Gestionale per agriturismo: prenotazioni, ospiti e adempimenti in un'app

Paolo Vezzola

Fondatore · Vezpa PMS · Profilo →

Un agriturismo non è un hotel e non è un B&B di città: ha la sua stagionalità, gli ospiti che tornano ogni anno, spesso la cucina o la fattoria da seguire. Il gestionale giusto è quello che ti toglie dal computer e ti rimette tra i campi e gli ospiti.

Cosa rende diverso gestire un agriturismo

Chi gestisce un agriturismo ha problemi che un software pensato per gli hotel di città non capisce davvero.

La stagionalità forte. Si lavora tantissimo nei weekend, durante la vendemmia, nei ponti e d'estate; poi ci sono settimane vuote. Le tariffe cambiano molto tra alta e bassa stagione, e chiudere o aprire le camere al momento giusto su tutti i portali, a mano, è un lavoro continuo. Servono prezzi diversi per periodo, applicati una volta sola e propagati ovunque.

Camere più eventuale ristoro. Molti agriturismi non vendono solo il pernottamento: c'è la mezza pensione, la cena con i prodotti dell'azienda, la colazione contadina. Vuol dire gestire trattamenti diversi (pernottamento, B&B, mezza pensione, pensione completa) e prezzi per persona, non solo per camera. Un gestionale serio deve saperlo fare senza forzature.

Tanti ospiti diretti, non solo OTA. L'agriturismo vive di passaparola e di clienti che tornano: telefonate, email, prenotazioni dirette di chi è già stato da te. Questi ospiti valgono di più perché non pagano commissione, ma vanno comunque messi nello stesso calendario delle prenotazioni Booking e Airbnb, altrimenti il rischio overbooking torna.

Gli adempimenti: gli stessi di tutti, ma con la fattoria da mandare avanti

Anche l'agriturismo, come ogni struttura ricettiva, deve rispettare gli obblighi di legge per ogni ospite. Il problema è che chi ha la cucina, gli animali e i campi non ha tempo di stare al computer:

• Alloggiati Web: i dati di ogni ospite vanno trasmessi alla Questura entro 24 ore dall'arrivo.
• ISTAT regionale: la rilevazione mensile dei flussi turistici, che cambia portale a seconda della regione (Vezpa ne supporta 18).
• Tassa di soggiorno: calcolata per notte e per persona, con le esenzioni e le tariffe del tuo comune, che negli agriturismi sono spesso ridotte rispetto agli hotel.

Fatti a mano dopo una giornata in azienda, questi adempimenti diventano l'ultima cosa che si vuole fare la sera — ed è così che nascono dimenticanze e sanzioni.

Cosa fa Vezpa per il tuo agriturismo

Un calendario unico, prezzi per stagione

Tutte le prenotazioni — Booking, Airbnb, il tuo sito, le telefonate dei clienti di sempre — arrivano su un solo calendario. Imposti le tariffe per alta, media e bassa stagione una volta sola, e il sistema le applica e le sincronizza su tutti i canali. Quando entra una prenotazione, le notti si chiudono ovunque: niente overbooking nemmeno nei weekend più affollati.

Trattamenti e mezza pensione gestiti davvero

Vezpa gestisce pernottamento, B&B, mezza pensione e pensione completa, con prezzi per persona oltre che per camera. Se vendi la cena con i tuoi prodotti, la imposti come trattamento e il prezzo si calcola da solo sulla prenotazione, adulti e bambini distinti.

Check-in online e adempimenti automatici

L'ospite fa il check-in da casa: inserisce i dati e fotografa il documento prima di arrivare. Quei dati vengono inviati ad Alloggiati Web entro i termini, l'ISTAT mensile parte verso la tua regione e la tassa di soggiorno si calcola da sola, notte per notte. In Italia c'è anche la fattura elettronica via SDI, integrata nativamente. Tu non apri nessun portale governativo.

Più prenotazioni dirette, meno commissioni OTA

Vezpa ti dà un motore di prenotazione da mettere sul tuo sito: i clienti che già ti conoscono prenotano da te, con pagamento Stripe, e tu non lasci commissione ai portali. Sulle prenotazioni che arrivano dalle OTA non c'è nessuna percentuale sulle prenotazioni OTA — lo 0% resta tuo. Sul booking engine diretto c'è solo lo 0,2%, una frazione del 15-18% dei portali: per un agriturismo che vive di clienti fedeli, spostare anche solo una parte delle prenotazioni sul canale diretto vale parecchio a fine anno. E gestisci tutto dall'app mobile, anche dai campi.

Domande frequenti

Gestisce la mezza pensione e la cena dell'agriturismo?

Sì. Vezpa lavora con quattro trattamenti (pernottamento, B&B, mezza pensione, pensione completa) e con prezzi per persona, distinguendo adulti, ragazzi e bambini. Se vendi la cena o la colazione contadina, le imposti come trattamento e il totale della prenotazione si calcola da solo.

Quanto costa?

I prezzi sono pubblici: tre piani a €39, €59 e €89 al mese, in base al numero di camere e appartamenti. Tutto incluso — channel manager, booking engine, check-in online, Alloggiati Web, ISTAT, tassa di soggiorno, app mobile — senza moduli a pagamento nascosti. Provi gratis per 14 giorni, senza carta di credito, e disdici quando vuoi.

Funziona se ho poche camere e lavoro solo in stagione?

Sì. Vezpa è pensato per le piccole strutture: gestisci facilmente la stagionalità aprendo e chiudendo le tariffe quando vuoi, e non paghi di più perché lavori solo in alcuni mesi. Puoi anche affidare la gestione degli arrivi a un familiare o a chi ti aiuta, dal proprio telefono.

E se ho bisogno di aiuto?

Il supporto risponde entro 12 ore, e il canale preferenziale è WhatsApp: ti risponde un team italiano che conosce Alloggiati Web, ISTAT e tassa di soggiorno perché li gestisce ogni giorno. Niente call obbligatorie, niente attese al telefono.