Ein komplettes System für österreichische Beherbergungsbetriebe

Operatives PMS, für den Alltag konzipiert

Das Herzstück von Vezpa: klare Informationen, einfache Abläufe, volle Kontrolle über Ihren Betrieb.

• Intelligenter Kalender mit Belegung, Echtzeit-Verfügbarkeit und automatischen Feiertagen
• Komplette Buchungsverwaltung: Erstellung, Änderungen und Stornierungen nachvollziehbar
• Änderungsverlauf mit Nachverfolgung jeder Aktion: wer hat was, wann und warum gemacht
• Termine und Notizen direkt im Kalender für jeden Tag eintragbar
• Operative Übersicht mit Anreisen, Abreisen und Zimmerstatus
• Gästeprofile mit Aufenthaltshistorie und internen Notizen
• Schnellbuchung aus Gästehistorie: neue Buchung mit vorausgefüllten Gastdaten und automatischer Registrierungsprüfung
• Angebote mit Frist: Angebot an den Gast mit Zahlungsfrist und automatischer Stornierung bei Ablauf
• Ortstaxe / Nächtigungsabgabe nach dem Satz Ihrer Gemeinde berechnet: pro Person und Nacht oder in Prozent, mit Altersstufen
• Der Tag oben auf dem Startbildschirm: heutige Anreisen, Abreisen und Gäste im Haus, die Belegung der nächsten 7 Nächte bezogen auf die verkaufbaren Zimmer und die Anreisen der Woche, dazu neue Buchung und Suche direkt zur Hand
• Seiten für jeden Bildschirm: die App ordnet die Seiten je nach Bildschirm (Computer, Tablet oder Smartphone) in 1, 2 oder 3 Spalten an, und auch auf dem Tablet lässt sich das Seitenmenü ausblenden
• Aufladen über die Stores: Guthaben per In-App-Kauf auf iPhone, iPad, Mac und Android (Play Store) aufladen
• Assistent für Gäste: beantwortet Gäste-E-Mails selbstständig, wenn alle Informationen vorliegen, und bereitet in heiklen Fällen einen Entwurf mit Begründung vor (in der Testphase, bald verfügbar); danach folgen WhatsApp und ein Sprachagent, der am Telefon mit echter Verfügbarkeit und echten Preisen antwortet
• Angebote mit mehreren Varianten: Mehrere Vorschläge in einem Angebot, per E-Mail oder WhatsApp verschickt. Die Zimmer bleiben reserviert, Extras lassen sich hinzufügen, die Erinnerung geht von selbst hinaus, und sobald der Gast annimmt, wird das Angebot zur Buchung

Mehrere Objekte, ein einziges Konto

Verwalten Sie mehr als eine Unterkunft? Führen Sie alle über dasselbe Vezpa-Konto: Jedes Objekt behält seine eigene Booking Engine, seine eigenen OTA-Kanäle und seine eigenen Preise. Mit einem Fingertipp wechseln Sie von einem zum anderen.

• Booking Engine und Kanäle getrennt: Jedes Objekt hat seine eigene Buchungsmaschine und seine eigenen OTA
• Kalender, Preise und Gäste getrennt: Keine Überlappung zwischen den Unterkünften
• Objektwechsel ohne erneuten Login: Sie wechseln in der App von einem Objekt zum anderen, mit einem Fingertipp
• Objekt hinzufügen, wenn Sie wachsen: Sie legen eine neue Unterkunft aus Ihrem Konto in wenigen Schritten an
• Ganze Wohnung und einzelne Zimmer: Die Wohnung und ihre Zimmer lassen sich auch einzeln verkaufen: im Kalender steht die Wohnung über ihren Zimmern, und die Buchung des einen schließt das andere

Eine Änderung, überall in Echtzeit

Verfügbarkeit, Preise und Einschränkungen werden automatisch auf allen OTA-Kanälen synchronisiert.

• Direkte Anbindung an Booking.com, Airbnb, VRBO, Expedia, Agoda, feratel und weitere: 60+ OTA-Kanäle insgesamt
• Echtzeit-Synchronisation von Preisen, Verfügbarkeit und Einschränkungen
• Automatischer Import der Buchungen von allen Kanälen
• Kanalspezifische Preise mit differenzierten Aufschlägen
• Automatische Wiederholung bei Kommunikationsfehlern
• Keine Kosten pro Buchung: bei Buchungen über OTA-Kanäle behält Vezpa keine Provision ein — Sie zahlen nur die feste Abogebühr
• An- und Abreisetage: legen Sie fest, an welchen Wochentagen an- und abgereist wird (zum Beispiel Samstag bis Samstag), auch je Saison; Ihre Website und die Kanäle halten sich daran
• Channel Mapping auf einer Seite: alle Zimmer zusammen, ausgeschlossene in einer eigenen Gruppe, die Schaltfläche „Zuordnen“ und eine Warnung, bevor ein Zimmer von allen Portalen genommen wird; Aktionen, die wegen eines vorübergehenden Fehlers abgelehnt wurden, werden stündlich automatisch wiederholt

Mehrkanalige Aktionen, direkt aus Vezpa verwaltet

Erstellen und verwalten Sie die Aktionen Ihrer OTA-Kanäle direkt aus Vezpa, ohne sich im Extranet anzumelden. Die Angebote werden automatisch auf Booking, Agoda, Airbnb, Expedia und VRBO synchronisiert.

• Last Minute, Early Booker, Mobile und Basic aus Vezpa verwaltet, ohne ins Extranet des Kanals zu gehen
• Automatische Vorschläge vom RMS auf Basis von Auslastung und Tagen bis zur Anreise, mit einem Klick zu aktivieren
• Echte Aktionen mit Badge und höherer Sichtbarkeit auf dem Kanal, nicht nur einfache Preisnachlässe
• Automatische Synchronisierung der Angebote auf dem OTA-Kanal, in Echtzeit

Chatten Sie mit Gästen und automatisieren Sie Ihre Antworten

Ein einziger Posteingang für die Nachrichten der Kanäle und eine Automatisierungs-Engine, die die richtigen Mitteilungen zum richtigen Zeitpunkt versendet — in der Sprache des Gastes.

• Zentraler Posteingang für Booking.com-Nachrichten: empfangen und antworten Sie direkt aus Vezpa
• Nachrichten im richtigen Kanal: bei OTA-Buchungen landen sie im OTA-Kanal statt per E-Mail
• E-Mail-Automatisierungs-Engine mit zeit- und ereignisbasierten Auslösern — Check-in, Zahlung, Stornierung
• Sprache des Gastes in jeder Buchung: automatisch vom Portal oder aus dem Herkunftsland übernommen — E-Mails und Nachrichten gehen in dieser Sprache hinaus
• Nachrichtenvorlagen: Anfahrt, Check-in, Türcode, Bitte um Bewertung — einmal schreiben und aus der Buchung per E-Mail oder WhatsApp senden, mit den Gastdaten bereits ausgefüllt (WhatsApp öffnet sich mit dem fertigen Text auf Ihrem Gerät)
• Versandverlauf in der Buchung: Sie sehen jederzeit, welche Nachricht wann verschickt wurde

Preise, die sich von selbst optimieren — innerhalb Ihrer Grenzen

Sie legen die Regeln und Grenzen jeder Saison fest. Die Automatisierungen von Vezpa optimieren Preise und Mindestaufenthalt nur innerhalb dieser Grenzen — und jeder Schritt wird protokolliert und ist widerrufbar.

• Saisons aus Ihrer Historie vorgeschlagen: bis zu 5 Saisons mit Preisen, Variationen und Mindestaufenthalt für jeden Zeitraum des Jahres
• Grenzen pro Zeitraum, die Sie selbst bestimmen — Mindest- und Höchstpreis, maximaler Rabatt und Aufschlag: Ihr Sicherheitsnetz, das keine Automatisierung überschreiten kann
• Drei Automatisierungen, die Sie jederzeit einschalten können: Auslastung, Marktvergleich und Last-Minute, immer innerhalb Ihrer Grenzen
• Vetos auf automatische Änderungen: Sie legen fest, wo keine Automatisierung den Preis verändern darf
• Last-Minute und Aktionen pro Kanal: für jeden OTA-Kanal einzeln steuerbar
• Jeder Schritt protokolliert und mit einem Tipp widerrufbar: Sie haben immer das letzte Wort
• Mindestvorlaufzeit für Buchungen, um Buchungen nur mit der von Ihnen gewählten Vorlaufzeit anzunehmen und unerwünschte Last-Minute-Anreisen zu vermeiden
• Warum dieser Preis: zu jedem vorgeschlagenen Preis sehen Sie die Kette des Tages, vom Grundpreis bis zu jeder Regel, die ihn angehoben oder gesenkt hat, immer innerhalb Ihrer Grenzen

Booking.com-Marktdaten, direkt in Vezpa

Vezpa bringt die Booking.com-Intelligence direkt in Ihr Dashboard: Verstehen Sie die Nachfrage in Ihrer Region und machen Sie daraus bessere Preise und Aktionen.

• Was der Markt in Ihrer Region sucht: Buchungsfenster, Reisetyp, Geräte, Herkunftsländer, Aufenthaltsdauer und die gefragtesten Stornobedingungen
• Vergleich mit Ihrem Competitive Set: Ihr ADR und Ihr Buchungstempo (Pace) neben den Mitbewerbern in Ihrer Region
• Woher Ihre Bucher kommen: die wichtigsten Herkunftsländer, um Sprache und Angebote auszurichten
• Klare, sofortige Diagramme: Donut- und Balkendiagramme machen jeden Wert auf einen Blick lesbar
• Aktualisieren mit einem Tipp: Tippen Sie auf Aktualisieren und Vezpa lädt die neuesten Daten und bewahrt die Historie
• Automatische Preis- und Aktionsvorschläge: Marktsignale speisen das RMS, das Ihnen die richtigen Schritte vorschlägt — aktivierbar mit einem Klick

Self Check-in und digitaler Meldeschein

Der Check-in wird schneller und das Backoffice leichter. Die Daten für das Gästeverzeichnis nach dem österreichischen Meldegesetz (MeldeG) erfasst der Gast selbst.

• Check-in-Link automatisch per E-Mail oder im Airbnb- und Booking.com-Chat gesendet, per WhatsApp mit einem Tipp aus der Buchung
• Self Check-in mehrsprachig — Gäste füllen in ihrer Sprache aus (22 Sprachen)
• Dokumentenerfassung mit Foto vom Smartphone des Gastes
• Automatische Übermittlung an die Behörden heute aktiv in Italien (Questura, ISTAT) und Tschechien (UbyPort); für Österreich in Fertigstellung, weitere Länder in Vorbereitung
• Gästeverzeichnis nach MeldeG § 5 automatisch geführt — Meldeschein fertig ausgefüllt zum Unterschreiben
• Online-Zahlung per Karte oder Digital Wallet
• Schlüsselbox-Codes automatisch am Anreisetag an den Gast gesendet, nach Freigabe des Online-Check-ins

Führen Sie Ihre eigene private Website – ohne Portalprovision

Die Booking Engine ist Ihre eigene Buchungsseite: Ihre Adresse, Ihre Farben und keine Portalprovision auf Direktbuchungen. Verfügbarkeit und Preise sind immer die aus dem PMS.

• Booking Engine inklusive: die Buchungsstrecke Ihrer eigenen privaten Website, schon im Tarif enthalten
• Sie gestalten sie: Farben, Schriften und Eckenrundung, Logo und Bild, mit Live-Vorschau und automatischer Lesbarkeitsprüfung
• Ihre eigene Adresse: vezpa.it/ihrname oder Ihre eigene Domain
• Extras im Schaufenster: Frühstück, Transfer, später Check-out, Behandlungen — mit Foto, Beschreibung und Übersetzungen, dem Gast während der Direktbuchung angeboten („Aufenthalt anpassen“)
• Verfügbarkeit und Preise in Echtzeit synchronisiert mit dem PMS
• Sichere Online-Zahlungen mit Stripe
• Automatische Verwaltung von Bestätigungen und Stornierungen
• Anzahlung bei Buchung: kassiere einen Prozentsatz sofort und den Restbetrag bis zur Frist oder bei der Anreise
• Kaution: die Karte des Gastes bleibt als Sicherheit hinterlegt und wird nur im Schadensfall belastet, mit automatischer Freigabe
• Flexible Garantiebelastung: Sie belasten die Garantiekarte des Gastes vollständig oder nur teilweise, wenn nötig (zum Beispiel eine Strafgebühr für einen No-Show)
• Rabattcodes: Codes für Ihre Gäste für Buchungen auf Ihrer Website, als Prozent, Betrag oder Festpreis, mit begrenzter Zahl an Einlösungen, Aufenthaltszeitraum und Benachrichtigung, wenn sie aufgebraucht sind
• Buchungsmaschine mit Kalender daneben: Der Kalender neben dem Foto der Unterkunft und, wenn die Termine belegt sind, ein Anfrageformular, aus dem ein Angebotsentwurf wird. Jede Unterkunft wählt ihren eigenen Stil

Kartenzahlungen direkt vom Smartphone kassieren

Mit dem integrierten Stripe-POS kassieren Sie Kartenzahlungen an der Rezeption: Karte ans Telefon halten und kassieren, ganz ohne separates Terminal. Der Betrag wird vom offenen Restbetrag der Buchung abgezogen und die Quittung ist sofort bereit.

• Das Smartphone ist das Lesegerät: kassieren in Tap to Pay auf dem iPhone oder Tap to Pay auf Android ohne zusätzliche Hardware, oder Sie verbinden ein Bluetooth-Kartenlesegerät
• Kontaktlose Karten und Chipkarten: Visa, Mastercard, American Express
• An die Buchung gekoppelt: der Restbetrag aktualisiert sich nach der Zahlung automatisch
• Zahlungsbeleg nach jeder Kartenzahlung, im A5- oder Bonformat, zum Drucken oder Teilen

Tap to Pay auf dem iPhone — Es gelten die Geschäftsbedingungen. (öffnet in einem neuen Tab)

Kasse, Katalog und Gästekonto

Verkaufen Sie an der Bar, im Restaurant oder im Shop Ihres Hauses: ein einziger Katalog mit Warengruppen, Artikeln und Lagerbestand für Kasse, Booking Engine und Wellness.

• Bar, mit Karte oder aufs Zimmer: Sie kassieren sofort oder buchen den Verzehr auf die Buchung des Gastes
• Aufenthalt und Verzehr getrennt: in der Buchung stehen Aufenthaltskonto und Verzehrkonto nebeneinander
• Kassenübersicht des Tages: alle Einnahmen des Tages auf einen Blick
• Rechnung drucken: vollständig oder nur den offenen Restbetrag
• Zahlungsbeleg nach jeder Kartenzahlung (POS, Tap to Pay, Wellness) im A5- oder Bonformat, zum Drucken oder Teilen
• Kassenschichten (optionales Modul, bei Bedarf einschalten): Schicht mit Wechselgeld eröffnen, Entnahmen mit Grund und Einlagen erfassen, beim Abschluss erwarteten und gezählten Bargeldbestand vergleichen und den Abschluss im A5- oder Bonformat drucken; das Wechselgeld geht an die nächste Schicht, der Verlauf aller Schichten bleibt für die Leitung einsehbar
• Gästebestellungen per QR-Code: Der Gast scannt den QR-Code seines Zimmers oder der Bar, gibt den Code seines Aufenthalts ein und bestellt aus der Karte; der Betrag landet auf seiner Rechnung. Das funktioniert auch im Wellnessbereich und wird für jede Unterkunft einzeln eingeschaltet

Ein kleines SPA in Ihrem Betrieb

Bieten Sie Massagen, Behandlungen und Produkte an: Ihre Gäste buchen und kaufen direkt aus ihrer Buchung, ohne Daten erneut eingeben zu müssen.

• Leistungen und Therapeuten: Dienste anlegen, zuständige Personen mit ihren Zeitplänen verknüpfen — die verfügbaren Slots entstehen automatisch
• Buchung aus der Reservierung: Der Gast bucht Leistungen und kauft Produkte direkt aus seiner Buchung, ohne Daten erneut einzugeben
• Sofort zahlen oder auf Rechnung: nach Ihrer Wahl zahlt der Gast sofort online oder bucht alles auf das Zimmerkonto und begleicht es beim Check-out
• Online-Shop: Fernverkauf mit Lieferung oder Abholung im Betrieb
• Belege und Rechnungen: jede Einnahme generiert einen Beleg; vollständige oder teilweise Rückerstattungen mit Gutschrift

Mitarbeiterverwaltung mit dedizierten Rollen

Jeder Mitarbeiter meldet sich mit eigenem Konto an und sieht nur, was er braucht. Sieben Rollen für den operativen Alltag: Direktor, Assistent, Revenue Manager, Wellness-Mitarbeiter, Hausdame, Benutzer und Beobachter.

• Direktor und Assistent mit vollem Zugang zur Verwaltung; Team und Steuerdaten bleiben dem Direktor vorbehalten
• Revenue Manager für Tarife, RMS und OTA-Preise; Wellness-Mitarbeiter für Wellnessbereich und Kasse
• Hausdame mit eigenem Reinigungs-Dashboard und Abteilungstafel
• Beobachter mit reiner Leseansicht der zugewiesenen Zimmer — ideal für Eigentümer
• Push-Benachrichtigungen rollenbasiert bei neuen Buchungen und Updates

Intelligente Reinigungsverwaltung

Das System unterscheidet automatisch zwischen Durchreise und Abreise, erstellt die Aufgaben für jedes Zimmer und hält alles in Echtzeit aktuell.

• Durchreise vs. Abreise automatisch aus dem Buchungsstatus erkannt
• Tägliche Reinigung bei Durchreise, Reinigung + Vorbereitung bei Abreise
• Echtzeit-Status sichtbar für Hauswirtschaft, Leitung und Assistent
• Abteilungstafel zwischen Hauswirtschaft und Leitung für jedes Zimmer
• Intelligente Zimmerzuweisung bevorzugt bereits gereinigte Zimmer für neue Anreisen

Die Zahlen Ihres Betriebs, immer griffbereit

Interaktive Grafiken und aktuelle Daten für fundierte Entscheidungen zu Preisen, Verfügbarkeit und Verkaufsstrategien.

• Auslastung täglich und monatlich mit visuellen Trends
• RevPAR zur Überwachung des durchschnittlichen Umsatzes pro verfügbarem Zimmer
• Umsatz aufgeschlüsselt nach Zeitraum und Zimmertyp
• Vertriebskanäle um zu sehen, woher die Buchungen kommen
• Verpflegungsarten mit Verteilung zwischen Übernachtung, Frühstück und Pensionen