oder manuell eingeben den Geheimcode. Wählen Sie in der Authenticator-App «Setup-Schlüssel eingeben», fügen den Code ein und lassen den Typ auf «Zeitbasiert».

Ist die Unterkunft angelegt, haben Sie schon eine arbeitsfähige Einrichtung, aber keine vollständige. Oben in der Übersicht erscheint eine Erinnerung, die zeigt, wie viele Schritte übrig sind: tippen Sie darauf, um die Liste zu öffnen. Sie verschwindet von selbst, wenn nichts übrig ist, und von da an finden Sie die Liste unter «Konfiguration» > «Einrichtungsstatus».

Es sind neun Schritte, und die drei Bänder sind keine Rangfolge der Wichtigkeit: sie sagen, was geschieht, wenn Sie einen Schritt liegen lassen.

Wesentliches

Ohne diese zwei Schritte kann die Unterkunft nicht verkaufen.

1. «Vervollständigen Sie Ihre Zimmer» — Legen Sie die Zimmer an, die Sie verkaufen, mit Belegung und Preis. Der Haken erscheint, sobald mindestens eines verkäuflich ist.
2. «Legen Sie Ihre Preise fest» — Preise von einer OTA kopieren oder auf der Seite Preise setzen.

Empfohlen

Das sind die Türen, durch die Buchungen kommen: sie sind nicht Pflicht, aber solange sie zu bleiben, kommt nichts an.

1. «Aktivieren Sie die Booking Engine» — Direkte Buchungen von Ihrer Webseite erhalten.
2. «Angaben zur Unterkunft» — Adresse, Telefon, E-Mail und Ort: sie sind nötig, um OTA-Kanäle zu verbinden.
3. «Verbinden Sie einen OTA-Kanal» — Auf Booking, Airbnb und anderen Portalen veröffentlichen.

Optional

Diese hängen davon ab, wie Sie arbeiten und wo Sie sind.

1. «Kurtaxe» — Die Kurtaxe einrichten, falls sie anfällt.
2. «E-Mail-Automatisierungen» — Automatische Nachrichten an Ihre Gäste senden.
3. «Behördliche Anbindungen» — Alloggiati/PayTourist oder das System Ihres Landes verbinden.
4. «Dynamische Preisgestaltung (RMS)» — Die automatische Verwaltung der Saisonpreise einschalten. Diese Zeile erscheint nur, wenn Ihr Tarif RMS enthält: sehen Sie sie nicht, ist es kein Schritt, den Sie verloren haben.

Die Tasten auf jeder Zeile

«Einrichten» ist immer da und öffnet die Seite für diesen Schritt. Daneben erscheint «Später» auf den Schritten, die warten können: es nimmt den Schritt aus der Zählung, ohne ihn zu löschen, die Zeile bleibt als «Verschoben» auf der Liste, und «Reaktivieren» stellt ihn zurück zu dem, was zu tun ist. Auf einem schon fertigen Schritt wird aus der Taste «Überprüfen».

Wohin «Einrichten» führt, hängt vom Schritt ab, und in jedem Fall ist es die richtige Seite. Für die Zimmer, die Booking Engine, die behördlichen Anbindungen und die dynamische Preisgestaltung öffnet es die Konfiguration bereits auf der Gruppe, die Sie ausfüllen müssen. Für die anderen öffnet es die eigene Seite direkt: die Preise führen zum Tab «Preise», «Angaben zur Unterkunft» zum Editor für Adresse, Telefon, E-Mail und Ort, und die anderen drei zu ihren eigenen Seiten. Keine Zeile zeigt interne Codes: jeder Schritt erklärt sich selbst, die Liste ist also nichts zum Deuten, sondern etwas zum Handeln.

«Später» bleibt auf diesem Gerät. Die Wahl wird auf dem Telefon oder Computer gespeichert, von dem aus Sie sie getroffen haben, getrennt für jede Unterkunft: aus demselben Konto auf einem anderen Gerät ist der Schritt wieder auf der Liste. Es ist kein Fehler, es ist eine lokale Vorliebe — aber wenn Sie ihn anderswo erwartet haben, ist das der Grund.

Solange die Unterkunft nirgends verkauft, stehen die zwei Schritte, die einen Verkaufsweg öffnen — Ihre eigene Buchungsseite und die Verbindung zu einem Portal — nicht unter «Empfohlen», sondern unter «Wesentliches», und sie bleiben in der Zählung der Erinnerung: keiner der beiden Wege ist Pflicht, aber die Frage lässt sich nicht stillstellen, und «Später» nimmt einen Schritt aus der Zählung, nicht von der Liste. Sobald einer der beiden aktiv ist, wandern sie zurück zu den empfohlenen. Aus demselben Grund fragt die App, sobald Sie die Unterkunft veröffentlicht haben, wo Sie verkaufen wollen, und öffnet den Weg, den Sie wählen.

Ist die Bestätigung in zwei Schritten fertig, landen Sie im Tab «Preise» und nicht in der Übersicht: dort setzen Sie die Preise der gerade angelegten Zimmer, und ohne Preis bleiben die Daten zu. Von hier an hält die Liste der Einrichtung den Faden.

1. Setzen Sie Ihre Preise — Im Tab «Preise» setzen Sie die Saisonpreise, die Tagespreise und die Nachlässe. Es ist der Schritt, der alles andere freigibt.
2. Öffnen Sie einen Verkaufsweg — Ihre eigene Buchungsseite, ein Portal, oder beides. Die zwei Schritte «Aktivieren Sie die Booking Engine» und «Verbinden Sie einen OTA-Kanal» führen Sie dorthin, wo es getan wird.
3. Vervollständigen Sie die Angaben zur Unterkunft — Adresse, Telefon, E-Mail und Ort: ohne sie bleibt die Verbindung zu einem Portal stehen.
4. Laden Sie die Leute ein, die mit Ihnen arbeiten — Fügen Sie aus der Konfiguration, im Abschnitt «Team», Ihre Kolleginnen und Kollegen hinzu und wählen, was jede und jeder darf. Die verfügbaren Rollen und ihre Grenzen erklärt die Anleitung zum Team.