Anleitung E-Mail-Automatisierungen

Die E-Mails, die sich selbst verschicken: welche schon da sind, wann sie rausgehen und was sie abdecken

Inhalt

Was eine Automatisierung ist Die sechs, die schon da sind Wann die E-Mail rausgeht Die Texte, Sprache für Sprache Die Felder, die ersetzt werden Einschalten, und was es abdeckt Wer sie ändern darf, und auf welcher Unterkunft Wenn etwas nicht stimmt

Was eine Automatisierung istEine E-Mail, die von selbst rausgeht, wenn etwas passiert

Eine Automatisierung ist eine E-Mail, die Vezpa ohne Ihr Zutun verschickt, sobald die Bedingung eintritt, die Sie gewählt haben: zwei Tage vor der Anreise, in dem Moment, in dem der Gast den Online-Check-in abschließt, am Tag nach der Abreise. In der App erreichen Sie sie im Bereich Konfiguration, unter «Automatisierungen».

Wer sie bekommt

Das Feld «An wen die E-Mail senden» hat zwei Werte und keine weiteren: «Gast», der die Nachricht in seiner Sprache bekommt, und «Sie (Gastgeber)», ein interner Hinweis an die Adresse der Unterkunft.

Sie gehören zu einer Unterkunft, nicht zum Konto

Jede Automatisierung gehört zu einer Unterkunft. Führt Ihr Konto mehr als eine, nennt jede Karte der Liste unter der Zusammenfassung die Unterkunft, zu der sie gehört, und die Unterkunft wählen Sie beim Anlegen aus dem Menü oben: beim Bearbeiten bleibt sie gesperrt, denn eine Automatisierung von einer Unterkunft auf eine andere zu verschieben würde ändern, um welche Buchungen sie sich kümmert.

Ein fehlgeschlagener Versand rührt die Buchung nicht an: er wird im Versandprotokoll erfasst, mit seinem Grund (kein Text in keiner der Ersatzsprachen, kein Weg, den Gast zu erreichen, ein Link, der leer geblieben wäre), und die Buchung bleibt, wie sie war.

Die sechs, die schon da sindSie existieren vom ersten Tag an, mit einem Text drin und dem Schalter aus

Für jede Unterkunft legt Vezpa sechs Automatisierungen an. Sie werden nicht leer geboren: der Beispieltext ist schon in jeder Sprache Ihres Booking Engine geschrieben. Was ausgeschaltet geboren wird, ist der Schalter: bis Sie ihn einschalten, geht nichts raus.

«Buchungsbestätigung»
Sobald die Buchung eingetragen ist
Sie rechnet ab dem Moment, in dem die Buchung eingetragen wurde, und gilt für die von Hand getippten Buchungen und für die aus den Portalen. Für Buchungen aus dem Booking Engine geht sie nicht raus: die senden schon ihre eigene Bestätigung mit dem Ergebnis der Zahlung.
«Vor der Ankunft - Self-Check-in»
Zwei Tage vor dem Check-in
Die Nachricht vor der Ankunft, mit dem Link zum Online-Check-in.
«Hausregeln / Türcodes»
Sobald der Gast den Online-Check-in abschließt
Hausregeln und Türcodes, nur an die Gäste, die sich eingetragen haben.
«Hinweis: Gastdaten bereit»
Im selben Moment, aber an Sie
Ein interner Hinweis an die Adresse der Unterkunft: die Angaben des Gastes sind ausgefüllt.
«Erinnerung Kurtaxe»
Einen Tag vor dem Check-out
Bittet den Gast, die Taxe zu zahlen. Gilt die Taxe schon als bezahlt, geht die E-Mail nicht raus.
«Dankeschön / Bewertungsanfrage»
Einen Tag nach dem Check-out
Verabschieden Sie den Gast und bitten Sie um eine Bewertung.
Auf diesen sechs setzt die Taste «Beispieltext verwenden» den Starttext in der Sprache zurück, in der Sie schreiben. Auf den Automatisierungen, die Sie selbst anlegen, gibt es diese Taste nicht: ein Beispieltext existiert nur für eine Nachricht, deren Zweck wir kennen.

Ihre eigenen Automatisierungen

Mit «Neue Automatisierung» legen Sie weitere an und wählen einen Namen, einen Auslöser, einen Empfänger und die Texte. Ist die Liste leer, sagt es die Seite: «Keine Automatisierungen. Tippen Sie auf +, um eine zu erstellen.»

Wann die E-Mail rausgehtDrei Auslöser zählen Zeit, drei folgen einer Tatsache

Der Auslöser wird im Abschnitt «Wann» gewählt. Es sind sechs, in zwei Familien.

Die Auslöser, die Zeit zählen

Sie gehen von einem Datum aus und bewegen sich um einen Abstand, «vor» oder «nach», gemessen in «Tage», «Stunden» oder «Minuten»:

  • «Bezogen auf den Check-in» — das Anreisedatum
  • «Bezogen auf den Check-out» — das Abreisedatum
  • «Bezogen auf das Buchungsdatum» — der Moment, in dem die Buchung eingetragen wurde

Mit dem Abstand in Tagen bekommen Sie auch «Sendezeit», in der Ortszeit der Unterkunft: zum Beispiel um 10:00 am Tag des Check-out. Mit Stunden oder Minuten erscheint dieses Feld nicht, weil die Zählung um Mitternacht des Bezugstages beginnt.

Die Zeit-Auslöser werden alle dreißig Minuten geprüft. Der Abstand hat eine Obergrenze: höchstens 60 Tage, Stunden oder Minuten.

Die Auslöser, die einer Tatsache folgen

Sie feuern in dem Moment, in dem die Tatsache passiert, und haben weder einen Abstand noch eine Sendezeit:

  • «Bei Ereignis: Online-Check-in abgeschlossen»
  • «Bei Ereignis: Zahlung abgeschlossen»
  • «Bei Ereignis: Buchung storniert»
Eine fehlgeschlagene Zahlung ist kein Auslöser. Sie steht nicht in der Liste, und nicht aus Versehen: nichts im System meldet eine Zahlung, die nicht durchging, also würde eine darauf gestellte Automatisierung für immer stumm bleiben. Um einem Gast nachzugehen, der nicht gezahlt hat, nehmen Sie die Wiederholung weiter unten.

Die Erinnerung wiederholen, und wo sie stoppt

Mit «Erinnerung wiederholen» geht dieselbe Nachricht in Abständen wieder raus, bis die Bedingung erfüllt ist, die Sie gewählt haben. Es gibt vier Bedingungen: «Kurtaxe bezahlt», «Buchungsrestbetrag bezahlt», «Anzahlung bezahlt», «Online-Check-in abgeschlossen». Eine davon ist Pflicht, um die Wiederholung einzuschalten: ohne sie wird die Aktivierung abgelehnt.

Die Obergrenzen: «Wiederholen alle» höchstens 30 (Tage oder Stunden) und «Maximale Anzahl von Sendungen» höchstens 10. Und auf jeden Fall, wie die App es sagt: «Die Erinnerung stoppt in jedem Fall nach dem Check-out oder wenn die Buchung storniert wird.»

Die Stopp-Bedingung zählt auch ohne Wiederholung: setzen Sie sie auf eine Nachricht, die einmal rausgeht, und diese Nachricht erreicht keinen Gast, der diese Sache schon getan hat. Das ist der Grund, warum die Erinnerung an die Taxe niemanden erreicht, der schon gezahlt hat.
Dieselbe Nachricht geht nur einmal pro Buchung und pro Vorkommen raus: zwei Prüfungen kurz hintereinander, oder ein zweimal gemeldetes Ereignis, erzeugen keine zwei E-Mails.

Die Texte, Sprache für SpracheEin Tab für jede Sprache des Booking Engine

Für jede Automatisierung schreiben Sie «Betreff» und «Inhalt» in jeder der in Ihrem Booking Engine aktiven Sprachen: die Sprach-Tabs sind genau diese. Fügen Sie dem Booking Engine eine Sprache hinzu, und der neue Tab erscheint hier.

Welche Sprache der Gast bekommt

Vezpa versucht es in dieser Reihenfolge und hält beim ersten ausgefüllten Text an:

  1. die Sprache des Portals, über das der Gast gebucht hat, wenn sie eine der aktivierten ist
  2. die Standardsprache der Unterkunft
  3. Englisch
  4. Italienisch
Eine leer gelassene Sprache hält den Versand also nicht auf: ein deutscher Gast ohne deutschen Text bekommt die Nachricht trotzdem, auf Englisch oder auf Italienisch. Der Versand wird nur übersprungen, wenn keine dieser vier Sprachen einen Text hat. Wenn Ihnen daran liegt, dass alle in ihrer Sprache lesen, müssen diese Tabs ausgefüllt werden.

Die Felder, die ersetzt werdenPlatzhalter in Klammern, beim Versand gefüllt

In den Text können Sie Platzhalter setzen, die beim Rausgehen der E-Mail zu den echten Angaben der Buchung werden. Sie werden in einfachen geschweiften Klammern geschrieben, alles klein. Sie müssen sie nicht lernen: die Taste «Feld einfügen» listet sie auf, zusammen mit dem Namen der Angabe, die jeder einsetzt.

{ospite_nome} {ospiti_num} {check_in} {check_out} {notti} {camera_nome} {struttura_nome} {indirizzo} {link_self_checkin} {link_pagamento_tassa} {importo_tassa} {importo_tassa_totale} {saldo_residuo} {link_prenotazione} {whatsapp_struttura}
Die Namen der Platzhalter sind in jeder Sprache dieselben: es sind Feldnamen, keine Wörter zum Übersetzen. Schreiben Sie sie genau so, wie sie oben stehen.

Was jeder einsetzt

  • {ospite_nome} — der Name des Hauptgastes
  • {ospiti_num} — die Gesamtzahl der Gäste
  • {check_in} / {check_out} — die Daten, in der Sprache der E-Mail geschrieben
  • {notti} — die Zahl der Nächte des Aufenthalts
  • {camera_nome} — der Name des Zimmertyps
  • {struttura_nome} — der Name der Unterkunft
  • {indirizzo} — die Adresse der Unterkunft
  • {link_self_checkin} — der Link zum Online-Check-in des Gastes
  • {link_pagamento_tassa} — der Link, um die Kurtaxe zu zahlen
  • {importo_tassa} — die Kurtaxe, die noch zu zahlen ist
  • {importo_tassa_totale} — die gesamte Kurtaxe des Aufenthalts
  • {saldo_residuo} — was auf der Buchung noch offen ist
  • {link_prenotazione} — der Link zur Seite der Buchung
  • {whatsapp_struttura} — die WhatsApp-Nummer der Unterkunft, wenn Sie eine eingetragen haben

Beträge kommen in der Währung der Unterkunft heraus, mit den Trennzeichen der Sprache der E-Mail.

{importo_tassa} ist die noch zu zahlende Kurtaxe, nicht die gesamte. Für den ganzen Betrag des Aufenthalts nehmen Sie {importo_tassa_totale}: es sind zwei verschiedene Zahlen, und bei einer teilweise bezahlten Taxe sieht man den Unterschied.
Ein Feld, das nicht existiert, lässt sich nicht speichern. Schreiben Sie {nome_ospite} statt {ospite_nome}, und ein roter Hinweis unter der Vorschau listet die nicht erkannten Felder, während «Speichern» abgelehnt wird und das erste davon nennt. Es ist also kein Weg, eine Klammer im Text zu lassen: ein Text mit einer Klammer, die kein Feld ist, geht nicht durch.

Die Vorschau ist ein Beispiel, kein Beweis

Das Feld «Vorschau» zeigt den Text mit erfundenen Daten (ein erfundener Name, Daten nahe an heute) und ist dazu da, die Form der Nachricht zu prüfen. Die App rechnet sie aus, nicht der Server: es ist nicht die echte E-Mail, und ein paar Felder erscheinen in eckigen Klammern statt mit einem Wert. Um die echten Sendungen zu sehen, schauen Sie ins Versandprotokoll.

Bei Buchungen von den Portalen mit Chat (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO) kann eine Automatisierung an den Gast im Gespräch des Portals statt per E-Mail ankommen. Ein Text mit einem Link, etwa {link_self_checkin}, versucht es zuerst an der echten E-Mail-Adresse des Gastes; gibt es keine, geht er in den Chat, wo die Links von Vezpa (vezpa.it und Ihre aktive eigene Domain) bei Airbnb und bei Booking.com immer erhalten bleiben. Bei Expedia und VRBO werden Links entfernt.

Bei Booking.com ist einmalig ein Schritt im Extranet nötig: Unterkunft → Nachrichteneinstellungen → Sicherheitseinstellungen → «Link hinzufügen» → vezpa.it, und auch Ihre eigene Domain, falls die Unterkunft eine nutzt (dort beginnt der Check-in-Link). Solange das fehlt, erhält der Gast den Text der Nachricht, liest aber statt des Links [Link was removed]: Booking.com ersetzt die Links, die Sie nicht freigegeben haben. Bei Airbnb ist nichts zu tun.

Eine Nachricht mit Link geht nie verstümmelt hinaus: Ist der einzige Weg ein Chat, der den Link entfernen würde (Expedia, VRBO), wird der Versand übersprungen und mit dem Grund im Protokoll vermerkt.

Einschalten, und was es abdecktErst «Speichern», dann der Schalter

Eine Automatisierung schickt nichts, solange der Schalter «Aktiv» aus ist. Der Weg ist dieser:

  1. die Automatisierung aus der Liste öffnen, oder eine mit «Neue Automatisierung» anlegen
  2. im Abschnitt «Wann» den Auslöser, den Abstand und, wo es zutrifft, «Sendezeit» wählen
  3. «Betreff» und «Inhalt» mindestens in der Standardsprache der Unterkunft schreiben: ohne diesen Text wird die Aktivierung abgelehnt
  4. im Abschnitt «Typen» entscheiden, für welche Zimmer sie gilt
  5. «Speichern» antippen
  6. «Aktiv» einschalten
Die zwei Handgriffe sind getrennt, und die Reihenfolge zählt: auf einer frisch angelegten Automatisierung bleibt der Schalter aus und unberührbar, bis Sie gespeichert haben. Änderungen an den Texten und an den Typen speichern sich nicht von selbst: ohne «Speichern» sind sie weg.

Für welche Zimmer sie gilt

Der Abschnitt «Typen» gruppiert nach Zimmertyp, nicht nach einzelnem Zimmer. Jede Gruppe, die Sie mit «Neue Gruppe» hinzufügen, hält ihre eigenen Typen und ihre eigenen Texte, Sie können also eine Nachricht für die Suiten und eine andere für die Doppelzimmer schreiben. Die Gruppe «Andere Typen» deckt alles ab, was Sie nicht zugeordnet haben, solange «Auch an die anderen Typen senden» eingeschaltet bleibt. Ein Typ, der in keiner Gruppe ist und von diesem Schalter nicht abgedeckt wird, bekommt nichts.

Was es abdeckt: kein Nachholen der Vergangenheit

Eine Automatisierung einzuschalten verschickt nichts für das, was schon vorbei ist. Die Prüfung ist nicht das Datum der Buchung: es ist das berechnete Sendedatum. Die Nachricht geht nur raus, wenn dieses Datum nach dem Moment liegt, in dem Sie den Schalter eingeschaltet haben.

  • eine Buchung von vor Monaten, mit Check-in nächste Woche, bekommt die Nachricht vor der Anreise doch: ihr Sendedatum liegt in der Zukunft
  • eine gestern eingetragene Buchung mit Check-in morgen früh bekommt keine Nachricht vor der Anreise, die auf zwei Tage vorher gestellt ist: dieses Datum ist schon vorbei
Den Schalter auszuschalten löscht den Moment, in dem er eingeschaltet wurde: ihn wieder einzuschalten beginnt von dort, und was dazwischen vorbeiging, bleibt dahinter. Den Abstand, die Einheit, die Richtung oder die Sendezeit auf einer eingeschalteten Automatisierung zu ändern setzt diese Marke ebenfalls zurück, denn es verschiebt das Sendedatum jeder Buchung.

Ändern und ausschalten

Sie können eine Automatisierung jederzeit ausschalten, aus der Liste oder von ihrer eigenen Seite: dieser Schalter wirkt sofort, ohne über «Speichern» zu gehen.

Wer sie ändern darf, und auf welcher UnterkunftDiese E-Mails gehen im Namen der Unterkunft raus

Eine Automatisierung anzulegen, zu ändern, einzuschalten oder zu löschen braucht die Berechtigung, die Unterkunft zu konfigurieren: der Hoteldirektor und der Assistent haben sie. Für die anderen Rollen bleibt die Seite nur zum Lesen: keine Taste zum Anlegen, keine Schalter, kein «Speichern».

Das Versandprotokoll

Das Protokoll jeder Automatisierung listet die Sendungen mit ihrem Ergebnis, der benutzten Sprache, der Adresse und dem Grund eines etwaigen Fehlers. Es ist dem vorbehalten, der die Unterkunft konfigurieren darf, aus einem genauen Grund: es zeigt die E-Mail-Adressen der Gäste. Der Beobachter und die Hausdame erreichen es nicht.

Die Obergrenzen der Zahlenfelder

Drei Felder haben eine Obergrenze: der Abstand des Auslösers höchstens 60, «Wiederholen alle» höchstens 30, «Maximale Anzahl von Sendungen» höchstens 10. Ein leer gelassenes Feld geht auf den letzten gültigen Wert zurück, statt null zu speichern.

Wenn etwas nicht stimmtDie Gründe, warum eine E-Mail nicht rausgeht

  • Die Automatisierung ist an, aber nichts ist rausgegangen. Sehen Sie auf das berechnete Datum: lag es vor dem Einschalten des Schalters, geht nichts raus. Und prüfen Sie, dass Sie nach dem Schreiben der Texte «Speichern» angetippt haben.
  • Ein Typ bekommt nichts. Im Abschnitt «Typen» muss dieser Typ in einer Gruppe sitzen, deren Text ausgefüllt ist, oder die Gruppe «Andere Typen» muss «Auch an die anderen Typen senden» eingeschaltet haben.
  • Das Speichern wird abgelehnt. Fast immer steht da ein von Hand getippter Platzhalter, der nicht existiert: der rote Hinweis unter der Vorschau nennt ihn.
  • Der Gast hat die E-Mail in der falschen Sprache bekommen. Der Text in seiner Sprache fehlt: es fällt auf die Sprache der Unterkunft zurück, dann Englisch, dann Italienisch.
  • Das Protokoll sagt, der Versand sei übersprungen worden. Der Grund steht daneben: kein Weg, diesen Gast zu erreichen, kein Text in keiner der Ersatzsprachen, ein Link, der leer geblieben wäre, ein Link, den der Chat des Portals entfernt hätte (siehe E-Mail oder Portal-Chat, und die Links), oder eine Stopp-Bedingung, die schon erfüllt war.
  • Auf Demo-Unterkünften geht nichts raus, mit Absicht: ein Testkonto schreibt Gästen nicht.

Brauchen Sie Hilfe?

Wenn Sie an den Automatisierungen zweifeln, öffnen Sie ein Ticket aus der Vezpa-App: das Support-System ist im Bereich Konfiguration.